Cette étude de cas est basée sur l'expérience de l'un de nos client.
Prêt aux étudiants
Une école supérieure doit gérer énormément de matériel prêté à ses étudiants. Que ce soit du matériel informatique (ordinateurs, écrans, imprimantes...), audiovisuel (caméras, micros, projecteurs...), littéraire (livres, encyclopédies, liseuses...), technique (instruments de mesure, composants électronique...) ou artistique (chevalets, appareils photos...), chaque service a son lot de matériel qui passe de main en main durant toute l'année scolaire.
Il est crucial pour ces services de savoir quel étudiant détient quel matériel pendant quelle période, et cette gestion peut vite devenir un enfer sans un outil dédié...
Sommaire
- Les limites des feuilles de calcul
- Loxya à la rescousse
- Réservations en ligne
- Inventaires de retour
- Authentification CAS
- Solution on-premise
- N'attendez plus pour tester
Les limites des feuilles de calcul
En effet, les solutions comme "Excel" ou "Calc" peuvent être une solution rapide dans un premier temps pour gérer le prêt de matériel, mais les difficultés arrivent très vite : elles commencent à avoir des liaisons dans tous les sens, et leur conception devient complexe et chronophage. De plus, elles sont compliquées à maintenir à jour, et les informations utiles sont souvent noyées au milieu d'une masse de données qui les rend difficile d'accès. Autre problème, et non des moindres : la traçabilité. Il est impossible de savoir qui a fait quoi.
Loxya (Robert2) à la rescousse
En utilisant un logiciel dédié au prêt de matériel, tout devient beaucoup plus simple et limpide. Les données sont clairement lisibles et chaque page de l'application a été pensée et optimisée pour la gestion du matériel. Le suivi du stock est compréhensible grâce à une interface ergonomique et soignée.
Une personne en charge du parc de matériel de l'école peut assigner du matériel à ses étudiants, rapidement et simplement grâce à un petit scanner de code-barres.
Réservation en ligne
En activant cette fonctionnalité, vos étudiants pourront effectuer eux-mêmes leurs demandes de réservation du matériel, directement depuis une partie en marque blanche de l'application.
Ces demandes sont ensuite examinées par le magasinier ou la personne en charge du matériel, qui peut donc les approuver, ou les rejeter en expliquant à l'étudiant pourquoi sa demande ne peut aboutir.
Inventaires de départ et retour
Quand le matériel va sortir, ou qu'il est retourné, l'inventaire s'effectue aussi rapidement que l'assignation du matériel grâce à la même scannette de code-barre. Si le matériel n'est pas de retour à temps, le logiciel se charge d'envoyer des messages régulièrement à l'étudiant, pour lui rappeler de le retourner au plus tôt.
Authentification CAS
De plus, toute personne ayant un compte personnel sur le réseau de l'école peut se connecter au logiciel avec son propre compte grâce à une authentification centralisée via le serveur CAS de l'école. Cela est pratique pour éviter d'avoir à créer un compte pour chaque utilisateur.
Solution sur site (on-premise)
Il se peut que le service d'infogérance de l'école ou de l'université n'ait pas la possibilité d'ouvrir l'accès du serveur CAS, ou même qu'il préfère garder la maîtrise du stockage des données en interne. Même dans ce cas-là, Loxya est adapté à la situation : il suffit d'acheter une licence pour pouvoir l'installer sur un serveur appartenant au réseau intranet de l'école.
N'attendez plus pour tester !
Nous vous proposons d'essayer le logiciel en ligne avec une instance privée, gratuite pendant 7 jours, pour vous faire une idée de sa puissance, avant de vous lancer et gagner du temps tous les jours !