Cette étude de cas est basée sur l'expérience de l'un de nos client.

Prêt aux étudiants

Une école supérieure doit gérer énormément de matériel prêté à ses étudiants. Que ce soit du matériel informatique (ordinateurs, écrans, imprimantes...), audiovisuel (caméras, micros, projecteurs...), littéraire (livres, encyclopédies, liseuses...), technique (instruments de mesure, composants électronique...) ou artistique (chevalets, appareils photos...), chaque service a son lot de matériel qui passe de main en main durant toute l'année scolaire.

Il est crucial pour ces services de savoir quel étudiant détient quel matériel pendant quelle période, et cette gestion peut vite devenir un enfer sans un outil dédié...

Illustration d'oscilloscope

Sommaire
- Les limites des feuilles de calcul
- Robert2 / Loxya à la rescousse
- Inventaires de retour
- Authentification CAS
- Solution on-premise
- N'attendez plus pour tester

Les limites des feuilles de calcul

En effet, les solutions comme "Excel" ou "Calc" peuvent être une solution rapide dans un premier temps pour gérer le prêt de matériel, mais les difficultés arrivent très vite : elles commencent à avoir des liaisons dans tous les sens, et leur conception devient complexe et chronophage. De plus, elles sont compliquées à maintenir à jour, et les informations utiles sont souvent noyées au milieu d'une masse de données qui les rend difficile d'accès. Autre problème, et non des moindres : la traçabilité. Il est impossible de savoir qui a fait quoi.

Robert2 / Loxya à la rescousse

En utilisant un logiciel dédié au prêt de matériel, tout devient beaucoup plus simple et limpide. Les données sont clairement lisibles et chaque page de l'application a été pensée et optimisée pour la gestion du matériel. Le suivi du stock est compréhensible grâce à une interface ergonomique et soignée.

Capture d'écran de la liste des catégories de matériel

Une personne en charge du parc de matériel de l'école peut assigner du matériel à ses étudiants, rapidement et simplement grâce à un petit scanner de code-barres.

Inventaires de retour

Quand le matériel est retourné, l'inventaire de retour s'effectue aussi rapidement que l'assignation du matériel grâce à la même scannette de code-barre. Si le matériel n'est pas de retour à temps, le logiciel se charge d'envoyer des messages régulièrement à l'étudiant, pour lui rappeler de le retourner au plus tôt.

Capture d'écran d'un inventaire de retour

Authentification CAS

De plus, toute personne ayant un compte personnel sur le réseau de l'école peut se connecter au logiciel avec son propre compte grâce à une authentification centralisée via le serveur CAS de l'école. Cela est pratique pour éviter d'avoir à créer un compte pour chaque utilisateur.

Capture d'écran du login avec CAS activé

Solution sur site (on-premise)

Il se peut que le service d'infogérance de l'école ou de l'université n'ait pas la possibilité d'ouvrir l'accès du serveur CAS, ou même qu'il préfère garder la maîtrise du stockage des données en interne. Même dans ce cas-là, Robert2 / Loxya est adapté à la situation : il suffit d'acheter une licence pour pouvoir l'installer sur un serveur appartenant au réseau intranet de l'école.

N'attendez plus pour tester !

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Essai gratuit pendant 15 jours