Newsletter du 5 décembre 2024

1.0 | Loxya clôture l'année en beauté

C'est avec une joie toute festive 🎄 que nous vous annonçons la sortie d'une nouvelle version de Loxya ! 🎉

La plus grosse avancée est sans aucun doute l'amélioration du système de facturation de Loxya, qui rend possible une gestion des devis et factures bien plus souple et complète. Et avec ça, une série de nouveautés ravira les heureux utilisateurs de la variante Premium, et un bon nombre de corrections et perfectionnements ont été apportés !

Nouveautés de la version 1.0 ✨

🖥️ Réorganisation des menus

Le design de la barre du menu principal a été amélioré, et le menu utilisateur (qui était situé à haut à droite de l'écran) a été déplacé en bas de cette barre de menu, donc tout en bas à gauche de l'écran.

De plus, les pages de gestion des catégories et des tags ont été déplacées dans des nouveaux onglets de la page « Paramètres » (accessible uniquement par les utilisateurs ayant le rôle d'administrateurs).

📝 La facturation revue et améliorée en profondeur

Vous l'aurez compris, il s'agit d'une avancée majeure pour Loxya. Notre système de facturation est maintenant très robuste et va pouvoir continuer à évoluer. Bien sûr, il s'agit d'une fonctionnalité qui n'est disponible que quand la facturation est activée lors de l'installation du logiciel.

Voici donc l'ensemble des changements qui y on été apportés :

Tarifs dégressifs

La configuration du logiciel permet désormais de définir plusieurs grilles de tarifs dégressifs, directement depuis l'interface. Rendez-vous dans la nouvelle section « Facturation − Tarifs dégressifs » de la page « Paramètres », où vous pourrez définir des paliers de correspondance entre la durée des périodes de facturation et un coefficient multiplicateur du tarif, ou un pourcentage de réduction du tarif.

Ici on peut voir qu'un tarif dégressif nommé "Exemple" va être créé avec les paliers suivants : Le deuxième jour de location sera facturé comme 1 jour et demi, le 3ème comme deux jours, etc. À partir de 8 jours, le tarif facturé sera 40% de la période (par exemple 10 jours seront facturés 4 jours).

Ensuite, chaque matériel peut utiliser son propre tarif dégressif (ou aucune dégressivité). Vous pouvez choisir une grille tarifaire par défaut, qui sera appliquée automatiquement à tout nouveau matériel créé par la suite. Le tarif dégressif sélectionné pour le matériel sera ensuite utilisé dans la facturation des événements et réservations.

Taxes et groupes de taxes

De la même manière, vous pouvez maintenant créer plusieurs taxes ou groupes de taxes différents, pour les assigner au matériel. Chaque taxe peut être soit un pourcentage, soit un montant fixe. Un groupe de taxes étant la réunion de plusieurs taxes appliquées en même temps sur la ligne du matériel, par exemple une T.V.A à 20% + participation écologique à prix fixe, ou encore les taxes TPS + TVQ pour le Québec.

Ici, on va créer un groupe de taxes nommé "TPS + TVQ", qui contiendra un taux à 9,975 %, et l'autre à 5 %.

Vous pouvez également choisir une taxe par défaut qui sera appliquée automatiquement à tout nouveau matériel créé par la suite.

Nouvelle étape « Facturation » dans l'édition des événements

Dans la page de modification des événements et réservations dont la facturation est activée, une nouvelle étape « Facturation » a été ajoutée après celle du matériel, pour pouvoir ajuster les prix unitaires de chaque matériel qui sera affiché sur les devis et factures générées pour l'événement ou réservation. De même, c'est maintenant à cette étape que l'on peut définir la remise globale à appliquer sur le montant total de l'événement ou de la réservation.

Et pour parfaire le tableau, vous pouvez maintenant ajouter des lignes de facturation supplémentaires (« lignes additionnelles ») dans les événements et réservations, afin de facturer des services (main d'œuvre pour l'installation, la livraison, le nettoyage...) ou même d'ajouter des lignes de vente de matériel ou de consommables. Ces lignes additionnelles peuvent même contenir des montants négatifs, par exemple pour inclure un avoir sur la facture, ou faire un geste commercial autre qu'une remise.

L'étape de facturation d'un événement, avec la liste du matériel et une ligne additionnelle à 55 € qui utilise la taxe nommée "T.V.A.".

Changements dans les calculs

Attention ! Le mode de calcul des devis et factures a changé.

Avant, vu que le tarif dégressif était le même partout, le calcul était le suivant :

• Pour chaque matériel : quantité × prix unitaire = total arrondi à deux chiffres après la virgule.
• Une fois fait pour chaque matériel, la somme de ces totaux était multipliée par le tarif dégressif global, puis arrondie à deux chiffres après la virgule. Ce résultat constituait donc le total hors remise globale.
• Si une remise existait, elle était appliquée pour obtenir le total hors taxes arrondi.
• Si la T.V.A. était définie, elle était ensuite appliquée pour obtenir le total T.T.C arrondi.

Maintenant, chaque matériel peut avoir son propre tarif dégressif. Le calcul se passe donc ainsi :

• Pour chaque matériel : prix unitaire × tarif dégressif = prix pour la période de réservation, arrondi à deux chiffres après la virgule
• Toujours sur chaque matériel, ce prix pour la période est multiplié par la quantité et à nouveau arrondi pour avoir le total pour le matériel. Bien sûr, si une remise existe pour le matériel, celle-ci est appliquée sur ce total, qui est à nouveau arrondi pour obtenir le total final pour le matériel.
• Une fois fait pour chaque matériel, la somme de ces totaux permet d'obtenir le total hors remise globale, arrondi.
• Si un pourcentage de remise globale est défini, le montant à déduire est calculé à partir du total hors remise global arrondi à deux chiffres après la virgule, puis est appliqué pour obtenir le total hors taxes arrondi.
• Si le matériel de la liste contient une ou plusieurs taxes, celles-ci sont appliquées sur chaque matériel concerné (après avoir déduit la remise globale éventuelle) pour obtenir le total T.T.C arrondi.

À noter que les taxes à montant fixe ne sont pas incluses dans l'application de la remise globale, et ne sont pas soumises elles-mêmes à d'autres taxes (TVA ou autre) ; elles sont simplement ajoutées au montant total pour obtenir le montant T.T.C. à payer.

Note : ce nouveau mode de calcul ne concerne évidemment pas les devis et factures qui existent déjà dans votre base de données : l'ancien calcul est conservé dans ce cas.

Conservation des données de facturation

Lors de l'ajout d'un matériel à un événement / une réservation, son nom, sa référence, son prix unitaire et son tarif dégressif sont dorénavant "figés" dans l'événement ou la réservation. Ceci permet d'éviter que lors du renommage ou de l'ajustement d'un prix d'un matériel, les événements passés prennent ces nouvelles valeurs, qui n'étaient pas effectives "à l'époque". De la même manière, cela permet, pour une réservation ou un événement futur dont le prix total (et donc celui de chaque matériel) a été accepté par un client, d'éviter de modifier ces prix acceptés, même en cas de hausse de prix à posteriori.

Bien sûr l'interface propose donc maintenant de « resynchroniser » ces éléments avec les dernières informations du matériel, et vous indique qu'une information est désynchronisée en la soulignant en bleu dans la liste du matériel ou à l'étape de facturation de l'édition d'une réservation ou d'un événement, en fonction de la donnée désynchronisée.

🔎 Scan rapide / recherche d'un matériel (🥇 Premium)

Maintenant, voici une autre nouveauté qui vous sera très utile : un nouveau bouton Rechercher, situé en haut du menu principal, permet d'effectuer un scan de code-barres pour afficher directement toutes les informations du matériel et de l'unité de matériel scanné.

Cette fenêtre permet également de rechercher un matériel en tapant son nom ou sa référence, ou encore en écrivant la référence ou le numéro de série de l'une de ses unités.

Dans cette fenêtre sont affichées toutes les informations du matériel, sa photo, sa catégorie et sous-catégorie, son parc et emplacement dans le parc, mais aussi la liste des événements et réservations dans lesquels il est actuellement utilisé, et une alerte si un inventaire de départ ou de retour est à effectuer pour ce matériel.

La fenêtre d'un matériel unitaire qui affiche les détails de ce matériel, et la liste des unités. On peut voir que deux unités sont actuellement utilisées sur un événement, et qu'il faut effectuer un inventaire de retour pour un autre événement.

📦 Contextualisation par parc (🥇 Premium)

Quand il existe plusieurs parcs de matériel, on utilise souvent le filtre par parc dans les listes de matériel. Afin de gagner un temps précieux, nous avons ajouté un sélecteur qui permet de choisir un parc comme contexte d'utilisation global du logiciel. Ce sélecteur apparaît tout en haut à gauche de l'écran, en cliquant sur le logo « Loxya ».

Ce contexte permet de filtrer, selon le parc choisi : les listes de matériel bien sûr, mais aussi les événements et réservations du planning, les demandes de réservations. Il permet également de pré-remplir automatiquement le champ « Parc » dans les formulaires de création de matériel ou d'unité de matériel.

📋 Historique complet des événements et réservations (🥇 Premium)

Dans l'onglet « Historique » de la fenêtre des événements et réservations, se trouve maintenant l'historique de toutes les opérations effectuées sur ces événements et réservations.

Cet historique (accessible uniquement par les administrateurs) montre une liste horodatée des opérations principales qui ont eu lieu, avec le nom de la personne ayant effectué l'opération. De plus, il est possible de consulter le détail de certaines opérations (comme la modification des informations d'un événement) : on peut ainsi savoir quelle était la valeur précédente de chaque information ; par exemple, si les dates de l'événement ont été changées, on peut ainsi retrouver sa période initiale.

👩‍🔧 Accès au calendrier par les techniciens (🥇 Premium)

Les techniciens peuvent être liés à un compte utilisateur, qui leur permet de se connecter au logiciel. Par défaut, le groupe "Consultation de son planning" est utilisé : il peuvent ainsi consulter leur propre planning, rédiger des notes sur les événements dans lesquels ils sont assignés, mais ne peuvent pas modifier les autres informations de l'événement et n'ont pas accès à l'onglet "Historique" (ni à la gestion du matériel et des bénéficiaires, bien sûr).

✏️ Réservations modifiables (🥇 Premium)

Un bouton "modifier" dans la fenêtre des réservations permet d'accéder à une nouvelle page de modification de la réservation, similaire à celle des événements. Cette page contient 4 étapes :

1. Informations (pour modifier les dates de la réservation).
2. Matériel (pour modifier la liste du matériel de la réservation).
3. Facturation (pour gérer les tarifs du matériel et les lignes additionnelles, si la facturation est activée).
4. Récapitulatif (pour consulter l'ensemble des informations de la réservation).

🦓 Codes-barres au niveau du matériel (🥇 Premium)

Des codes-barres peuvent être générés au niveau du matériel, peu importe s'il est identifié de manière groupée ou de manière unitaire.

Scanner un code-barres de ce type a pour effet d'ajouter +1 quantité dans l'édition de la liste de matériel d'un événement, d'une réservation ou d'un modèle de liste. Dans les inventaires de départ et retour, cela ajoute +1 quantité pour le matériel groupé uniquement (car pour le matériel unitaire, il faut toujours scanner explicitement l'unité qui sort / revient).

🎛️ Caractéristiques spéciales des unités de matériel (🥇 Premium)

Les caractéristiques spéciales peuvent maintenant être liées aux unités de matériel, en plus du matériel. Cela permet de définir plus d'informations concernant les unités de matériel, quand on a besoin d'un suivi plus précis.

Ici on s'apprête à créer une caractéristique spéciale nommée « Immatriculation »,
qui sera liée aux unités de matériel uniquement, et qui sera du type « texte ».

Par exemple, cela peut être utile pour ajouter les champs « couleur » et « immatriculation » dans les unités d'un même modèle de voiture.

⚙️ Autres corrections et améliorations importantes

• Les groupes d'accès des utilisateurs ont été remaniés ainsi : le groupe "admin" est maintenant l'accès "Administration", le groupe "membre" est maintenant l'accès "Gestion", et le groupe "visiteur" devient l'accès "Consultation du planning général".
• Un nouveau type d'accès nommé « Consultation de son planning » a été ajouté, permettant de n'afficher que les données de planning qui concernent uniquement l'utilisateur lui-même (🥇 Premium).
• En cliquant sur une ligne de la liste des unités de matériel (ou sur le bouton "œil" en bout de ligne), une petite fenêtre s'ouvre avec tous les détails de l'unité (🥇 Premium).
• Le nombre d'heures d'exploitation des unités de matériel (🥇 Premium) est affiché dans la liste, ainsi que dans la nouvelle petite fenêtre qui affiche toutes les infos d'une unité quand on la sélectionne.
• Correction de tous les problèmes liés à la restriction des parcs aux utilisateurs (🥇 Premium).
• La recherche de matériel retourne maintenant le matériel dont la référence des unités contient le terme recherché, ou dont le numéro de série est exactement le terme recherché (🥇 Premium).
• Il est maintenant possible de lier un compte utilisateur existant à une fiche technicien ou bénéficiaire. Il n'est donc plus nécessaire de créer un nouveau compte pour cela.
• Les numéros des pages sont affichés dans les pieds-de-page des documents PDF générés par Loxya.
• Au survol de la référence ou du nom d'un matériel dans la liste, une popup s'affiche avec sa photo et plus d'informations le concernant.
• Un nouveau type a été ajouté pour les caractéristiques spéciales : le « texte multi-lignes ». Ce type de donnée permet de saisir un texte plus long que pour le type "texte", et permet les sauts de ligne.
• La prise en charge des fichiers CSV de l'import des bénéficiaires a été améliorée (🥇 Premium), et notamment ceux générés via Windows ou Microsoft 365.
• Il est maintenant possible d'embarquer Loxya dans une <iframe /> (par Notion, sur un site internet, etc.). NOTE : cela n'est possible que dans les contextes sécurisés ou l'application est installée derrière un certificat TLS/SSL (donc accessible via une URL du type https://...). Aussi, veillez à n'embarquer que la partie "externe" du logiciel, pour éviter les tentatives d'accès à la partie administration de Loxya.

🧐 Points importants à considérer avant de mettre à jour

Si vous hébergez vous-même votre instance du logiciel, et que vous utilisez le système de facturation de Loxya (donc si vous ne l'utilisez pas en mode « prêt »), alors veuillez considérer les points suivants avant de vous lancer dans le processus de mise à jour :

• Avant toute chose, n'oubliez jamais de faire une sauvegarde de votre base de données et des dossiers du logiciel, comme spécifié dans la documentation.
• Le fichier de configuration settings.json doit maintenant être copié dans le dossier de la nouvelle version, avant de démarrer l'assistant d'installation de la base de données, pour que la TVA et les coefficients de tarif dégressif soient automatiquement ajoutés sur votre matériel existant. Sans cela, le matériel existant se retrouvera sans taxe ni tarif dégressif... Donc cela vous fera gagner un temps précieux par la suite !
• Lors de l'intégration automatique des coefficients de tarif dégressif depuis le fichier de configuration settings.json, le système de migration générera 60 paliers maximum, et ne prendra en compte que les 365 premiers jours de la grille. Si ce n'est pas assez dans votre cas, il faudra compléter ces paliers directement dans les paramètres après la mise à jour.

Si besoin, vous pouvez faire appel à nous pour vous aider dans le processus de mise à jour.

🥇 La variante Premium vous tente ?

Si vous aussi vous souhaitez bénéficier des nouveautés de la variante Premium, ainsi que de toutes les fonctionnalités Premium de Loxya, c'est le moment de vous lancer ! Et si vous avez besoin de l'essayer gratuitement pendant quelques jours, demandez un essai gratuit sans engagement.

Offre spéciale de fin d'année 🎁

En préparation de cette période de réjouissances et à l'occasion de cette nouvelle version, nous lançons des tarifs promotionnels sur les nouveaux abonnements annuels "Pro", "Extra", "Pro Premium" et "Extra Premium".

Ces tarifs ne seront disponibles que du 9 au 20 décembre 2024. N'hésitiez donc plus à prendre un abonnement, c'est le moment !

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Merci et à très bientôt 🤗

Pour leur contribution financière à certaines des avancées ci-dessus, nous remercions une fois de plus L'agence 360 AV Prod, la HEAR (Haute École des Arts du Rhin), L'AS Décors, ainsi que le Département de l'Oise (60).

Si vous utilisez la variante open-source de Loxya, et que ce logiciel vous aide quotidiennement dans votre travail, merci de considérer l'envoi d'un don pour nous aider à continuer à développer la variante open-source.

À très bientôt, pour la sortie d'une nouvelle version de Loxya. En attendant, bonne découverte de cette dernière mouture, et bonnes fêtes à tous !

L'équipe de Loxya