Cette étude de cas est basée sur l'expérience de l'un de nos client.

Location dans l'événementiel

Une société de prestations événementielle fournit du matériel pour concerts, mariages, conférences, festivals et autres événements toute l'année. Ces prestations demandent beaucoup de matériel, que ce soit du du matériel de sonorisation et d'éclairage, ou bien du mobilier (tables, chaises pupitres...), des éléments de décor et pyrotechnique, ou même des tireuses à bière !

Illustration de salle de concert

Sommaire
- Des galères de gestion
- Maintenant, gain de temps chaque jour !
- Gestion des ressources humaines
- Fiches de sortie imprimables
- Retour du matériel
- La facturation intégrée
- L'essayer c'est l'adopter

Des galères de gestion

L'équipe utilisait des feuilles Excel pour s'y retrouver, et savoir quel événement utilise quel matériel, à quelles dates, à quel endroit, avec quelle équipe. Mais la feuille Excel a ses limites : maintenir ces feuilles à jour demandait beaucoup de temps, et il était difficile de savoir si tel matériel était disponible à telles dates, et de connaître vraiment le stock du matériel en temps réel.

Les erreurs d'aiguillage et d'assignation, ainsi que les prises de tête à la dernière minute à cause d'une mauvaise prévision étaient monnaie courante.

Maintenant, gain de temps chaque jour !

En essayant Robert2 / Loxya, l'équipe a très vite pris en main le logiciel, qui leur a paru simple à utiliser et ergonomique. Après avoir renseigné la liste de leur matériel, ils ont pu constater que leur temps de travail pour la gestion des sorties était divisé par deux !

Capture d'écran du calendrier principal des événements

En plus, fini les erreurs de logistique et de prévision : avec le calcul de la disponibilité du matériel, et les petites alertes qui montrent les potentiels problèmes d'aiguillage du matériel, ils sont capables de prévoir longtemps à l'avance les manques, et d'effectuer le réassort à temps.

Capture d'écran de la liste du matériel manquant d'un événement

Gestion des ressources humaines, aussi !

Robert2 / Loxya permet aussi aux équipes de techniciens de se coordonner facilement : il est très facile d'assigner du personnel qui partira avec le matériel, à des horaires précis, avec chacun un poste ou une tâche à faire. On retrouve la même présentation sous forme de frise temporelle que pour le calendrier principal, qui permet de voir d'un coup d'œil qui est assigné, à quel poste et à quel moment.

Capture d'écran de l'étape « techniciens » d'un événement

Fiches de sortie imprimables

Après avoir créé une sortie de matériel, l'édition d'une fiche de sortie en PDF en un clic permet de l'imprimer ou de la transmettre par e-mail à tous les protagonistes de l'événement : le client, les techniciens qui livreront et installeront le matériel, les régisseurs sur place, etc.

Cette fiche contient la liste détaillée du matériel bien sûr, mais aussi la liste des techniciens qui sont assignés, les coordonnées de la société ainsi que celles du client. En bas de page, un petit texte "contrat" personnalisable permet au client d'apposer une signature avant de partir avec le matériel.

Capture d'écran d'une fiche de sortie d'un événement

Le retour du matériel

Quand le client retourne le matériel, l'inventaire de retour permet de s'assurer rapidement que tout y est. En cas de manque, ou de matériel qui serait revenu dégradé, on voit tout de suite les problèmes éventuels à signaler au client, ainsi qu'au service de maintenance pour une prise en charge immédiate en réparation. De plus, l'utilisation d'un scanner de code-barres rend l'opération encore plus simple et rapide !

Capture d'écran d'un inventaire de retour

La facturation intégrée, cerise sur le gâteau

La génération des devis et factures au sein même de l'application est un vrai plus pour gérer la location de matériel. Plus d'erreur dans les montants, ni d'oubli dans la liste du détail du matériel, ou avec la T.V.A. ! En plus, ils ont été séduits par le système d'application de remises intelligent : une fois qu'une remise est appliquée sur un devis, elle est automatiquement reportée sur la facture dès sa création.

Capture d'écran de la partie « devis » d'un événement

L'essayer c'est l'adopter

Si vous voulez aussi gagner du temps sur la gestion des sorties de votre matériel d'événementiel, et réduire les erreurs humaines d'organisation et de planification, n'hésitez pas, demandez une instance de l'application, gratuite pendant 15 jours sans engagement !

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