Fonctionnalités additionnelles
de la variante Premium

Libérez toute la puissance de Loxya et allez beaucoup plus loin dans la gestion de votre matériel avec la variante Premium.

Réservations d'un matériel

Demandes de réservation en ligne

Laissez faire vos bénéficiaires

Vos clients, adhérents ou étudiants peuvent choisir eux-mêmes le matériel qu'ils souhaitent réserver, via leur propre compte utilisateur.
Le logiciel leur affiche les quantités se trouvant réellement en stock durant la période choisie.
Ensuite, il vous suffit d'examiner cette demande, et de l'approuver pour réserver le matériel, ou la rejeter pour libérer la disponibilité du matériel.
Une notification par e-mail est envoyée aux personnes concernées lors de la création d'une demande, ainsi qu'à son approbation ou son rejet.

Codes-barres et scanette

Utilisation d'un scanner de codes-barres

Gagner du temps à la création d'événement

L'application peut générer des codes-barres 2D pour chaque unité de matériel. Il suffit de le télécharger en un clic, et de l'imprimer.
Lorsque vous scannez un code-barre avec une douchette en étant dans l'édition du matériel d'un événement ou d'un inventaire, l'unité associée à ce code-barre est directement sélectionnée.

Unités de matériel

Identification unitaire du matériel

Avoir un suivi plus fin de votre parc

Créez des "unités" d'un même matériel, afin de suivre avec précision chacune d'entre elles : définies par une référence unique qui permet de les identifier, elles constituent le sous-ensemble d'un matériel donné.
Par exemple, si vous avez 5 voitures de même marque et modèle, vous pouvez définir 5 "unités" de cette voiture, identifiées clairement avec un numéro de série ou d'immatriculation, et savoir exactement quelle voiture est louée quand, suivre son état, savoir si elle est en panne, etc.

La variante Premium vous intéresse ?

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Listes multiples des événements

Multiples listes dans les événements

Pour classer le matériel avec plus de précision

Les festivals, les événements sportifs, les conférences ou les grandes foires et expositions ont souvent plusieurs lieux ou salles différents où il faut assigner du matériel, ce qui peut induire une gestion du matériel complexe, dès le chargement du camion.
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez établir une liste de matériel différente pour chaque emplacement au sein d'un même événement.
Fini les « et ça, on l'installe où déjà ? » : à chaque lieu sa liste ! Le matériel est clairement classé par liste sur la fiche de sortie de l'événement, ainsi que dans la fenêtre de l'événement et son inventaire de retour.

Réservations d'un matériel

Visualisation des réservations d'un matériel

Voir d'un coup d'œil les sorties d'un matériel en particulier

Dans cet onglet de la fiche d'un matériel, se trouve une liste des événements sur lesquels ce matériel est assigné, ainsi qu'une vue en calendrier de ces événements.
Cela est pratique pour consulter toutes les sorties de ce matériel, passées, en cours, ou à venir.
En cliquant sur une ligne de la liste ou un bloc du calendrier, on retrouve la fenêtre de l'événement, ce qui permet d'en consulter tous les détails.

Fenêtre de scan / recherche rapide

Quick Scan

Recherche rapide d'un matériel

Il vous suffit de scanner le code-barres d'un matériel pour afficher toutes ses informations, sa photo ainsi que les détails sur son utilisation actuelle et les inventaires de départ ou retour qui sont à effectuer. Et si vous n'utilisez pas de scanner de code-barres, vous pouvez quand même effectuer une recherche sur le nom, la référence ou le numéro de série d'un matériel. Cette fonctionnalité vous fera gagner beaucoup de temps !

Modèles de liste de matériel

Modèles de liste

(Ré)Utiliser vos listes de matériel

Créez des modèles de liste de matériel réutilisables, à importer dans les événements : cela vous permettra de gagner du temps, surtout si vous effectuez régulièrement des sorties qui sont quasiment identiques, ou encore que vous avez toujours la même liste de base pour démarrer un événement.
Avec un nom et une description, la création d'une liste est identique à l'étape 4 de l'édition d'un événement (et est compatible avec les scanners de code-barre).

Menu de la contextualisation par parc

Contextualisation par parc

Travaillez sur un seul parc à la fois

Choisissez un parc de matériel pour naviguer partout dans le logiciel en ne voyant que ce qui concerne ce parc. Cela est pratique quand vous voulez isoler les informations d'un parc en particulier : son matériel, ses unités de matériel, les événements et réservations qui contiennent du matériel de ce parc, etc.

Assignations des techniciens

Liste des assignations d'un technicien

Visualiser l'historique du personnel

L'onglet « assignations » de la fiche d'un technicien montre tous les événements sur lesquels ce technicien a été, est et sera assigné.
Cette page affiche une frise temporelle et une vue en liste, qui peut être groupée par événement ou par poste occupé.

E-mails de notification

Envoi d'e-mails de notification

Rappelez à vos clients ou techniciens qu'il faut restituer le matériel

L'application peut envoyer automatiquement des e-mails de notification aux bénéficiaires des événements dont le matériel n'a pas été retourné à temps.
Ces notifications sont envoyées dès le lendemain du dernier jour de l'événement, de façon régulière et de plus en plus souvent, pendant les deux mois qui suivent la fin de l'événement, tant que l'inventaire de retour n'est pas complet ou terminé.
L'utilisateur qui a créé l'événement est aussi notifié, afin de ne pas oublier la non-restitution de matériel sur ses événements.
Les techniciens peuvent être notifiés manuellement, quand vous voulez.

Inventaire d'un parc

Inventaires des parcs de matériel

Gestion précise de votre stock

Dressez un inventaire précis de chacun de vos parcs de matériel, en fin d'année par exemple, afin de faire le point sur vos quantités en stock et sur l'état des unités de matériel.
À la fin de l'inventaire d'un parc, toutes les quantités de son stock et les états de ses unités sont mis à jour. De plus, vous pouvez télécharger un rapport détaillé (en PDF) de l'inventaire, montrant les différences avec l'ancien état du stock.

Vous avez besoin de l'une de ces fonctionnalités Premium ?

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Emplacements dans les parcs

Emplacements dans les parcs

Savoir où est rangé le matériel avec précision

Définissez une liste d'emplacements précis au sein de vos parcs de matériel, pour retrouver facilement leur lieu exact de stockage lors de la préparation d'une sortie pour aller le chercher, ou lors de l'inventaire de retour pour le ranger.
Chaque emplacement peut avoir trois valeurs : le bâtiment ou l'étage, l'allée ou la salle, et l'emplacement précis dans cet étage et cette salle. Libre à vous d'organiser vos parcs de matériel comme vous l'entendez !

Fenêtre d'import des bénéficiaires depuis un fichier CSV

Import des bénéficiaires

Envoyer un fichier CSV pour importer vos bénéficiaires

Importez la liste complète de vos bénéficiaires (clients, étudiants, adhérents, sociétaires) très rapidement grâce à un fichier CSV. Établissez facilement la correspondance entre les colonnes de votre fichier et les champs utiles à Loxya, et visualisez le résultat avant d'effectuer l'import définitif en base de données. La création des comptes utilisateurs, permettant la réservation en ligne, est prise en charge !
Cela est utile aux écoles et universités par exemple, qui peuvent ainsi ajouter très rapidement tous les nouveaux élèves ou étudiants à chaque nouvelle année scolaire.

Restriction de parcs pour un utilisateur

Restriction des parcs à certains utilisateurs

Contrôler qui a accès au matériel et aux événements des parcs

Définissez avec précision quels sont les utilisateurs (du groupe "membre" uniquement) qui peuvent avoir accès ou non à chacun de vos parcs de matériel.
Un utilisateur qui n'a pas accès à un parc ne verra donc pas le matériel de ce parc, et n'aura pas non plus accès aux événements qui comportent uniquement du matériel de ce parc.

Authentification CAS ou SAML2

Authentification Unique (SSO) CAS ou SAML 2.0

Connecter vos utilisateurs via CAS ou SAML 2.0

En activant cette option dans la configuration de l'application, vous pourrez connecter le logiciel à votre serveur CAS ou à votre fournisseur d'identité SAML 2.0. Vos utilisateurs s'y connectent une seule fois et peuvent ensuite accéder à toutes les applications de votre réseau (dont Loxya) utilisant un système d'authentification unique comme CAS (Central Authentication Service) ou SAML (Security Assertion Markup Language 2.0).
L'application utilise les données passées par le système d'authentification centralisée pour créer et connecter vos utilisateurs. Vous avez bien sûr la possibilité de modifier ensuite leurs accès et autorisations directement dans l'application.

La variante Premium offre également :

  • 👷‍♀️ L'assignation d'un technicien en tant que "préparateur de commande" d'un événement ou d'une réservation. Cela aura pour effet de lui envoyer un e-mail de rappel la veille du début de l'événement ou de la réservation.
  • 👤 L'assignation d'une couleur aux bénéficiaires, permettant de les identifier plus facilement dans les listes, et de faire prendre sa couleur aux événements et réservations qui leur sont assignés.
  • 🔍 Une expérience de recherche et de filtrage des données plus fluide et complète, grâce à un champ de recherche intelligent.
  • 📋 L'historique complet de toutes les opérations effectuées sur un événement ou une réservation, accessible depuis l'onglet "historique" de la fenêtre de l'événement ou la réservation.
  • 🧑‍🏭 La création de postes des techniciens dans les événements, en utilisant les rôles définis pour chaque technicien ; un rôle pouvant être défini comme "obligatoire" pour afficher une alerte sur le planning s'il aucun technicien n'y est assigné.
  • ✉️ L'envoi manuel par e-mail, de la liste du matériel au bénéficiaire d'un événement ou réservation, ainsi que de la fiche de sortie en pièce jointe aux techniciens d'un événement.
  • 🖂 L'historique de tous les e-mails envoyés aux bénéficiaires d'un événement et aux emprunteurs d'une réservation, accessible depuis la fiche du bénéficiaire.
  • ⏏️ L'export de tout le matériel au format CSV, pour pouvoir l'utiliser dans une feuille Excel.
  • 👩🏻‍💻 La possibilité pour les techniciens d'accéder au logiciel, ce qui leur permet de consulter leur propre planning.

Foncez pour la variante Premium !

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