Soyez prêts pour la facturation électronique avec Loxya
Cette page explique en détail comment créer et transmettre vos factures électroniques avec Loxya, en accord avec la réforme de la facturation électronique.
Note : cette page concerne la facturation électronique en France uniquement.
Une autre page sera publiée pour la Belgique, expliquant le fonctionnement avec le réseau Peppol et Mercurius.
Loxya est une solution compatible avec la réforme
Loxya est officiellement une Solution Compatible (SC) pour l'émission de factures électroniques parfaitement conformes à la norme qui régit la facturation électronique. Étant basée en France, notre équipe est proche de la réforme, et se tient au courant des dernières modifications de cette norme.
Vous pouvez donc créer vos factures dans Loxya, en parfaite conformité avec la réforme de la facturation électronique. Loxya s'appuie sur un partenariat avec une Plateforme Agréée pour la transmission automatique des factures que vous créez.
Pour la réception des factures de vos fournisseurs, vous continuez à utiliser votre logiciel de comptabilité, car c'est en dehors du périmètre de Loxya.
Fonctionnement concret au quotidien
Voici en détail comment facturer les clients de votre activité de location de matériel avec Loxya, qu'ils soient des entreprises Françaises, des particuliers, ou des entreprises étrangères.
Client entreprise Française (B2B national)
La facture transite automatiquement entre Loxya et votre client (e-invoicing) :
- Vous créez votre facture dans Loxya.
-
Loxya envoie la facture à deux endroits simultanément :
- vers la Plateforme Agréée de réception (PA-R) de votre client,
- vers l'administration fiscale, pour le suivi de la TVA.
- Votre client reçoit sa facture via sa plateforme (quel que soit l'outil qu'il utilise), et il accepte la transaction. Le statut de la facture devient alors « Acceptée » dans Loxya.
- Le client paye la facture, et quand vous constatez l'encaissement sur votre compte bancaire, vous enregistrez ce paiement dans Loxya.
- Loxya transmet automatiquement cette déclaration de paiement à l'administration fiscale. Le statut de la facture passe alors à « Payée » dans Loxya.
Note : vous pouvez suivre en temps réel le cycle de vie de toutes vos factures, directement dans Loxya.
Client particulier (B2C) ou entreprise étrangère (B2B international)
Ces clients ne sont pas soumis à l'obligation de recevoir des factures électroniques. Cependant, vous devez tout de même déclarer la transaction à l'administration fiscale (e-reporting), au moment où vous émettez la facture, et déclarer le paiement au moment de sa réception (e-reporting de paiement).
- Vous créez votre facture dans Loxya.
- Loxya enregistre la transaction, et planifie sa transmission à l'administration fiscale en fonction des échéances propres au régime fiscal de votre entreprise.
- Vous téléchargez la facture au format PDF, et l'envoyez par e-mail (ou courrier postal) à votre client, pour qu'il puisse effectuer le paiement.
- Vous marquez la facture comme étant « Envoyée » dans Loxya.
- Quand vous recevez le paiement, vous enregistrez le paiement dans Loxya, qui planifie sa transmission à l'administration fiscale en fonction des échéances propres à votre régime fiscal. Le statut de la facture devient alors « Payée ».
Déclaration obligatoire des paiements
Dans tous les cas, comme nous l'avons vu ci-dessus, vous avez l'obligation de déclarer la réception des paiements (e-reporting de paiement). Avec Loxya, c'est très simple :
- Vous enregistrez le paiement dans l'interface de Loxya, dès que vous constatez sa bonne réception sur votre compte bancaire.
- La transmission du paiement à l'administration fiscale, est planifiée par Loxya selon les échéances propres à votre régime fiscal. Cela permet également de déclarer la TVA.
- La facture a le statut « Payée » dans Loxya.
Note : Cette obligation n'entrera en vigueur qu'en septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises.
Pour vous, presque rien ne change
La façon dont vous créez vos factures dans Loxya ne change pas, et vos habitudes de travail dans Loxya ne sont pas modifiées.
En B2B, le numéro SIREN ou SIRET qui identifie l'entreprise cliente devient indispensable pour l'acheminement des factures sur le réseau (adresse électronique de facturation). Loxya vous montre clairement les éventuels manques sur les données de vos clients, donc vous ne pourrez donc pas faire d'erreur.
Le seul changement à prévoir, c'est de prendre l'habitude d'enregistrer les paiements dans Loxya quand vous les recevez, pour honorer vos obligations de déclaration des paiements.
Vous exercez plusieurs activités différentes ?
Si, en plus de la location de matériel, vous avez une autre activité (comme de la vente de matériel par exemple, ou d'autres prestations), il est tout à fait possible (et permis) d'utiliser plusieurs solutions compatibles différentes pour la création et la transmission de vos factures.
Il suffit simplement d'ajouter un préfixe aux numéros de vos factures. Tant que la numérotation est contiguë, tout va bien !
Si vous avez ce besoin, n'hésitez pas à nous contacter pour qu'on vous accompagne !
Loxya vous accompagne dans cette transition
Avec Loxya, vous bénéficiez d'un accompagnement personnalisé et privilégié, avec l'un des membres de l'équipe qui connaît le logiciel sur le bout des doigts, et qui pourra répondre à toutes vos questions liées aux subtilités de la réforme de la facturation électronique en France.
Vos questions fréquentes (FAQ)
Suis-je concerné par la réforme pour l'envoi de mes factures ?
Oui, si votre entreprise est assujettie à la TVA en France et que vous facturez d'autres entreprises (B2B). Les entreprises de taille intermédiaire et les grandes entreprises sont concernées à partir de septembre 2026, les petites et moyennes entreprises à partir de septembre 2027.
Est-ce que Loxya est conforme à la réforme ?
Oui, Loxya est une Solution Compatible avec la réforme (SC) : les factures sont générées dans un format compatible ("Factur-X"), et la transmission des factures est assurée par le logiciel via une plateforme agréée partenaire.
Est-ce que je dois changer ma façon de faire mes factures ?
Non, avec Loxya vous continuez à créer vos factures comme aujourd’hui. Le nouveau circuit de transmission est entièrement géré en arrière-plan.
En revanche, vous devez enregistrer les paiements des factures quand vous les percevez, c'est une obligation fiscale.
Est-ce que c'est gratuit avec Loxya ?
Oui, si vous bénéficiez d'un abonnement à l'une de nos offres SaaS, la transmission automatique des factures électroniques est intégrée à votre abonnement.
Si vous utilisez une instance de Loxya auto-hébergée, vous pouvez nous contacter souscrire à un abonnement spécifique, qui vous permettra de bénéficier de la transmission automatique et agréée de vos factures émises depuis votre instance.
Dois-je envoyer mes factures différemment ?
Si vous facturez une entreprise assujettie à la TVA basée en France, l’envoi est automatiquement géré par Loxya, sans action supplémentaire de votre part.
Si le client que vous facturez est un particulier ou une entreprise basée à l'étranger, vous devez télécharger la facture et lui envoyer manuellement, comme avant.
Est-ce que la déclaration des paiements est obligatoire ?
Oui, que vous facturiez une entreprise ou un particulier, en France ou à l'étranger, vous devez déclarer chaque paiement au moment où vous l'encaissez réellement. Avec Loxya, cela se fait très simplement.
Quelles informations dois-je vérifier ?
Quand le client est une entreprise Française, vous devez connaître son numéro SIREN ou SIRET, ainsi que son adresse de facturation. Ces données permettent d’acheminer correctement les factures électroniques sur le réseau.
Est-il possible d'utiliser plusieurs logiciels de facturation ?
Oui, vous pouvez utiliser autant de logiciels de facturation différents que vous le souhaitez. Chaque logiciel ayant sa propre séquence de numérotation des factures, vous devez ajouter un préfixe aux numéros, pour les différencier (par exemple "F-Loc-2026-0001" pour l'activité de location de matériel avec Loxya, et "F-Vente-2026-0001" pour la vente avec un autre logiciel).
Est-ce que mes clients doivent faire quelque chose ?
Oui, vos clients professionnels doivent choisir une plateforme agréée de réception. Mais cela n’impacte pas votre utilisation de Loxya ! C'est à eux de faire les démarches pour se mettre en conformité avec la réforme.
Est-ce Loxya est utilisable pour la réception des factures ?
Non, Loxya n'est pas un logiciel de comptabilité. Pour traiter vos factures fournisseur, il faut passer par une Plateforme Agréée de réception et un logiciel qui peut recevoir ces factures. Rapprochez-vous de votre comptable pour en savoir plus.
Que se passe-t-il si mon client n'a pas encore de plateforme agréée ?
Si votre client ne s'est pas encore mis en conformité (et il devra le faire avant septembre 2026), deux cas sont possibles :
- S'il n'est même pas présent dans l'annuaire, la facture n'est pas transmise, et Loxya affiche clairement le problème.
- S'il est présent dans l'annuaire, mais qu'il n'a pas choisi sa Plateforme Agréée : la facture est envoyée à l'administration fiscale, mais le statut "non transmise" sera affiché dans Loxya.
Dans les deux cas, il vous faut télécharger la facture en PDF pour l'envoyer manuellement à votre client, afin qu'il puisse vous payer.
La facturation électronique est-elle plus sécurisée qu'une facture PDF ?
Oui, contrairement à un e-mail avec pièce jointe, la facture électronique transite par des canaux sécurisés et certifiés. Chaque facture est horodatée, tracée et archivée selon les exigences légales, ce qui réduit les risques de fraude et de perte.
Vous avez d'autres questions ?
Notre équipe est disponible pour y répondre.
Contactez-nous pour commencer à facturer vos clients en toute conformité !