Le matériel de votre établissement, enfin sous contrôle
Loxya centralise les réservations, les prêts et l'inventaire du matériel pédagogique. Vos étudiants et enseignants réservent en ligne, vos magasiniers gardent la maîtrise.
Commencez un essai gratuit
Gérer un parc pédagogique, c'est un métier à plein temps.
Sans les bons outils, c'est un casse-tête.
Ce que vous vivez à chaque rentrée (et chaque fin d'année).
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Disponibilités incertaines et réservations éparpillées
Avec un tableur partagé, des formulaires papier ou des e-mails, il est très difficile (voire impossible) de garantir à un groupe d'étudiants qu'une caméra sera disponible pour leur tournage... On se retrouve avec des doubles-réservations, des conflits entre promotions, et des arbitrages en urgence.
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Matériel introuvable au moment critique
À cause d'un étudiant qui oublie de rendre un objectif la fin de son projet, ou d'un oubli du magasinier surbooké qui ne se souvient pas qu'il a prêté une batterie supplémentaire à un groupe, la traçabilité du matériel devient une véritable enquête, et la gestion des retours est une tâche dont personne ne veut plus se charger.
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Une charge administrative trop importante
Vérifier les disponibilités, valider les demandes, éditer les bons de prêt, relancer les retardataires un par un, tenir l'inventaire à jour, préparer le bilan pour la direction... Vos magasiniers et encadrants techniques passent plus de temps sur de la saisie que sur l'accompagnement pédagogique.
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Aucune visibilité sur l'usage réel du parc
Impossible de savoir quels équipements sont sous-utilisés, lesquels saturent, et donc de justifier les arbitrages budgétaires auprès de la direction.
Reprenez la main sur votre matériel, allégez votre travail et libérez du temps.
Loxya structure votre parc pédagogique de bout en bout
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Étudiants et enseignants réservent en ligne, vous validez
Ouvrez un catalogue en ligne accessible aux étudiants, aux enseignants et aux intervenants extérieurs, avec des règles d'accès bien définies (par promotion, filière ou niveau par exemple). Chacun peut consulter les disponibilités réelles et effectuer une demande de matériel pour son projet, puis reçoit une confirmation dès validation par l'équipe technique.
Les demandes arrivent centralisées dans une file unique, les magasiniers sont prévenus par e-mail quand une demande doit être traitée, et les disponibilités du matériel sont mises à jour en temps réel. -
Chaque sortie, retour et retard est tracé
Éditez un bon de sortie en un clic, avec la liste exacte du matériel prêté, le nom de l'emprunteur et la période prévue. Au retour, contrôlez les équipements sur une page dédiée, signalez la casse ou les manques, et clôturez le dossier. L'historique de chaque équipement est conservé, ainsi que la liste des emprunts de chaque utilisateur.
Les relances par e-mail sont envoyées automatiquement chaque jour aux retardataires. Vous savez à tout moment ce qui est en dehors du stock, quel étudiant se sert de quel matériel, et surtout quand il devra le rendre. -
Un inventaire toujours à jour, des décisions éclairées
Votre parc est référencé de manière centralisée, et son inventaire est consultable à tout moment. Chaque équipement a une référence unique, une catégorie et sous-catégorie, un emplacement dans le parc, une valeur de remplacement... et autant d'autres caractéristiques que nécessaire.
L'historique permet de tracer chaque mouvement (passé, présent ou futur) d'un matériel, et de comptabiliser le nombre d'heures d'utilisation, ce qui permet de répartir la charge d'utilisation de manière équitable. -
Intégré à votre système d'information
Loxya se connecte à l'annuaire centralisé de votre établissement, via CAS ou SAML2.0. Vos étudiants et enseignants se connectent avec leurs identifiants habituels ; pas besoin d'un compte supplémentaire, ni d'un autre mot de passe à gérer. À chaque rentrée, les comptes suivent automatiquement la base d'étudiants enregistrés dans l'annuaire.
Vos données sont hébergées en France, conformément au RGPD. Et un interlocuteur français, dédié à votre suivi à vous, est disponible à tout moment pour répondre à vos questions. -
De la caméra à l'oscilloscope
Loxya s'adapte à tous les parcs pédagogiques : audiovisuel et cinéma (caméras, optiques, son, éclairage, machinerie), informatique et multimédia (stations de montage, portables, périphériques), électronique et physique appliquée (oscilloscopes, générateurs, bancs d'essai, cartes de prototypage), laboratoires et ateliers techniques (instruments de mesure, outillage)...
Pensé pour les contraintes des universités, IUT et écoles supérieures
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Réservation en ligne et disponibilités en temps réel
Étudiants, enseignants et intervenants effectuent leurs demandes depuis un portail dédié, en voyant les disponibilités réelles. Les conflits sont détectés automatiquement, aucun risque de sur-booking. Ensuite, chaque demande doit être inspectée, puis approuvée (ou rejetée).
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Gestion des droits avancée
Choisissez un niveau d'accès pour chaque type d'utilisateur (magasinier, responsable pédagogique, enseignant, étudiant...), en fonction du rôle que vous souhaitez leur donner dans Loxya. Vous pouvez aussi répartir votre matériel dans différents parcs, pour en restreindre l'accès à certains utilisateurs, au cas par cas.
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Import des étudiants et connexion SSO
Loxya s'intègre à l'annuaire de votre établissement. Vos utilisateurs se connectent avec leurs identifiants habituels, et n'ont pas besoin d'un mot de passe supplémentaire.
Vous n'avez pas de serveur CAS ou SAML 2.0 ? Aucun problème, vous pouvez importer régulièrement une liste d'étudiants depuis un fichier CSV. Vos données sont hébergées en France et leur traitement est conforme au RGPD.
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Inventaires, codes-barres et suivi de maintenance
Chaque équipement a sa fiche détaillée, avec son historique d'emprunt et de maintenance. Scannez les codes-barres pour gagner du temps lors des sorties et retours. Planifiez les maintenances et retirez automatiquement le matériel indisponible du catalogue en ligne.
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Relances automatiques et suivi des retards
Des e-mails de rappel en cas de retard de restitution sont envoyés automatiquement et régulièrement, en détaillant le matériel qui doit être restitué. Vos magasiniers gardent une vue claire sur ce qui est dehors et ce qui aurait dû revenir, et n'ont plus besoin de relancer les étudiants un par un, manuellement.
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Découvrez toutes les possibilités de Loxya
Témoignages
Déjà apprécié dans de nombreuses écoles
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“Nous utilisons depuis plusieurs années le logiciel Loxya dans notre école publique de l'enseignement supérieur artistique, et nous sommes très satisfaits des performances de celui-ci ainsi que de la réactivité de l'équipe.”
ArnaudMagasinier de la Haute École des Arts du Rhin -
“Dans notre service technique universitaire (1300 étudiants, cours pratiques chaque weekend, liberté de choix du matériel), Loxya allie exhaustivité et souplesse. Le compte Premium nous offre des réponses rapides et personnalisées. Loxya a vraiment simplifié notre fonctionnement, nous libérant du temps pour nos autres missions.”
DelphineResponsable du Service technique Cinéma, université Paris 8 -
“Très bon logiciel ! Il est clair à son utilisation que les développeurs savent ce qu'ils font, et qu'ils utilisent leur propre logiciel. En plus, ils sont très à l'écoute lorsqu'on leur transmet des idées d'amélioration. J'ai eu l'occasion de tester 3 autres logiciels, Loxya est de loin le plus agréable à utiliser.”
AntoineResponsable du parc ArtFX -
“L'efficacité, la pertinence et la disponibilité de l'équipe justifient pleinement ces 5 étoiles ! Un grand merci pour ce service rendu avec cœur, à l'écoute de nos besoins et toujours réactif. Une collaboration précieuse et humaine !”
HynekResponsable de la base de prêt de l'ENS des Beaux Arts de Paris
Questions fréquemment posées (FAQ)
Est-ce que les étudiants peuvent réserver le matériel en autonomie ?
Oui, si vous leur permettez, les étudiants (et les enseignants) peuvent effecter des demandes de réservation, que vous pouvez ensuite approuver ou rejeter. À chaque étape, un e-mail est envoyé pour notifier les personnes impliquées.
Est-ce que les étudiants peuvent accéder au système depuis leur mobile ?
Bien sûr. L'interface utilisateur de Loxya est utilisable sur tout type d'appareils : smartphones, tablettes, ordinateurs portables ou de bureau. Loxya étant un logiciel en ligne, il suffit d'avoir une connexion à internet !
Est-ce que je peux limiter les droits selon les profils (étudiants, profs, staff) ?
Tout à fait. Chaque utilisateur de Loxya peut avoir un niveau d'accès différent : « administration » (pouvant tout faire), « supervision », « opération », ou « consultation » (lecture seule du planning). Et pour ne donner accès qu'à la partie réservation en ligne, le niveau d'accès « externe » peut être attribué. De plus, pour chaque utilisateur, il est très facile de limiter l'accès à certains parcs.
Est-ce que le logiciel peut s'intégrer avec notre SSO (CAS, SAML) ?
Bien sûr ! Loxya peut se brancher à votre fournisseur d'identité (LDAP, Azure...) via les protocoles CAS ou SAML 2.0. Il suffit de nous contacter pour mettre en place cette liaison sécurisée.
Comment gérer les retards de retour, et relancer automatiquement les étudiants ?
Loxya envoie régulièrement des relances par e-mail aux étudiants qui n'ont pas rendu le matériel à la date prévue. Et s'il ne manque qu'une partie du matériel, le message de relance ne contient que la liste du matériel manquant. La fréquence de ces notifications est entièrement paramétrable.
Est-ce que je peux avoir un historique des emprunts par étudiant ?
Dans la fiche d'un « bénéficiaire » de Loxya (= un étudiant), se trouve un onglet « Emprunts » qui permet de visualiser toutes les sorties de matériel (passées, présentes et futures) qui sont attribuées à ce bénéficiaire.
Peut-on importer une liste d'étudiants, pour chaque nouvelle promo en début d'année ?
Oui, vous pouvez importer une liste de personnes ("bénéficiaires" dans Loxya) depuis un fichier CSV, quand vous le souhaitez. Une fois votre fichier placé dans le module d'import, vous établissez vous-même la correspondance entre les champs de Loxya et les colonnes de votre fichier.
Le logiciel est-il conforme RGPD, et hébergé en France / Europe ?
Toutes les données de votre instance de Loxya sont stockées sur un serveur situé en France. De plus, vous restez propriétaire (et responsables) de vos données ; nous n'y accédons que sur votre demande expresse dans le cadre du support personnalisé. La conformité RGPD est donc respectée.
Est-il possible d'installer Loxya sur site ("on-premise") ?
Pour garder la maîtrise complète, il est possible d'installer Loxya sur un serveur qui appartient à l'école. Il suffit pour cela d'acheter une licence (liée à un nom de domaine précis), valable à vie.
En mode SaaS, y a-t-il des sauvegardes régulières des données ?
Oui, les données de chaque instance de Loxya (hébergées par nos soins) sont dupliquées chaque jour, sur deux serveurs différents (situés ailleurs que le serveur de travail), après avoir été cryptées et anonymisées.
Comment exporter des données pour sortir des statistiques d'utilisation du matériel ?
Selon l'offre SaaS que vous avez choisi, nous pourrons vous extraire n'importe quelles données, en faisant des recoupements et des calculs si besoin. Il suffit de demander : tout est possible, c'est "à la carte" !
Vous avez d'autres questions ?
Nous y répondrons avec joie, contactez-nous vite !
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Créez votre instance Loxya en quelques secondes, et essayez le logiciel gratuitement. Ou bien laissez-vous guider : on vous présente le logiciel en une heure, en visio, quand vous voulez !
