Utiliser l'interface de Robert2

Terminologie

Voici une description des principaux termes utilisés dans l'interface de Robert2 (en Français) :

  • Bénéficiaire : Les personnes (ou structures) qui bénéficient de vos prestations. Donc, si vous êtes une entreprise, vos "clients".
  • Étiquette : Aussi appelé "Tag" dans le jargon internet. Cela permet de marquer des entités (matériel, personnes...) avec des termes précis pour faciliter la recherche.
  • Événement : C'est le coeur du fonctionnement de Robert2. Un événement est une entité temporelle qui a un nom, une date de début et une de fin, qui contient du matériel en quantités définies, et auquel on peut assigner un ou plusieurs bénéficiaires et techniciens.
  • Parc : Nous appelons un "Parc" un lieu qui contient du matériel. Concrètement, cela peut aussi bien être un grand entrepôt avec une adresse postale précise, qu'un petit placard à balais au fond de la cuisine ou la cave du voisin.
  • Technicien : Les personnes qui peuvent être assignées à des événements, afin d'y participer activement (ou pas :D).

Rôles des utilisateurs

Il existe trois rôles différents pour les utilisateurs de l'application :

  • Administrateur : Ils ont accès à toutes les fonctions de l'application, sans restriction. Il faut donc faire à attention à qui on octroie ce rôle. Les admins peuvent créer et modifier tous les utilisateurs de l'application (hormis leurs mots de passe).
  • Membre : Ces utilisateurs n'ont accès qu'aux tâches communes de la gestion "métier" de l'application, comme par exemple la création et la modification des événements, ainsi que la gestion du matériel, des techniciens et des bénéficiaires. Ils ne peuvent pas créer ou modifier les autres utilisateurs.
  • Visiteur : Ces utilisateurs, une fois connectés, peuvent consulter le calendrier des événéments, mais ne peuvent pas en créer ni les modifier. Ils n'ont accès à rien d'autre.

Menus et navigation

L'interface de Robert2 présente deux menus :

  • Le menu principal situé à gauche de l'écran dans une barre verticale.
  • Le menu utilisateur situé tout en haut à droite de l'écran, en cliquant sur le nom de l'utilisateur connecté.

Menu principal

Ce menu, situé à gauche de l'écran, apparaît différemment selon qu'on est un "administrateur", un "membre" ou un "visiteur".
Il se compose des entrées suivantes :

  • Calendrier (visible par tous)
  • Matériel (visible par les admins et les membres)
  • Techniciens (visible par les admins et les membres)
  • Bénéficiaires (visible par les admins et les membres)
  • Catégories (visible par les admins uniquement)
  • Étiquettes (visible par les admins uniquement)
  • Parcs de matériel (visible par les admins uniquement)
  • Utilisateurs (visible par les admins uniquement)

Menu utilisateur

Ce menu est le même pour tous. Il apparaît lorsqu'on clique sur le nom de l'utilisateur connecté en haut à droite de l'écran.
Il se compose des entrées suivantes :

  • Votre profil : Permet de modifier les informations personnelles de l'utilisateur connecté (pseudo, mot de passe, nom, adresse e-mail, coordonnées...).
  • Vos paramètres : Permet de modifier les préférences de l'utilisateur connecté, telles que le langage de l'interface, et le nombre d'heure avant déconnexion automatique.
  • Quitter Robert : En cliquant sur ce bouton vous serez déconnecté de l'application et retournerez sur la page de connexion.

Listings

Que ce soit la gestion du matériel, des techniciens, des bénéficiaires, des parcs de matériel ou des utilisateurs, le comportement est identique. En cliquant sur l'entrée correspondante du menu principal, vous verrez le listing de cette entité. En cliquant sur le bouton de création (en haut de page) ou sur l'un des boutons de modification d'un enregistrement, vous verrez le formulaire de création / modification d'une entité.

Pagination

Les listes sont paginées. C'est à dire que quand il y a plus d'un certain nombre d'éléments (typiquement 100), des boutons en bas de page permettent de passer à la page suivante ou précédente.

Recherche

Tous les listings disposent d'un champ de recheche en haut à gauche. En général cette recherche est effectuée sur le nom des éléments. Elle est déclenchée quand vous arrêtez d'écrire dans le champ.

Montrer / cacher des colonnes

De même, tous les listings ont un petit menu déroulant à droite de l'écran qui permet de choisir de montrer / cacher des colonnes, afin d'améliorer l'affichage de celle-ci, ou pour avoir plus d'informations si besoin.

Tri

Il est également possible de trier les listes selon certaines colonnes (celles qui ont les petites flèches à droite du nom). En cliquant une première fois, on peut trier de manière ascendante, et la seconde fois cela trie de manière descendante.

Filtres

Certaines listes (comme par exemple celle du matériel) disposent en plus de filtres, situés tout en haut de la page. Ces filtres permettent de n'afficher qu'une partie des enregistrements et de mieux s'y retrouver quand la liste est très longue.

Actions

Chaque ligne du listing présente des petits boutons, tout à droite, qui servent à effectuer des actions sur l'enregistrement correspondant. Typiquement, nous avons les boutons modifier () et supprimer (). Il peut en exister d'autres, selon l'entité. Au survol du bouton, le nom de l'action apparaît.

Corbeille

Il faut savoir que quand vous supprimez un enregistrement de la liste, il n'est pas complètement supprimé, il se retrouve dans la "corbeille". Tous les listings ont un bouton "Afficher la corbeille", situé en bas à droite de l'écran, qui permet d'afficher ces enregistrements supprimés. Quand c'est la corbeille qui est affichée, ce bouton change de couleur et devient "Afficher les enregistrements non supprimés", pour permettre de revenir au listing principal.
Il est possible de restaurer, ou supprimer définitivement un enregistrement en cliquant sur le bouton idoine. Si un enregistrement est supprimé depuis la corbeille, il sera donc impossible de le restaurer.

Formulaires de création / modification

Pour créer un enregistrement, il faut cliquer sur le bouton " Nouveau ..." en haut à droite des pages de listing.
Pour modifier un enregistrement existant, il faut cliquer sur le petit bouton situé tout à droite de la ligne dans le listing.

Chacun de ces boutons fera s'afficher le formulaire de l'entité. Le formulaire sera vide pour un nouvel enregistrement, ou bien déjà rempli avec les données de l'enregistrement à modifier.

Bien entendu, chaque entité a son propre formulaire, en fonction de ses données. Mais le fonctionnement reste le même partout : des champs à remplir, un bouton "Sauvegarder" en bas de page, et un petit texte d'aide à côté expliquant tel ou tel point important du formulaire.

Si des erreurs de validation surviennent (quand l'utilisateur entre des données non conformes), celles-ci sont affichées en rouge, sous les champs incriminés. Un message rouge est également affiché en haut à droite de la page, à la place du message d'aide.

Catégories et étiquettes

Ces deux entités sont présentées un peu différemment dans l'interface. Il ne s'agit pas de listings comme les autres et leur création / modification est un peu différente.

Les catégories sont présentées sous la forme de blocs. Chaque bloc contient une catégorie principale, avec ses sous-catégories. Des boutons apparaissent au survol de la souris, permettant de modifier ou supprimer la catégorie, mais aussi d'y ajouter une sous-catégorie. Lors du clic sur un bouton d'ajout ou modification, une petite fenêtre s'ouvre au centre de l'écran pour demander le nom de la catégorie ou sous-catégorie.

Les étiquettes sont listées très simplement, l'une en dessous de l'autre. Les étiquettes propres au système (voir à l'étape 2 de l'assistant installation) sont affichées, mais ne peuvent pas être modifiées ni supprimées, c'est pourquoi elles sont grisées. Comme pour les catégories, des boutons de modification ou suppression apparaissent au survol de la souris, et une fenêtre s'ouvre pour demander le nom de l'étiquette.

Gestion du matériel

Les données obligatoires qui définissent le matériel sont les suivantes :

  • Un nom : C'est ce qui sera visible partout dans l'application, et sur les devis et factures. Il faut choisir un nom compréhensible et assez concis de préférence. Sa taille maximum est de 191 caractères.
  • Une référence : C'est ce qui permettra d'identifier le matériel précisément par l'application. La référence doit être unique : un matériel ne peut pas avoir la même référence qu'un autre. Il vaut donc créer des références les plus courtes et simples possibles, en utilisant des lettres et des chiffres, sans ponctuation.
  • Un parc : Il s'agit du parc de matériel auquel il appartiendra. Il suffit de choisir celui qui convient dans la liste des parcs.
  • Une catégorie : Cette information cruciale permettra à la fois de vous aider à filtrer le matériel dans les listings, mais aussi à catégoriser le matériel dans les récapitulatifs des événements, les devis et les factures.
  • Un tarif de location : Le prix à appliquer par unité de location (typiquement, par jour donc). Ce tarif peut être égal à 0, par exemple dans le cas d'un prêt, ou encore s'il s'agit d'un petit accessoire que vous ne voulez pas facturer.
  • Une Quantité en stock : Il s'agit de la quantité exacte de ce matériel que vous détenez dans le parc. Il est important de tenir ce nombre à jour afin qu'il reflète au mieux la réalité. Ne tenez pas compte du matériel en panne, cela est fait dans un autre champ (voir ci-dessous).

À cela s'ajoutent des informations facultatives :

  • Une description : Un champ de texte libre, qui vous permet d'ajouter tous les détails (technique ou non) qui vous semblent importants à propos du matériel.
  • Une sous-catégorie : En complément de la catégorie (voir ci-dessus), la sous-catégorie permet d'affiner les recherches dans les listings.
  • Un prix de remplacement : Ce tarif est celui qui servira à calculer le montant du chèque de caution, si vous voulez en demander un à vos bénéficiaires pour vos événements.
  • Une quantité en panne : En complément à la quantité en stock, ce champ permet de savoir combien de ce matériel est en panne. Il sert aussi à calculer le matériel manquant dans le récapitulatif d'un événement. En espérant que vous en ayez le moins possible !
  • Des notes : Ici vous pouvez ajouter d'autres détails, concernant la vie du matériel par exemple (ses mises à jour, modifications), son utilisation (précautions d'emploi), etc.

Puis, des informations de facturation (visibles uniquement si l'application est en mode "Location", ou "Location et prêt") :

  • Un interrupteur "Remisable ?" permettant de définir si le matériel doit être pris en compte ou non dans le calcul du total après remise. Si c'est "Non", le matériel est considéré comme non-remisable, c'est à dire qu'il sera toujours facturé à son plein tarif et le calcul du montant de la remise n'en tiendra pas compte.
  • Un interrupteur "Caché sur la facture ?" : Si "Oui", permet de ne pas montrer certains matériels sur les factures (consommables, accessoires communs, outils...). Pour que ceci puisse être activé, il faut impérativement que le tarif de location du matériel soit égal à 0.

Caractéristiques spéciales

Enfin, vous avez la possibilité d'ajouter des caractéristiques spéciales au matériel, qui seront spécifiques à votre utilisation de Robert2. Pour cela, vous pouvez cliquer sur le lien "Ajouter des caractéristiques" en bas du formulaire, ce qui ouvrira une page de gestion de ces caractéristiques.

Dans cette page, vous avez la possibilté d'ajouter autant de caractéristiques que vous le souhaitez. Une caractéristique est composée de :

  • Un nom, qui doit décrire précisément et de manière concise l'attribut du matériel à utiliser. On peut écrire "Poids", "Hauteur" ou encore "Puissance" par exemple. Il faut que ce nom soit le plus court possible.
  • Le type de donnée que représente cette caractéristique. Vous avez le choix entre du texte, un nombre entier, un nombre décimal, ou un booléen (c'est à dire une valeur oui/non).
  • Une unité, si le type de données le permet : seules les caractéristique représentant un nombre (entier ou décimal) peuvent avoir une unité. L'unité doit être une abréviation très courte, comme par exemple "kg", "cm" ou encore "W/m²".
  • Une taille maximum, pour les données du type "texte" uniquement, afin de limiter le nombre de caractères pouvant être utilisés.

N'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Sauvegarder" en bas de page, sinon les caractéristiques seront perdues.

Le calendrier

Cette vue affiche les événements sur une frise de temps (timeline), de manière à voir tout ce qu'il se passe, d'un seul coup d'oeil.

  • Les événements en gris sont terminés (passés). Ils ont un petit cadenas car ils ne peuvent plus être modifiés.
  • Les événements en vert ne sont pas encore confirmés, et peuvent encore être modifiés.
  • Les événements en orange sont confirmés, et un montre qu'ils ne peuvent plus être modifiés.
  • Les événements avec des bandes diagnales mouvantes sont en cours. Il devraient être aussi oranges, si vous avez bien travaillé 😃.

Manipulation de la frise temporelle

Avec la souris, vous avez la possibilité de :

  • Cliquer-glisser pour déplacer la vue à gauche (vers le passé) ou à droite (vers l'avenir).
  • Scroller avec la molette de la souris (ou deux doigts sur un touchpad), pour zoomer / dézoomer.
  • Double-cliquer sur la frise (en dehors d'un événement) pour déclencher la création d'un événement à la date sous la souris.
  • Cliquer sur un événement pour le sélectionner avant de le manipuler (voir ci-dessous).
  • Double-cliquer sur un événement pour ouvrir la fenêtre de récapitulatif et voir d'autres actions sur cet événement.

Une fois qu'un événement est sélectionné (simple clic dessus) et qu'il est modifiable (donc sans le ), vous pouvez :

  • Cliquer-glisser sur l'événement pour le déplacer dans le temps (à gauche pour le passé et à droite pour le futur).
  • Cliquer-glisser sur les poignées situées de part et d'autre de l'événement, pour décaler sa date de début (poignée de gauche) ou sa date de fin (poignée de droite).
  • Cliquer sur l'icône de (poubelle) pour le supprimer.

En haut de page, vous avez la possibilté de centrer la frise temporelle sur une date précise en changeant la date dans le champ. Un bouton "Centrer sur aujourd'hui" permet d'afficher le jour courant d'un seul clic.

Pour afficher les détails d'un événement, il faut d'abord double-cliquer dessus dans la frise. Une fenêtre apparaît au centre de l'événement, affichant toutes ses informations et permettant diverses manipulations (voir ci-dessous, fenêtre d'un événement).

Fenêtre d'un événement

Après avoir double-cliqué sur un événement de la frise (voir calendrier ci-dessus), une fenêtre s'ouvre au centre de l'écran. Dans cette fenêtre, nous trouvons le titre titre et les dates de l'événement tout en haut de la fenêtre, et trois onglets à l'intérieur :

  • Le premier onglet contient toutes les informations de base de l'événement : son lieu, sa description, la liste de ses bénéficiaires et celle de ses techniciens. Il est possible de cliquer sur le lieu pour ouvrir une recherche sur la carte OpenStreetMap pour ce lieu. Il est aussi possible de cliquer sur les bénéficiaires ou techniciens pour consulter et modifier leurs informations.
  • Le deuxième onglet contient la liste complète du matériel qui est attribué à l'événement, trié par catégories et par prix décroissant, avec les quantités, et les prix et les sous-totaux par catégories (si le mode de facturation le permet), ainsi que la liste du matériel manquant éventuel pour la période.
  • Le troisième onglet permet de générer et télécharger la facture de cet événement, en spécifiant une remise (voir plus bas, partie factures). Cet onglet n'est disponible que pour les modes de facturation "location" et "location et prêt".

En bas de la fenêtre, se trouve une section des totaux, affichant le montant total de la location, le nombre total d'article, le montant de la remise, le coeficient appliqué, et le montant total de la valeur de remplacement du matériel.

Des boutons situés en haut de la fenêtre permettent de modifier l'événement (si il est modifiable), de le confirmer (ou annuler sa confirmation), ou encore de l'imprimer.

Créer / modifier un événement

Pour créer un événement, deux possibilités :

  • Soit en cliquant sur le bouton " Nouvel événement" en haut à droite de la page du calendrier,
  • Soit avec un double-clic sur la frise temporelle (sur une zone vide d'événement), dans la colonne d'un jour en particulier, afin de pré-remplir la date de début de l'événement à créer avec ce jour.

Pour modifier un événement, il faut l'ouvrir (double-click dessus) puis cliquer sur le bouton " Modifier" situé en haut de la fenêtre qui s'ouvre. Bien sûr, ce bouton est désactivé si l'événement n'est pas modificable (quand il est confirmé, ou passé).

Ces deux actions ouvrent le même formulaire de gestion d'un événement.

Dans la partie gauche de cette page, se trouve un fil d'ariane affichant les différentes étapes et permettant de savoir où vous en êtes de l'édition de l'événement (en vert quand l'étape est remplie), ainsi qu'un mini-récapitulatif qui affiche les données de l'événement, au fur et à mesure que vous sauvegardez les étapes. La bordure de ce mini-récapitulatif devient rouge (et un petit icône apparaît) quand des modifications ont été apportées à l'événement, mais qu'elles n'ont pas encore été sauvegardées.

Ce formulaire est donc composé de 5 étapes dont voici le détail :

Étape 1 - Informations de l'événement

Dans cette première étape, il faut renseigner les informations obligatoires de l'événement, à savoir :

  • Le titre (nom) de l'événement. Il ne peut pas excéder 191 caractères.
  • Les dates de début et de fin. Des petits calendriers s'affichent pour vous aider à remplir ces champs.

On peut également y donner des informations supplémentaires, telles que :

  • Le lieu de l'événement. Il ne peut pas excéder 64 caractères.
  • Une description, dans un champ de texte libre.
  • Définir si l'événement est facturable ou non. Ceci n'est disponible qu'avec le mode de facturation "Location et prêt" (voir la section factures plus bas).

Deux boutons situés en bas de chaque étape permettent de "<- Sauvegarder et retour au calendrier", ou bien "Sauvegarder et continuer ->". Ce dernier passe à l'étape suivante.

Étape 2 - Bénéficiaires de l'événement

Ici il s'agit de choisir quel sera le (ou les) bénéficiaire(s) de l'événement.

Pour cela, vous diposez d'un sélecteur multi-lignes qui permet d'en ajouter autant que vous voulez. En cliquant dans le sélecteur lui-même, vous choisissez un bénéficiaire, et son nom et sa ville (si renseignée) s'affichent.
Une fois votre choix effectué, un bouton " Ajouter un Bénéficiaire" apparaît en dessous, pour afficher un nouveau sélecteur et ajouter un autre bénéficiaire à la liste.
Vous pouvez également supprimer un bénéficiaire de la liste, en cliquant sur la (poubelle rouge).
Si vous avez ajouté une ligne en trop, vous pouvez cliquer sur le bouton pour l'enlever.

Le choix de bénéficiaire est facultatif, vous pouvez très bien cliquer directement sur le bouton "Sauvegarder et continuer", sans choisir de bénéficiaire.

Attention : L'ordre de la liste des bénéficiaires est importante, car seul le premier bénéficiaire de la liste apparaîtra sur la facture de l'événement.

Étape 3 - Techniciens de l'événement

Cette étape fonctionne exactement de la même manière que l'étape précédente : un sélecteur multi-ligne vous permet de choisir plusieurs techniciens à assigner à l'événement.

Elle est également facultative, vous pouvez cliquer directement sur le bouton "Sauvegarder et continuer", sans choisir de technicien. En revanche, l'ordre d'assignation des techniciens n'a aucune importance.

Étape 4 - Matériel de l'événement

Dans cette étape, il s'agit de définir quel matériel vous allez louer ou prêter, avec quelles quantités. Pour cela, vous disposez de la liste complète du matériel au détail. Comme tous les listings, cette liste est paginée, dispose d'un champ de recherche sur le nom ou la référence, ainsi que de filtres en haut de page, pour n'afficher que le matériel d'un certain parc, d'une certaine catégorie et/ou sous-catégorie, ou encore ayant certaines étiquettes.

Lors de la modification d'un événement existant, seul le matériel qui est déjà assigné à l'événement est affiché. Un bouton en haut à droite de la page permet d'afficher la liste complète du matériel.

Pour ajouter du matériel à l'événement, il suffit d'augmenter la quantité voulue d'une ligne en particulier, en cliquant sur le bouton de cette ligne, ou bien en écrivant directement une quantité dans le champ prévu.

Pour enlever du matériel à l'événement, vous pouvez cliquer sur le bouton en bout de ligne, ou bien réduire la quantité jusqu'à 0, grâce au bouton de cette ligne, ou encore en écrivant directement "0" dans le champ.

Une fois que vous avez terminé, n'oubliez pas de cliquer sur un des boutons "Sauvegarder et retour au calendrier" ou bien "Sauvegarder et continuer", sans quoi votre choix sera perdu !

Étape 5 - Récapitulatif de l'événement

Cette dernière page affiche la totalité des informations de l'événements, pour pouvoir les vérifier.

En haut, on trouve les informations de base de l'événement : son titre, ses dates, son lieu, sa description et les bénéficiaires ainsi que les techniciens assignés à l'événement.

Plus bas, la liste complète du matériel, triée par catégorie et par prix décroissant. Cette liste présente le nom de chaque matériel, ainsi que la quantité choisie, et le tarif résultant (si le mode de facturation le permet). De même, un sous-total par catégorie est aussi affiché. À noter que si la liste du matériel fait plus de 30 lignes, elle est automatiquement cachée pour faciliter la lecture du récapitulatif. Un bouton "Afficher la liste détaillée du matériel" est disponible dans ce cas.

Ensuite, et si le mode de facturation le permet (voir partie factures ci-dessous), on trouve une section de facturation, comprenant la génération de facture avec remise, et les totaux : total par jour et coefficient de tarif dégressif, montant total facturé au bénéficiaire, ainsi que la valeur de remplacement totale, qui vous permettra de demander un chèque de caution, par exemple.

En dessous du matériel de l'événement, peut être affichée la liste du matériel manquant si tel est le cas : quand d'autres événements utilisent le même matériel durant cette période, ou bien que les quantités voulues dépassent les quantités disponibles en stock, ou encore quelques-uns sont en panne. Chaque matériel manquant est affiché en rouge, avec la quantité qu'il en manque.

Enfin, en bas de page se trouvent quelques boutons d'action, tels que "Confirmer l'événement" ou "Imprimer ce récap".

Factures

Attention
cette section dépend du mode de facturation, choisi à l'étape 2 de l'installation.

  • Si le mode de facturation choisi est "location", la facturation sera toujours activée pour tous les événements (même si définis comme "non facturables").
  • Si le mode de facturation est "location et prêt", la facturation sera activée uniquement quand l'événement est défini comme "facturable" (voir l'étape 1 de modification d'un événement ci-dessus).
  • Si le mode de facturation choisi est "prêt uniquement", cette section est inutile car la facturation est désactivée. Ceci n'est donc utile que pour les modes de facturation "location", ou "location et prêt".

Pour créer une facture, il suffit de se rendre dans l'onglet "Facturation" de la fenêtre de l'événement, ou bien à la dernière étape (étape 5) de la modification d'un événement.
Puis, renseigner une éventuelle remise à appliquer sur le montant total, et cliquer sur le bouton "Créer la facture" pour générer un fichier PDF, qu'il sera ensuite possible de télécharger.

Notes importantes

  • La facture ne sera générée qu'au nom du premier bénéficiaire de la liste des bénéficiaires de l'événement (voir l'étape 2 de modification d'un événement ci-dessus).
  • Seul le "matériel remisable" (voir gestion du matériel ci-dessus) est pris en compte dans le calcul du total après remise.
  • Le nom, l'adresse et les données de l'émetteur de la facture sont stockées dans le fichier de configuration, c'est à dire renseignées à l'étape 3 de l'installation.

Si une facture existe déjà, vous avez la possibilité de la re-générer grâce au lien "Cliquez ici pour refaire une facture".

Pour spécifier une remise, vous pouvez :

  • soit donner un taux pour la remise (en %),
  • soit spécifier un montant total souhaité, pour que l'application se charge de trouver le taux exact correspondant.

Notez que les montants totaux se mettent à jour automatiquement quand vous modifiez la remise à appliquer. Une fois la facture générée, le taux de remise reste affiché.

Il est possible de personnaliser la présentation des factures. En attendant de pouvoir le faire depuis l'interface en tant qu'administrateur de l'application, il faut modifier "à la main" le fichier src/views/pdf/bill-default.twig. Vous trouverez plus de détails sur la façon de procéder dans l'annexe "personnaliser les factures".