Utiliser l'interface de Loxya (Robert2)

Note : La variante Premium de l'application comporte des fonctionnalités additionnelles.
Celles-ci seront indiquées par l'icône .

Terminologie

Voici une description des principaux termes utilisés dans l'interface de Loxya (en Français) :

  • Parc : Nous appelons "Parc" le lieu qui contient votre matériel. Concrètement, cela peut aussi bien être un grand entrepôt avec une adresse postale précise, qu'un petit placard à balais au fond de la cuisine, ou la cave du voisin.
  • Événement : C'est le cœur du fonctionnement du logiciel. Un événement est une entité temporelle qui a un titre (nom), une date de début et une de fin, qui contient du matériel en quantités définies, et auquel on peut assigner un ou plusieurs bénéficiaires et techniciens.
  • Réservation ( Premium uniquement) : Comme pour les événements, une réservation a une date de début et de fin, et contient du matériel en quantité définies. En revanche, elle doit obligatoirement avoir un bénéficiaire dès sa création, et n'a pas de titre ni de technicien.
  • Bénéficiaire : Les personnes (ou structures) qui bénéficient de vos prestations. Donc si vous êtes une entreprise, vos "clients" ; si vous êtes une école ou université, vos "étudiants" ; et si vous êtes une association, vos "adhérents".
  • Technicien : Les personnes qui peuvent être assignées à des événements pour accompagner le matériel, afin d'y participer sur un poste en particulier (installation, régie, livraison...), durant un temps déterminé sur la période de l'événement.
  • Tag : Il s'agit d'un terme (un mot ou une petite phrase) permettant de marquer le matériel pour faciliter sa recherche.
  • Unité ( Premium uniquement) : Pour un matériel identifié de manière "unitaire", il s'agit de l'une de ses occurrences réelles. Une unité peut avoir un numéro de série, par exemple. L'ensemble des unités d'un matériel unitaire constitue son stock disponible.

Rôles des utilisateurs

Il existe trois rôles différents pour les utilisateurs de l'application :

  • Administrateur : Ils ont accès à toutes les fonctions de l'application, sans restriction. Il faut donc faire à attention à qui on octroie ce rôle. Les admins peuvent créer et modifier tous les utilisateurs de l'application (hormis leurs mots de passe).
  • Membre : Ces utilisateurs n'ont accès qu'aux tâches communes de la gestion "métier" de l'application, comme par exemple la création et la modification des événements, ainsi que la gestion du matériel, des techniciens et des bénéficiaires. Ils ne peuvent pas créer ou modifier les autres utilisateurs.
  • Visiteur : Ces utilisateurs, une fois connectés, peuvent consulter le calendrier des événements, mais ne peuvent pas en créer ni les modifier. Ils n'ont accès à rien d'autre.
  • Externe ( Premium) : Il s'agit d'un rôle spécial, qui ne peut être utilisé que dans le cadre de la réservation en ligne, pour associer un bénéficiaire à un compte utilisateur lui permettant d'accéder à la partie "externe" de l'application.

Menus et navigation

L'interface de Loxya (Robert2) présente deux menus :

  • Le menu principal situé à gauche de l'écran dans une barre verticale.
  • Le menu utilisateur situé tout en haut à droite de l'écran, en cliquant sur le nom de l'utilisateur connecté.

Menu principal

Ce menu, situé à gauche de l'écran, apparaît différemment selon qu'on est un "administrateur", un "membre" ou un "visiteur" (voir Rôles des utilisateurs ci-dessus).
Il se compose des entrées suivantes :

Entrée du menu Visible par
Calendrier Administrateurs, Membres, Visiteurs
Matériel Administrateurs, Membres
Techniciens Administrateurs, Membres
Bénéficiaires Administrateurs, Membres
Demandes de réservation
( Premium uniquement)
Administrateurs, Membres
Catégories Administrateurs
Tags Administrateurs
Parcs de matériel Administrateurs
Utilisateurs Administrateurs
Paramètres Administrateurs

Menu utilisateur

Ce menu est le même pour tous. Il apparaît lorsqu'on clique sur le nom de l'utilisateur connecté en haut à droite de l'écran.
Il se compose des entrées suivantes :

  • Vos paramètres : Permet de modifier les informations personnelles de l'utilisateur connecté (pseudo, mot de passe, nom, adresse e-mail, coordonnées...), ainsi que ses préférences, telles que le langage de l'interface, et l'activation de la réception des notifications par e-mail envoyées par le système ( Premium uniquement).
  • Quitter Robert : En cliquant sur ce bouton vous serez déconnecté de l'application et retournerez sur la page de connexion.

Listings

Que ce soit la gestion du matériel, des techniciens, des bénéficiaires,, des demandes de réservation, des parcs de matériel ou des utilisateurs, le comportement est identique. En cliquant sur l'entrée correspondante du menu principal, vous verrez le listing de cette entité. En cliquant sur le bouton de création (en haut de page) ou sur l'un des boutons de modification d'un enregistrement, vous verrez le formulaire de création / modification d'une entité.

Pagination

Les listes sont paginées. C'est à dire que quand il y a plus d'un certain nombre d'éléments (typiquement 100), des boutons en bas de page permettent de passer à la page suivante ou précédente.

Recherche

Tous les listings disposent d'un champ de recherche en haut à gauche. En général cette recherche est effectuée sur le nom des éléments. Elle est déclenchée quand vous arrêtez d'écrire dans le champ.

Montrer / cacher des colonnes

De même, tous les listings ont un petit menu déroulant à droite de l'écran qui permet de choisir de montrer / cacher des colonnes, afin d'améliorer l'affichage de celle-ci, ou pour avoir plus d'informations si besoin.

Tri

Il est également possible de trier les listes selon certaines colonnes (celles qui ont les petites flèches à droite du nom). En cliquant une première fois, on peut trier de manière ascendante, et la seconde fois cela trie de manière descendante.

Filtres

Certaines listes (comme par exemple celle du matériel) disposent en plus de filtres, situés tout en haut de la page. Ces filtres permettent de n'afficher qu'une partie des enregistrements et de mieux s'y retrouver quand la liste est très longue.

Actions

Chaque ligne du listing présente des petits boutons, tout à droite, qui servent à effectuer des actions sur l'enregistrement correspondant. Typiquement, nous avons les boutons modifier () et supprimer (). Il peut en exister d'autres, selon l'entité. Au survol du bouton, le nom de l'action apparaît.

Corbeille

Il faut savoir que quand vous supprimez un enregistrement de la liste, il n'est pas complètement supprimé, il se retrouve dans la "corbeille". Tous les listings ont un bouton "Afficher la corbeille", situé en bas à droite de l'écran, qui permet d'afficher ces enregistrements supprimés. Quand c'est la corbeille qui est affichée, ce bouton change de couleur et devient "Afficher les enregistrements non supprimés", pour permettre de revenir au listing principal.
Il est possible de restaurer, ou supprimer définitivement un enregistrement en cliquant sur le bouton idoine. Si un enregistrement est supprimé depuis la corbeille, il sera donc impossible de le restaurer.

Formulaires de création / modification

Pour créer un enregistrement, il faut cliquer sur le bouton " Nouveau ..." en haut à droite des pages de listing.
Pour modifier un enregistrement existant, il faut cliquer sur le petit bouton situé tout à droite de la ligne dans le listing.

Chacun de ces boutons fera s'afficher le formulaire de l'entité. Le formulaire sera vide pour un nouvel enregistrement, ou bien déjà rempli avec les données de l'enregistrement à modifier.

Bien entendu, chaque entité a son propre formulaire, en fonction de ses données. Mais le fonctionnement reste le même partout : des champs à remplir, un bouton "Sauvegarder" en bas de page, et un petit texte d'aide à côté expliquant tel ou tel point important du formulaire.

Si des erreurs de validation surviennent (quand l'utilisateur entre des données non conformes), celles-ci sont affichées en rouge, sous les champs incriminés. Un message rouge est également affiché en haut à droite de la page, à la place du message d'aide.

Catégories et Tags

Ces deux entités sont présentées un peu différemment dans l'interface. Il ne s'agit pas de listings comme les autres et leur création / modification est un peu différente.

Les catégories sont présentées sous la forme de blocs. Chaque bloc contient une catégorie principale, avec ses sous-catégories. Des boutons apparaissent au survol de la souris, permettant de modifier ou supprimer la catégorie, mais aussi d'y ajouter une sous-catégorie. Lors du clic sur un bouton d'ajout ou modification, une petite fenêtre s'ouvre au centre de l'écran pour demander le nom de la catégorie ou sous-catégorie.

Les tags sont listés très simplement, l'un en dessous de l'autre. Comme pour les catégories, des boutons de modification ou suppression apparaissent au survol de la souris, et une fenêtre s'ouvre pour demander le nom du tag.

Le matériel

Les données obligatoires qui définissent le matériel sont les suivantes :

  • Un nom : C'est ce qui sera visible partout dans l'application, et sur les devis et factures. Il faut choisir un nom compréhensible et assez concis de préférence. Sa taille maximum est de 191 caractères.
  • Une référence : C'est ce qui permettra d'identifier le matériel précisément par l'application. La référence doit être unique : un matériel ne peut pas avoir la même référence qu'un autre. Il vaut donc créer des références les plus courtes et simples possibles, en utilisant des lettres et des chiffres, sans ponctuation.
  • Un parc : Il s'agit du parc de matériel auquel il appartiendra. Il suffit de choisir celui qui convient dans la liste des parcs.
    Note : Pour créer ou modifier un parc, il faut être un utilisateur du groupe "admin".
  • Une catégorie : Cette information cruciale permettra à la fois de vous aider à filtrer le matériel dans les listings, mais aussi à catégoriser le matériel dans les récapitulatifs des événements, les devis et les factures.
  • Un tarif de location : Le prix à appliquer par unité de location (typiquement, par jour donc). Ce tarif peut être égal à 0, par exemple dans le cas d'un prêt, ou encore s'il s'agit d'un petit accessoire que vous ne voulez pas facturer.
  • Une Quantité en stock : Il s'agit de la quantité exacte de ce matériel que vous détenez dans le parc. Il est important de tenir ce nombre à jour afin qu'il reflète au mieux la réalité. Ne tenez pas compte du matériel en panne, cela est fait dans un autre champ (voir ci-dessous).

Dans la variante Premium, il est possible d'identifier le matériel avec des unités précises.

Pour cela, il suffit de mettre le champ "Identification unitaire" sur "oui" dans le formulaire d'ajout / modification du matériel. Cela fait disparaître le choix du parc pour le matériel, car cette information fera partie des unités que vous allez créer : chaque unité pourra faire partie d'un parc différent, si besoin. De même, les champs quantité stock et quantité en panne disparaissent, car celles-ci seront calculées automatiquement en fonction des unités.
Pour en savoir plus, voir la section "Unités de matériel" plus bas.

Les informations facultatives du matériel sont les suivantes :

  • Une description : Un champ de texte libre, qui vous permet d'ajouter tous les détails (technique ou non) qui vous semblent importants à propos du matériel.
  • Une sous-catégorie : En complément de la catégorie (voir ci-dessus), la sous-catégorie permet d'affiner les recherches dans les listings.
  • Un emplacement dans le parc qui a été sélectionné (voir ci-dessus). Il s'agit de l'endroit précis où est stocké le matériel au sein du parc. Voir la section des emplacements dans les parcs ( Premium uniquement).
  • Un prix de remplacement : Ce tarif est celui qui servira à calculer le montant du chèque de caution, si vous voulez en demander un à vos bénéficiaires pour vos événements.
  • Une quantité en panne : En complément à la quantité en stock, ce champ permet de savoir combien de ce matériel est en panne. Il sert aussi à calculer le matériel manquant dans le récapitulatif d'un événement. En espérant que vous en ayez le moins possible !
  • Des notes : Ici vous pouvez ajouter d'autres détails, concernant la vie du matériel par exemple (ses mises à jour, modifications), son utilisation (précautions d'emploi), etc.

Puis, des informations de facturation (visibles uniquement si l'application est en mode "Location", ou "Location et prêt") :

  • Un interrupteur "Remisable ?" permettant de définir si le matériel doit être pris en compte ou non dans le calcul du total après remise. Si c'est "Non", le matériel est considéré comme non-remisable, c'est à dire qu'il sera toujours facturé à son plein tarif et le calcul du montant de la remise n'en tiendra pas compte.
  • Un interrupteur "Caché sur la facture ?" : Si "Oui", permet de ne pas montrer certains matériels sur les factures (consommables, accessoires communs, outils...). Pour que ceci puisse être activé, il faut impérativement que le tarif de location du matériel soit égal à 0.

Caractéristiques spéciales du matériel

Vous avez la possibilité d'ajouter des caractéristiques spéciales au matériel, qui seront spécifiques à votre utilisation du logiciel. Pour cela, vous pouvez cliquer sur le bouton "Gérer les caractéristiques spéciales" situé en haut de la page du listing du matériel. Cela ouvrira une page de gestion de ces caractéristiques.

Dans cette page, vous avez la possibilité d'ajouter autant de caractéristiques que vous le souhaitez. Une caractéristique est composée de :

  • Un nom, qui doit décrire précisément et de manière concise l'attribut du matériel à utiliser. On peut écrire "Poids", "Hauteur" ou encore "Puissance" par exemple. Il faut que ce nom soit le plus court possible.
  • Le type de donnée que représente cette caractéristique. Vous avez le choix entre du texte, un nombre entier, un nombre décimal, une date, ou un booléen (c'est à dire une valeur oui/non).
  • Une unité de mesure, pour les données de type numérique uniquement (c'est à dire "nombre entier" ou "nombre décimal"). L'unité doit être une abréviation très courte, comme par exemple kg, cm, W, °C ou encore W/m².
  • La rendre totalisable (uniquement pour données numérique, du type "nombre entier" ou "nombre décimal") : quand ce paramètre est sur "Oui", le total de la caractéristique est affiché en bas de la liste du matériel sur les fiches de sorties.
  • Une taille maximum, pour les données du type "texte" uniquement, afin de limiter le nombre de caractères pouvant être utilisés.
  • Les catégories de matériel pour lesquelles cette caractéristique sera utilisable. si vous n'en choisissez aucune, la caractéristique sera disponible dans toutes les catégories.

N'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Sauvegarder" en bas de page, sinon les caractéristiques seront perdues.
Aussi, attention à bien vérifier le type de donnée choisi pour la caractéristique avant de sauvegarder, car ensuite il ne sera plus modifiable !

Documents attachés au matériel

Dans l'onglet "Documents" de la fiche d'un matériel, vous pouvez attacher des fichiers divers, comme un manuel d'utilisation, une certification de conformité, des photos additionnelles, et tout autres données qui ont du sens pour le suivi du matériel.

À gauche de cette page se trouve la liste des fichiers qui ont déjà été envoyés, et à droite une zone vous permettant de glisser-déposer des nouveaux fichiers. Les fichiers déposés dans cette zone sont immédiatement envoyés. Une barre de progression vous permet de suivre l'envoi de chaque fichier. Une fois qu'il a été bien réceptionné, il s'affiche dans la partie de droite, dans la liste des fichiers attachés au matériel.

La taille maximum d'un fichier est de 25 Mo, et les formats de fichier autorisés sont les suivants : .pdf, .zip, .rar, .jpg, .png, .webp, .txt, .csv, .ods, .xls, .xlsx, .odt, .doc et .docx.

Unités de matériel ( Premium)

Quand l'option "identification unitaire" d'un matériel est activée, un nouvel onglet "Unités" apparaît dans la page du matériel (la page accessible via le bouton du listing matériel). Dans cet onglet, on trouve un listing des unités du matériel.

Une unité de matériel comporte les informations minimales suivantes :

  • Une référence. Il s'agit d'un identifiant unique, permettant de nommer l'unité.
  • Un parc auquel l'unité appartient, à choisir dans la liste des parcs.

À cela, s'ajoutent les informations facultatives suivantes :

  • L'emplacement de l'unité dans le parc qui a été sélectionné (voir ci-dessus). Il s'agit de l'endroit précis où est stocké l'unité au sein du parc. Voir la section des emplacements dans les parcs.
  • Le propriétaire de l'unité. Il doit s'agir d'une personne existante dans l'application (un utilisateur, un technicien ou même un bénéficiaire).
  • Un numéro de série (champ de texte libre)
  • Si l'unité est en panne (bouton oui / non) : cela sert au calcul de la disponibilité
  • Si l'unité est perdue (bouton oui / non) : cela sert aussi au calcul de la disponibilité
  • Son état : pour savoir si l'unité est neuve, en excellent état, utilisée, obsolète ou en mauvais état
  • La date d'achat de l'unité
  • Des notes et commentaires associés à l'unité.

Il possible de générer un code-barre pour chaque unité de matériel. Ce code-barre est du type 2D, au format PDF417.
Pour générer et télécharger le code-barre d'une unité, il suffit d'utiliser le bouton ("Télécharger le code-barre) situé à droite de chaque ligne de la liste des unités. Ce code-barre pourra ensuite être imprimé puis collé sur le matériel lui-même, afin d'être scanné avec une douchette pour ajouter l'unité rapidement dans les événements, les inventaires, et les modèles de liste de matériel.

Consulter les indisponibilités du matériel ( Premium)

Dans la variante Premium, un onglet "Périodes de réservation" est présent dans la fiche de chaque matériel.

Cet onglet affiche une liste des événements sur lesquels le matériel a été réservé, ainsi qu'une frise temporelle permettant de resituer ces événement dans le temps. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble de l'utilisation du matériel.

En cliquant sur un événement de la liste, la frise temporelle se déplace automatiquement sur l'événement. Et en cliquant sur un événement de la frise temporelle, la liste défile automatiquement pour afficher l'événement.

En double-cliquant sur un événement sur la frise temporelle, ou en utilisant le bouton "ouvrir" dans la liste, vous pouvez ouvrir la fenêtre de cet événement (voir plus bas) pour en connaître tous les détails.

Le calendrier

Cette vue affiche les événements sur une frise de temps (timeline), de manière à voir tout ce qu'il se passe, d'un seul coup d'œil.

  • Les événements en orange sont ceux qui sont futurs ou en cours.
  • Quand ils sont semi-transparents, c'est qu'ils ne sont pas confirmés.
  • Les événements en gris clair sont ceux qui sont passés.
  • Quand ils ont des bandes diagonales mouvantes, c'est qu'ils sont en cours.
  • Les événements en gris foncé sont ceux qui sont passés et archivés.

Signification des icônes :

  •  : Cet événement n'est pas confirmé.
  •  : Cet événement est confirmé.
  •  : Il manque l'inventaire de retour pour cet événement passé.
  •  : Cet événement est archivé.
  •  : Si événement futur : il manque du matériel. Si événement passé : du matériel n'a pas été retourné.

Manipulation de la frise temporelle

Avec la souris, vous avez la possibilité de :

  • Cliquer-glisser pour déplacer la vue à gauche (vers le passé) ou à droite (vers l'avenir).
  • Scroller avec la molette de la souris (ou deux doigts sur un pavé tactile), pour zoomer / dézoomer.
  • Double-cliquer sur la frise (en dehors d'un événement) pour déclencher la création d'un événement à la date sous la souris.
  • Cliquer sur un événement pour le sélectionner avant de le manipuler (voir ci-dessous).
  • Double-cliquer sur un événement pour ouvrir la fenêtre d'un événement qui affiche ses détails, et effectuer d'autres actions sur cet événement.
  • Survoler un événement pour en afficher les détails sans ouvrir la fenêtre.

Une fois qu'un événement est sélectionné (simple clic dessus) et qu'il est modifiable, vous pouvez :

  • Cliquer-glisser sur l'événement lui-même pour le déplacer dans le temps (à gauche vers le passé, à droite vers le futur).
  • Cliquer-glisser sur les poignées situées de part et d'autre de l'événement, pour décaler sa date de début (poignée de gauche) ou sa date de fin (poignée de droite).
  • Cliquer sur l'icône de (poubelle) pour le supprimer.

En haut de page, vous avez la possibilité de :

  • Placer le centre de la frise temporelle sur une date précise en changeant la date dans le champ à gauche.
  • Centrer la frise sur le jour courant d'un seul clic, grâce au bouton "Centrer sur aujourd'hui".
  • Rafraîchir les événements affichés, si vous voulez vous assurer que la frise affiche bien les données actualisées avec le bouton "Rafraîchir les données".
  • Filtrer les événements pour n'afficher que ceux qui :
    • utilisent du matériel provenant d'un parc en particulier (si vous avez plusieurs parcs).
    • utilisent du matériel provenant d'une catégorie en particulier.
    • ont un manque de matériel (donc uniquement les événements futurs ou en cours).

Pour afficher les détails d'un événement, il faut d'abord double-cliquer dessus dans la frise temporelle. Une fenêtre apparaît au centre de la page, affichant toutes ses informations et permettant diverses manipulations (voir ci-dessous, fenêtre d'un événement).

Fenêtre d'un événement

Après avoir double-cliqué sur un événement de la frise (voir calendrier ci-dessus), une fenêtre s'ouvre au centre de l'écran.

En haut de cette fenêtre, nous trouvons le titre et les dates de l'événement, ainsi que des boutons permettant d'effectuer les actions courantes (imprimer la fiche de sortie, modifier l'événement, le confirmer, le supprimer, le dupliquer, l'archiver...).

Au centre de la fenêtre, se trouvent les onglets suivants :

  • Informations : toutes les informations de base de l'événement : son lieu, sa description, la liste de ses bénéficiaires, de ses techniciens, et le nom de l'utilisateur qui a créé l'événement.
    Il est possible de cliquer sur le lieu pour ouvrir une recherche sur la carte Google Maps pour ce lieu, et sur un technicien pour consulter sa fiche.
    En bas de page sont affichés le total du nombre d'articles, la valeur de remplacement totale, et les montants totaux de location (si la facturation est activée).
  • Techniciens : une frise temporelle montre les plages horaires et les postes assignés aux techniciens de l'événement.
  • Matériel : la liste complète du matériel qui est attribué à l'événement, trié par catégories. Sont affichés les quantités, les prix et les sous-totaux par catégories (si le mode de facturation le permet), ainsi que la liste du matériel manquant éventuel pour la période. Si l'inventaire de retour est effectué, le récapitulatif de cet inventaire est affiché en haut.
  • Devis : c'est ici que l'on peut générer et télécharger des devis pour cet événement, en spécifiant une remise (voir plus bas, partie devis et factures). Cet onglet n'est disponible que pour les modes de facturation "location" et "location et prêt".
  • Factures : comme pour les devis, il permet de générer et télécharger la facture de cet événement, en spécifiant une remise (voir plus bas, partie devis et factures). Cet onglet n'est disponible que pour les modes de facturation "location" et "location et prêt".
  • Documents : pour attacher des fichiers à l'événement. Le fonctionnement est similaire à celui des documents du matériel, sauf que la zone d'envoi des fichiers est située en haut de la liste.
  • Notes : ici vous pouvez écrire du texte, pour ajouter des informations libres à votre événement, comme par exemple les détails d'accès au lieu de livraison, une remarque concernant l'heure d'arrivée, etc. À noter que ces notes ne sont visibles que dans cet onglet !

Note : pour les réservations (dans la variante Premium), cette fenêtre est similaire à l'exception des onglets "devis" et "techniciens" qui ne sont pas présents.

Créer / modifier un événement

Pour créer un événement, deux possibilités :

  • Soit en cliquant sur le bouton " Nouvel événement" en haut à droite de la page du calendrier,
  • Soit avec un double-clic sur la frise temporelle (sur une zone vide d'événement), dans la colonne d'un jour en particulier, afin de pré-remplir la date de début de l'événement à créer avec ce jour.

Pour modifier un événement, il faut l'ouvrir (double-clic dessus) puis cliquer sur le bouton " Modifier" situé en haut de la fenêtre qui s'ouvre. Bien sûr, ce bouton n'est présent que si l'événement est modifiable.

Ces deux actions ouvrent le même formulaire de gestion d'un événement.

Dans la partie gauche de cette page, se trouve un fil d’Ariane affichant les différentes étapes et permettant de savoir où vous en êtes de l'édition de l'événement (en vert quand l'étape est remplie), ainsi qu'un mini-récapitulatif qui affiche les données de l'événement, au fur et à mesure que vous sauvegardez les étapes. La bordure de ce mini-récapitulatif devient rouge (et un petit icône apparaît) quand des modifications ont été apportées à l'événement, mais qu'elles n'ont pas encore été sauvegardées.

Ce formulaire est donc composé de 5 étapes dont voici le détail :

Étape 1 - Informations de l'événement

Dans cette première étape, il faut renseigner les informations obligatoires de l'événement, à savoir :

  • Le titre (nom) de l'événement. Il ne peut pas excéder 191 caractères.
  • Les dates de début et de fin. Des petits calendriers s'affichent pour vous aider à remplir ces champs.

On peut également y donner des informations supplémentaires, telles que :

  • Le lieu de l'événement. Il ne peut pas excéder 64 caractères.
  • Une description, dans un champ de texte libre.
  • Définir si l'événement est facturable ou non. Ceci n'est disponible qu'avec le mode de facturation "Location et prêt" (voir la section factures plus bas).
  • Choisir une couleur à utiliser pour afficher l'événement sur le calendrier.
  • Choisir un préparateur de commande ( Premium) : en effectuant une recherche parmi les techniciens qui ont été définis comme préparateurs de commande (voir Techniciens), vous pourrez en choisir un pour l'assigner à l'événement en tant que préparateur du matériel. Le système lui enverra une notification par e-mail la veille du premier jour de l'événement, avec la fiche de sortie en pièce jointe, pour lui rappeler qu'il devra le préparer.

Deux boutons situés en bas de page permettent de "← Sauvegarder et retour à l'étape précédente", ou bien "Sauvegarder et continuer →".

Étape 2 - Bénéficiaires de l'événement

Ici il s'agit de choisir quel sera le (ou les) bénéficiaire(s) de l'événement.

Pour cela, vous disposez d'un sélecteur multi-lignes qui permet d'en ajouter autant que vous voulez. En cliquant dans le sélecteur lui-même, vous choisissez un bénéficiaire, et son nom et sa ville (si renseignée) s'affichent.
Une fois votre choix effectué, un bouton " Ajouter un Bénéficiaire" apparaît en dessous, pour afficher un nouveau sélecteur et ajouter un autre bénéficiaire à la liste.
Vous pouvez également supprimer un bénéficiaire de la liste, en cliquant sur la (poubelle rouge).
Si vous avez ajouté une ligne en trop, vous pouvez cliquer sur le bouton pour l'enlever.

Le choix de bénéficiaire est facultatif, vous pouvez très bien cliquer directement sur le bouton "Sauvegarder et continuer", sans choisir de bénéficiaire.

Attention : L'ordre de la liste des bénéficiaires est importante, car seul le premier bénéficiaire de la liste apparaîtra sur la facture de l'événement.

Étape 3 - Techniciens de l'événement

Cette page vous permet de choisir un ou plusieurs techniciens à assigner à l'événement, pour des plages horaires précises. Pour cela, une frise temporelle, qui couvre toute la durée de l'événement, affiche la liste de tous les techniciens (une personne par ligne).

Pour assigner un technicien, il suffit de :

  • Double-cliquer dans la frise temporelle, sur la ligne du technicien de votre choix,
  • Choisir les dates et heures de début et fin de l'assignation,
  • Renseigner le poste occupé par ce technicien (facultatif),
  • Cliquer sur le bouton "Assigner ..."

Il est également possible de déplacer les assignations existantes sur la frise temporelle (uniquement sur l'axe du temps), de les modifier en double-cliquant dessus, et de les supprimer en utilisant la petite corbeille située à droite de l'assignation sélectionnée.

La précision minimum des horaires des assignations de technicien est de 15 minutes. Et bien entendu, les horaires doivent obligatoirement être compris entre les dates de début et fin de l'événement.

Cette étape est également facultative, vous pouvez cliquer directement sur le bouton "Sauvegarder et continuer", sans choisir de technicien.

Étape 4 - Matériel de l'événement

Dans cette étape, il s'agit de définir quel matériel vous allez louer ou prêter, avec quelles quantités. Pour cela, vous disposez de la liste complète du matériel au détail. Comme tous les listings, cette liste est paginée, dispose d'un champ de recherche sur le nom ou la référence, ainsi que de filtres en haut de page, pour n'afficher que le matériel d'un certain parc, d'une certaine catégorie et/ou sous-catégorie, ou encore ayant certains tags.

Lors de la modification d'un événement existant, seul le matériel qui est déjà assigné à l'événement est affiché. Un bouton en haut à droite de la page permet d'afficher la liste complète du matériel.

Pour ajouter du matériel à l'événement, il suffit d'augmenter la quantité voulue d'une ligne en particulier, en cliquant sur le bouton de cette ligne, ou bien en écrivant directement une quantité dans le champ prévu.

Avec la variante Premium, vous pouvez utiliser une "douchette" (ou "scanner de code-barre", ou "scanette"). Quand vous scannez un code-barre, l'unité de matériel associé est automatiquement ajouté dans la liste de l'événement, et le listing défile jusqu'à afficher la ligne de cette unité. Pour savoir comment imprimer les codes-barres, voir la partie "Unités de matériel" plus haut.

Il est aussi possible d'utiliser la liste d'un événement existant pour l'importer dans l'événement que vous êtes en train d'éditer.
En cliquant sur le bouton "Ajouter du matériel depuis un autre événement...", vous pourrez lancer une recherche sur le titre des événements existants, et en choisir un. Une fois que vous avez vérifié la liste du matériel de cet événement, vous pouvez cliquer sur le bouton " Utiliser ce matériel". Cela a pour effet d'ajouter le matériel à la liste de l'événement courant. Si un matériel était déjà sélectionné, sa quantité sera modifiée pour correspondre à celle qui est importée.

La variante Premium permet également l'utilisation de modèles de liste de matériel. Le fonctionnement est identique à celui de la réutilisation de la liste du matériel d'un événement existant. Pour créer un modèle de liste, il suffit d'aller dans la page "Matériel" et de cliquer sur le bouton "Modèles de liste" en haut à droite de la page. Voir la section "Modèles de liste" plus bas.

Pour enlever du matériel à l'événement, vous pouvez cliquer sur le bouton en bout de ligne, ou bien réduire la quantité jusqu'à 0, grâce au bouton de cette ligne, ou encore en écrivant directement "0" dans le champ.

Dans la variante Premium, vous pouvez créer plusieurs sous-listes de matériel pour un même événement.
Pour cela, il suffit d'utiliser le bouton "Nouvelle sous-liste" en haut de l'écran, et lui donner un nom. Ensuite, vous pouvez ajouter du matériel dans cette liste.
Pour modifier le contenu d'une liste, il suffit de cliquer sur le bouton "modifier" () à droite du nom de la liste, pour que son contenu s'affiche avec les champs de quantité.
À noter que si votre événement contient déjà du matériel au moment où vous créer une nouvelle liste, le matériel déjà présent sera transféré dans une liste appelée "Liste globale".

La sauvegarde de l'événement se fait à chaque changement effectué dans la liste du matériel. Ainsi, si vous oubliez de cliquer sur le bouton "Sauvegarder et continuer", votre travail est conservé quand même.

Étape 5 - Récapitulatif de l'événement

Cette dernière page affiche la totalité des informations de l'événements, pour pouvoir les vérifier.

En haut, on trouve les informations de base de l'événement : son titre, ses dates, son lieu, sa description et les bénéficiaires ainsi que les techniciens assignés à l'événement.

Plus bas, la liste complète du matériel, triée par catégorie et par prix décroissant. Cette liste présente le nom de chaque matériel, ainsi que la quantité choisie, et le tarif résultant (si le mode de facturation le permet). De même, un sous-total par catégorie est aussi affiché.

Dans la variante Premium si vous utilisez plusieurs sous-listes de matériel, celui-ci sera classé par sous-listes et trié par catégories.

Ensuite, et si le mode de facturation le permet (voir partie devis et factures ci-dessous), on trouve une section affichant les totaux : total par jour et coefficient de tarif dégressif, montant total facturé au bénéficiaire, ainsi que la valeur de remplacement totale, qui vous permettra de demander un chèque de caution, par exemple.

En dessous du matériel de l'événement, peut être affichée la liste du matériel manquant si c'est le cas. Chaque matériel manquant est affiché en rouge, avec la quantité qu'il en manque. Les causes possibles d'un manque de matériel sont les suivantes :

  • quand d'autres événements utilisent le même matériel durant la période de l'événement,
  • quand les quantités voulues dépassent les quantités disponibles en stock,
  • quand du matériel est en panne.

Enfin, en bas de page se trouvent quelques boutons d'action, tels que "Confirmer l'événement" ou "Imprimer ce récapitulatif" pour télécharger la fiche de sortie en PDF.

Réservations en ligne ( Premium)

Cette fonctionnalité permet aux bénéficiaires existants, et disposant d'un compte personnel, de faire eux-mêmes des demandes de réservation de matériel.
Voici une petite vidéo pour vous donner un aperçu du fonctionnement de cette fonctionnalité :

Attention
Avant tout, il faut activer cette fonctionnalité en se rendant dans les paramètres de l'application.

Dès que les réservations en ligne sont activées, plusieurs choses changent dans l'application :

  • Une nouvelle partie devient disponible dans le logiciel : c'est la partie "externe", en marque blanche. Cette nouvelle partie est accessible à l'adresse [url de base]/external, et permettra aux bénéficiaires de s'y connecter pour effectuer leurs demandes.
  • Un nouveau bouton intitulé "Demandes de réservation" apparaît dans le menu principal (pour les administrateurs et les membres uniquement). Il permettra d'accéder à la liste des demandes en attente, et de celles qui ont déjà été traitées.
  • Dans le formulaire d'édition des bénéficiaires, un bouton "Permettre les réservations en ligne" est ajouté. En activant cela pour un bénéficiaire, vous pourrez lui créer un compte utilisateur qui lui permettra d'accéder à la partie "externe" et faire ses demandes de réservation lui-même.
  • Dans le formulaire d'édition d'un matériel, une nouvelle section "Réservations en ligne" apparaît. Dans cette section, on peut choisir de ne pas "permettre la réservation en ligne" pour le matériel concerné. On peut également choisir les utilisateurs du groupe "membre" qui pourront approuver le matériel dans les demandes de réservation.
  • Dans la page de gestion des catégories, un bouton "Définir les membres approbateurs" est ajouté dans le menu trois-points de chaque catégorie. Celui-ci permet de choisir les utilisateurs du groupe "membre" qui pourront approuver les demandes de réservation du matériel faisant partie de la catégorie.
  • Dans le calendrier principal, les réservations qui ont été approuvées apparaîtront parmi les événements existants.

Partie "réservation en ligne" du logiciel

En accédant à l'adresse [url-de-votre-instance]/external, un utilisateur faisant partie des bénéficiaires pourra s'y connecter grâce à son pseudo et son mot de passe.

Cette partie est en marque blanche, c'est à dire que le nom de l'application n'apparaît pas. À la place, en haut à gauche de la page, c'est le nom de votre structure (raison sociale) qui est affiché. Aussi, le design est différent de celui de la partie "administration" du logiciel.

Une fois connecté, le bénéficiaire peut commencer un "panier" pour sa demande de réservation :

  • Étape 1 : choix de la période de réservation. Il doit choisir une date de début et une date de fin. La date de début ne pourra pas être antérieure à la date courante, plus une période de sécurité configurable dans les paramètres de l'application.
  • Étape 2 : choix du matériel à réserver. Les disponibilités affichées tiennent compte de toutes les autres réservations et événements qui ont lieu durant la période choisie à l'étape 1, mais aussi de tous les autres paniers en cours de création. À gauche de la page, on peut choisir de filtrer par catégorie et sous-catégorie, et un champ de recherche permet de filtrer le matériel sur son nom ou sa référence. Note : il est possible de modifier la période choisie même après avoir commencé le choix du matériel, en cliquant sur le bouton "Changer les dates" en bas à gauche.
  • Étape 3 : récapitulatif / visualisation du panier. C'est la dernière étape avant validation du panier pour en faire une demande de réservation. On y voit la liste complète du matériel choisi, et les totaux en bas de page. Un champ "Notes additionnelles" permet au bénéficiaire de faire part de certaines remarques ou observations concernant sa demande.
  • Étape 4 : page de remerciement. Un message prévient le bénéficiaire que sa demande a bien été prise en compte, et qu'elle sera examinée par un membre de l'équipe.

Attention, le temps est limité pour valider son panier. Ce temps est configurable dans les paramètres de l'application, mais par défaut les bénéficiaires ont 15 minutes pour valider leur panier. Au delà de cette limite, leur panier est supprimé pour éviter un blocage inutile des quantités de matériel en stock.

Gestion des demandes de réservation

Grâce au bouton "Demandes de réservation" du menu principal, on accède à la liste des demandes de réservation. Sur cette page, se trouvent deux onglets :

  • Demandes en attente : Il s'agit des paniers qui ont été validés par les bénéficiaires. Il faut donc inspecter cette liste régulièrement, pour les approuver ou les rejeter.
  • Demandes traitées : Toutes les demandes, qui ont été approuvées (et donc transformées en réservations), rejetées, ou encore qui n'ont pas été traitées à temps.

Dans ces listes, on voit le nom du bénéficiaire ayant fait la demande, le statut et la période de réservation de la demande, ainsi que les totaux du nombre de matériel et du montant total de la réservation (si la facturation est activée).

Pour traiter une demande en attente, il suffit de cliquer sur sa ligne dans la liste. Cela ouvre une page qui affiche toutes les informations de la demande : Le nom et les coordonnées du bénéficiaire, les dates de la période de réservation, la liste complète du matériel demandé, et les totaux en bas de page.
Il est possible d'approuver le matériel ligne par ligne (pour les utilisateurs "membres"), ou alors d'approuver la demande en entier (pour les utilisateurs admin).
Il est également possible de rejeter la demande. Lors de cette action, on peut spécifier une raison pour laquelle la demande est rejetée. Attention, cette raison sera affichée dans l'e-mail de notification envoyé au bénéficiaire.

Quand une réservation a été approuvée, celle-ci se retrouve affichée sur la frise temporelle du calendrier principal.

Note : Il est possible de modifier la liste du matériel d'une demande de réservation ou d'une réservation approuvée tant que la facturation n'est pas activée.

Comptes utilisateurs des bénéficiaires

Pour qu'un bénéficiaire puisse accéder à la réservation en ligne, il lui faut impérativement un compte utilisateur.

Pour créer le compte utilisateur d'un bénéficiaire, il suffit d'ouvrir la page de modification de ce bénéficiaire, et de choisir "Oui" pour le champ "Permettre les réservations en ligne" (en bas du formulaire).
À ce moment-là, une section "compte utilisateur" apparaît en dessous, qui permet de renseigner un pseudo, une adresse e-mail et un mot de passe pour créer l'utilisateur associé au bénéficiaire.

Note : seuls les utilisateurs du groupe "administrateur" peuvent effectuer cette manipulation.

Une fois créé, l'utilisateur lié au bénéficiaire ne pourra pas être modifié via la page de modification du bénéficiaire. Pour cela, il faudra utiliser la page de gestion des utilisateurs.

Gestion des utilisateurs pouvant approuver ou rejeter les demandes de réservation

Les utilisateurs du groupe "administrateur" ont le droit d'approuver ou rejeter toutes les demandes de réservation.
Les utilisateurs du groupe "membre", eux, ne peuvent gérer les demandes de réservation que dans les conditions suivantes :

  • Si la demande de réservation contient au moins un matériel dont il a explicitement été défini comme "membre approbateur", il pourra rejeter la demande, ou approuver le matériel dont il est "membre approbateur" (et uniquement ce matériel-là).
  • S'il fait partie des "membres approbateurs" de tout le matériel de la demande, il pourra également approuver la réservation dans son ensemble en un clic, comme peut le faire un administrateur.

Pour définir les "membres approbateurs" du matériel ou des catégories de matériel, un utilisateur du groupe "administrateur" peut procéder ainsi :

  • Pour le matériel, il lui suffit d'aller dans la page de modification dudit matériel (bouton "modifier"), dans la section "Réservations en ligne", et d'ajouter l'utilisateur dans la liste de ceux qui peuvent approuver le matériel, en recherchant leur nom ou pseudo.
  • Pour les catégories, il doit utiliser le bouton "Définir les membres approbateurs" de la catégorie. Dans la fenêtre qui s'ouvre, il suffit d'ajouter l'utilisateur à la liste des membres pouvant approuver le matériel de la catégorie.

Gestion du matériel pouvant être réservé en ligne ou non

Les utilisateurs des groupes "administrateur" et "membre" peuvent choisir d'activer ou non la réservation en ligne de chaque matériel, en se rendant dans la page de modification du matériel, section "Réservations en ligne", et en utilisant le champ "Permettre la réservation en ligne" ("oui"/"non").

Ce champ est à "oui" par défaut lors de la création d'un nouveau matériel, ou lors de l'activation des réservations en ligne.

Visualisation des réservations sur le calendrier

Dans le calendrier principal, les réservations sont affichées au même endroit que les événements, et suivant la même légende visuelle : orange pour les réservations futures, bariolées pour celles qui se déroulent actuellement, gris pour les réservations passées, et gris sombre pour celles qui ont été archivées.

Les différences principales avec les événements sont les suivantes :

  • une réservation n'a pas de titre (c'est le nom du bénéficiaire et la date de la demande qui permettent de l'identifier). Elle a donc obligatoirement un bénéficiaire.
  • elle n'a pas de lieu.
  • elle n'a pas de statut "à confirmer" ou non.
  • on ne peut pas lui assigner de technicien.
  • elle ne peut pas être modifiée (ni ses dates, ni son contenu).

Comme pour les événements, on peut double-cliquer sur une réservation pour ouvrir une fenêtre permettant de visualiser tous ses détails : le nom et les coordonnées du bénéficiaire, les noms des utilisateurs ayant approuvé la demande, les totaux (nombre d'articles, valeur de remplacement, montant total...). Dans un autre onglet, on peut aussi voir la liste complète du matériel, et le matériel manquant éventuel. Enfin, on peut également créer et télécharger sa facture (si la facturation est activée).

De même, on peut effectuer son inventaire de retour, qui fonctionne de la même manière que pour les événements.

Devis et Factures

Attention
cette section dépend du mode de facturation, choisi à l'étape 2 de l'installation.

  • Si le mode de facturation choisi est "location", la facturation sera toujours activée pour tous les événements (même si définis comme "non facturables").
  • Si le mode de facturation est "location et prêt", la facturation sera activée uniquement quand l'événement est défini comme "facturable" (voir l'étape 1 de modification d'un événement ci-dessus).
  • Si le mode de facturation choisi est "prêt uniquement", cette section est inutile car la facturation est désactivée. Ceci n'est donc utile que pour les modes de facturation "location", ou "location et prêt".

Pour créer un devis ou une facture, il suffit de se rendre dans les onglets "Devis" ou "Facture" de la fenêtre de l'événement, ou bien à la dernière étape (étape 5) de la modification d'un événement.
Puis, renseigner une éventuelle remise à appliquer sur le montant total, et cliquer sur le bouton "Créer" pour générer un fichier PDF, qu'il sera ensuite possible de télécharger.

Notes importantes

  • Les devis et la facture ne seront générés qu'au nom du premier bénéficiaire de la liste des bénéficiaires de l'événement (voir l'étape 2 de modification d'un événement ci-dessus).
  • Seul le "matériel remisable" (voir gestion du matériel ci-dessus) est pris en compte dans le calcul du total après remise.
  • Le nom, l'adresse et les données de l'émetteur de la facture sont stockées dans le fichier de configuration, c'est à dire renseignées à l'étape 3 de l'installation.

Vous pouvez créer autant de devis que nécessaire. En revanche, une seule facture ne peut exister pour un événement. Donc si une facture existe déjà, vous avez la possibilité de la re-générer grâce au lien "Cliquez ici pour refaire une facture", mais attention, cela incrémentera le numéro de la facture (car il n'est pas autorisé de vraiment modifier une facture existante).

Pour spécifier une remise, vous pouvez :

  • soit donner un taux pour la remise (en %),
  • soit spécifier un montant total souhaité, pour que l'application se charge de trouver le taux exact correspondant.

Notez que les montants totaux se mettent à jour automatiquement quand vous modifiez la remise à appliquer.
Une fois le devis ou la facture générée, le taux de remise reste affiché (et sera utilisé pour les opérations suivantes).

Il est possible de personnaliser la présentation des factures. En attendant de pouvoir le faire depuis l'interface en tant qu'administrateur de l'application, il faut modifier "à la main" le fichier src/views/pdf/bill-default.twig. Vous trouverez plus de détails sur la façon de procéder dans l'annexe "personnaliser les factures".

Inventaire de retour du matériel

Quand un événement est passé, il devient nécessaire de faire son inventaire de retour, afin de nous assurer que tout le matériel a bien été restitué, en bon état de marche. Pour cela, il faut ouvrir la fenêtre d'un événement passé (ou d'une réservation, dans la variante Premium), puis de cliquer sur le bouton "Inventaire de retour", situé en haut à gauche.

Dans la nouvelle page qui s'ouvre, se trouve une liste de tout le matériel qui est sorti pour cet événement, avec deux champs de quantités pour chaque matériel :

  • Le premier champ "Qté effective" est la quantité retournée de ce matériel,
  • Le second champ "Qté en panne" est la quantité de ce matériel qui est revenu cassé ou en panne.

En bas de page, un bouton "Sauvegarder le brouillon" permet d'enregistrer les modifications afin de revenir plus tard sur cet inventaire.

Une fois l'inventaire terminé, il suffit de cliquer sur le bouton "Terminer cet inventaire" et confirmer. Cela aura pour effet de le verrouiller, et de mettre à jour automatiquement les quantités de matériel en panne du matériel concerné.

Notes importantes

  • Il est possible de commencer un inventaire de retour dès le premier jour de l'événement, mais cet inventaire ne peut être terminé que le dernier jour de l'événement.
  • Une fois terminé, un inventaire de retour ne peut plus être modifié. Assurez-vous donc d'avoir bien fini le compte avant de le terminer.
  • Lorsqu'on "termine" un inventaire, seules les quantités "en panne" du matériel sont mises à jour, et non pas les quantités du stock du matériel, même si la quantité retournée est moindre que la quantité sortie. Si vous avez vraiment perdu un matériel, il vous faudra modifier sa quantité en stock manuellement.

Si du matériel n'a pas été restitué (quantité retournée inférieure à la quantité sortie), un message d'alerte s'affiche en haut de page, mais aussi dans l'événement sur la frise temporelle, ainsi que dans la fenêtre de l'événement dans l'onglet "Matériel".

La variante Premium offre la possibilité d'envoyer des e-mails de notification automatiquement aux bénéficiaires qui n'ont pas restitué la totalité du matériel de l'événement à temps.
Aussi, quand l'inventaire a été sauvegardé comme brouillon et tant qu'il n'est pas terminé, un bouton "Notifier les techniciens" s'affiche en bas de page, pour envoyer un e-mail aux techniciens qui étaient assignés à l'événement, avec la liste du matériel manquant.

Dupliquer un événement

Pour gagner du temps, il est possible de dupliquer un événement existant grâce au bouton "Dupliquer" de la fenêtre de l'événement : cela copiera toutes ses informations (titre, lieu, bénéficiaires, techniciens assignés, etc.) ainsi que tout le matériel qui lui était assigné.

Il suffit de renseigner les dates de début et fin du nouvel événement dans la fenêtre qui s'ouvre, puis valider, et le tour est joué !

Modèles de liste de matériel ( Premium)

Ils servent à importer rapidement une liste de matériel avec des quantités et des unités précises dans un événement (ou dans un autre modèle de liste). Cela peut être pratique quand on a des événements récurrents, ou plusieurs événements qui partagent la même base de matériel.

Pour accéder à la gestion des modèles de liste, rendez-vous dans la page "Matériel" du menu principal. En haut à droite se trouve un bouton " Modèles de liste".

Un modèle de liste a un nom, une description (facultative), et une liste de matériel.

Pour assigner le matériel à un modèle de liste, c'est le même fonctionnement que pour les événements : il suffit d'utiliser les boutons et , le champ de quantité, ou bien votre scanette à code-barre !

Et pour utiliser un modèle de liste dans un événement (voir l'étape 4 de la modification d'événement plus haut), il suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter du matériel depuis...", et de choisir "Un modèle de liste...". Vous pouvez ensuite choisir un modèle parmi ceux affichés, et vérifier que sa liste de matériel correspond à vos attentes. Pour finir, cliquez sur le bouton " Utiliser ce modèle de liste", ou bien de revenez en arrière grâce au bouton "En choisir un autre".

Quand vous utilisez un modèle de liste, le matériel est ajouté à la liste de l'événement. Si un matériel était déjà sélectionné, sa quantité sera modifiée pour correspondre à celle du modèle (elle n'est pas ajoutée). Si une unité est déjà sélectionnée, elle le sera toujours après l'importation. Attention, cela ne désélectionne aucun matériel !

Parcs de matériel

Un parc de matériel est un lieu qui contient votre matériel.
Seul son nom est obligatoire, mais un parc peut avoir d'autres informations si besoin : son adresse, ses horaires d'ouverture, et des notes ou commentaires.

Dans le listing des parcs, on peut voir les totaux du matériel qu'ils contiennent : le nombre de matériel distinct (articles), et le total de leurs quantités en stock additionnées. En cliquant sur le total des articles d'un parc, on peut se rendre sur la page du listing du matériel, avec le filtre par parc sélectionné sur ce parc.

Dans la page de modification d'un parc (bouton ), à droite du formulaire on peut y retrouver ces mêmes totaux, mais aussi un bouton qui permet de calculer le montant total de toutes les valeurs de remplacement cumulées du matériel qui compose ce parc.

Dans la variante Premium, vous pouvez effectuer des inventaires pour les parcs, et utiliser les emplacements dans les parcs.

Inventaires des parcs de matériel ( Premium)

Les inventaires des parcs servent à mettre à jour votre stock de matériel de façon précise. Ils permettent aussi de créer des rapports en PDF pour visualiser toutes les différences avec le stock qui était en mémoire avant l'inventaire.

Vous pouvez accéder aux inventaires grâce au bouton " Inventaires" se trouvant en haut des pages "Parcs de matériel" et "Matériel". Il faut ensuite choisir avec quel parc de matériel vous souhaitez travailler, dans la liste déroulante. Il est également possible de cliquer directement sur le bouton (inventaires) d'un parc dans la page du listing des parcs.

Cela ouvre la liste des inventaires de ce parc, qui affiche les dates et les noms des utilisateurs qui les ont fait. Vous pouvez télécharger le rapport PDF de chacun de ces inventaires en cliquant sur le bouton (imprimer) de sa ligne.

Vous pouvez créer un inventaire pour le parc en cliquant sur le bouton " Nouvel inventaire pour ce parc".

Attention : Quand vous commencez un inventaire, assurez vous qu'il n'y a aucun événement en cours, car cela voudrait dire qu'il vous manque du matériel à compter physiquement !

La liste complète du matériel du parc est affichée, avec les colonnes suivantes :

  • La référence et le nom du matériel.
  • La quantité attendue est celle qui est enregistrée actuellement dans l'application, avant l'inventaire.
  • La quantité effective : Ici vous pouvez entrer la quantité totale du stock de ce matériel dans votre parc que vous avez compté.
  • La quantité en panne : Si vous constatez qu'une ou plusieurs occurrences de ce matériel sont en panne, vous pouvez en spécifier la quantité ici.

Pour le matériel identifié unitairement, à la place des champs de quantité se trouvent :

  • Un bouton de présence de l'unité (cliquer dessus pour l'activer et signaler ainsi la présence de l'unité dans le parc).
  • Un bouton de panne, permettant de la signaler l'unité comme "en panne".
  • Un sélecteur d'état permet de redéfinir l'état actuel de l'unité (neuf, excellent, d'usage, mauvais, ou obsolète). Ce champ n'est bien sûr actif que si le bouton de présence est activé.
  • Vous avez aussi la possibilité de cliquer sur le bouton (code-barre) de l'unité, pour télécharger le code-barre de l'unité afin de l'imprimer si vous devez renouveler vos étiquettes papier.

Si la quantité effective est supérieure ou égale à la quantité attendue (ou que toutes les unités sont présentes), et qu'il n'y a aucune panne, alors le matériel est surligné en vert.
Si la quantité en panne est supérieure à 0, alors le matériel est surligné en rouge.

Si vous souhaitez ajouter un nouveau matériel dans le parc qui ne se trouve pas dans la liste, il faut le faire depuis la page "Matériel".

Avant de quitter l'inventaire, assurez-vous d'en sauvegarder le brouillon : Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton "sauvegarder le brouillon" de l'inventaire (bouton en bas de page), afin de revenir dessus plus tard s'il dure plusieurs jours.
Pour revenir sur l'inventaire en cours (le "brouillon" qui a été sauvegardé), il faut cliquer à nouveau sur le bouton " Nouvel inventaire pour ce parc", car vous ne le trouverez pas dans la liste des inventaires tant qu'il n'a pas été terminé.

Note : Si un inventaire a déjà été commencé par un autre utilisateur de l'application, vous ne pourrez pas y accéder tant qu'il n'est pas terminé. En effet, il n'est pas possible de créer deux inventaires simultanés pour un même parc de matériel.

Enfin, quand vous pensez en avoir fini avec votre inventaire en cours, vous pouvez cliquer sur le bouton " Terminer l'inventaire", en bas de page.
Cela aura les conséquences suivantes :

  • Les quantités en stock et en panne de tout le matériel du parc seront mises à jour.
  • Les unités absentes seront marquées comme "perdues" (elles ne seront donc plus utilisables dans les événements).
  • Les unités retrouvées (qui étaient perdues avant l'inventaire) seront à nouveau disponibles.
  • L'état des unités et leur statut "en panne" ou non, sera mis à jour.
  • Un rapport de l'inventaire sera disponible au téléchargement en PDF (depuis la liste des inventaires).
  • L'inventaire ne sera plus modifiable.

Le rapport d'inventaire, téléchargeable en PDF, affiche en détail toutes les différences entre l'état précédent du parc et son nouvel état (quantités, pannes, réparations, changements d'état des unités, etc). En bas du rapport figure les totaux de ces différences, mais aussi le total des nouvelles valeurs de remplacement de tout le matériel du parc.

Emplacements dans les parcs de matériel ( Premium)

Grâce aux emplacements dans les parcs, vous pouvez spécifier le lieu exact où est stocké le matériel au sein d'un parc. En créant une liste d'emplacements disponibles dans un parc, vous pourrez ensuite choisir un emplacement pour chaque matériel, ou unité de matériel, afin de le retrouver plus vite lors de la préparation du matériel qui doit sortir, ou de le ranger plus facilement quand il revient.

Pour créer des emplacements dans un parc, il faut cliquer sur le bouton ("gérer les emplacements du parc"), situé à droite sur chaque ligne dans la liste des parcs.
Ensuite, en cliquant sur le bouton + Ajouter un emplacement, une petite fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez entrer 3 données d'emplacement. Par exemple :

  • Le nom du bâtiment, ou le numéro de l'étage
  • Le numéro de l'allée ou de la salle dans le bâtiment ou l'étage
  • Le nom de l'emplacement précis dans l'allée ou la salle

C'est assez libre, mais chaque emplacement créé doit bien sûr être unique au sein d'un même parc. Quand vous avez saisi les 3 valeurs de l'emplacement, vous pouvez cliquer sur le bouton "Sauvegarder et créer un autre". L'emplacement apparaît alors dans la liste sous la fenêtre, et les trois champs sont réinitialisés pour vous permettre de saisir un nouvel emplacement rapidement. Quand vous avez créé tous les emplacements voulus, vous pouvez cliquer sur "Terminer" pour fermer la fenêtre.

Pour assigner un emplacement au matériel, rendez-vous dans la partie modification d'un matériel, ou d'une unité de matériel. À côté du champ "Parc" se trouve un sélecteur qui vous permettra de choisir l'emplacement du matériel ou de l'unité.

Ensuite, cet emplacement sera affiché dans la liste du matériel des fiches de sortie des événements ou réservations, ainsi que dans la page d'inventaire de retour des événements ou réservations.

Techniciens

Il s'agit du personnel qui peut être assigné à des postes et des horaires précis lors des événements.

Les informations obligatoires d'un technicien sont uniquement son nom et prénom, mais il est possible renseigner son adresse postale, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, et d'écrire des notes à son sujet (pour y mettre d'autres informations comme son numéro de sécurité sociale, par exemple).

Dans la fiche d'un technicien (accessible grâce au bouton dans le listing, ou en cliquant sur le nom du technicien), se trouve les onglets suivants :

  • Informations, affichant les données du technicien comme son nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.
  • Agenda, permettant de visualiser le planning du technicien dans un calendrier mensuel.
  • Documents, pour rattacher des fichiers divers au technicien (avec le même fonctionnement que pour les documents du matériel).

Dans cet agenda, on peut double-cliquer sur une assignation pour ouvrir la fenêtre de l'événement associé, onglet "Techniciens" ouvert, afin de consulter la liste des autres techniciens qui l'accompagneront, et de vérifier toutes les informations de l'événement.

Pour assigner un technicien dans un événement, voir l'étape 3 de la modification d'événement plus haut.

La variante Premium offre également la possibilité de définir des techniciens "préparateurs de commande" des événements. Assigner un préparateur de commande à un événement permettra au système de lui envoyer un e-mail de notification la veille de l'événement, avec la fiche de sortie en pièce jointe.

Bénéficiaires

La gestion des bénéficiaires n'est accessible qu'aux utilisateurs des groupes "admin" et "membre".

Un bénéficiaire désigne un emprunteur, c'est à dire la personne à qui est destiné l'événement ou la réservation, et à qui la facture sera adressée.

Seul le nom et le prénom du bénéficiaire sont obligatoires pour le créer, mais son adresse postale sera utile à l'élaboration des devis et factures. Il est aussi possible de lui attribuer une adresse email, un numéro de téléphone, ainsi que des notes ou commentaires utiles à votre gestion.

Un bénéficiaire peut être associé à une société : Vous pouvez en choisir une existante dans le sélecteur qui se trouve dans le formulaire de création / modification de bénéficiaire, ou bien en créer une en cliquant sur le lien Ajouter une nouvelle société juste en dessous. Seule la raison sociale de la société est obligatoire, mais celle-ci peut aussi avoir une adresse et des notes.

Note : Si vous souhaitez créer une société qui n'a pas de personne référente, vous pouvez utiliser des tirets (--) dans le nom et prénom du bénéficiaire, pour en créer un "faux". C'est une astuce qui permet de contourner le problème, en attendant mieux.

Pour qu'un bénéficiaire puisse effectuer des demandes de réservation lui-même directement en ligne ( Premium), et si cette fonctionnalité est activée dans les paramètre de l'application, alors on peut créer un utilisateur associé au bénéficiaire en activant le champ "Permettre la réservation en ligne". Ensuite, il suffit de créer l'utilisateur associé comme indiqué dans la section Réservations en ligne ci-dessus.

Gérer les utilisateurs

Cette partie de l'application n'est accessible qu'aux utilisateurs existants du groupe "admin".

Vous pouvez créer autant d'utilisateurs que vous le souhaitez. Les informations obligatoires d'un utilisateur sont :

  • son pseudo
  • son e-mail
  • son mot de passe
  • son groupe (admin, membre, visiteur ou externe, voir "rôles des utilisateurs" plus haut)

Vous pouvez aussi spécifier d'autres informations comme son nom, son prénom, son adresse et numéro de téléphone, mais celles-ci ne sont pas obligatoires.

La variante Premium offre la possibilité de restreindre l'accès d'un utilisateur à certains parcs de matériel.

Pour cela, il suffit d'activer l'option "Restreindre l'accès à certains parcs" du formulaire de création / modification d'un utilisateur. Une fois activée, cette option affiche la liste des parcs sous forme de petits blocs cliquables. En cliquant sur le bloc d'un parc, vous pouvez activer (en vert) ou désactiver (en rouge) l'accès de l'utilisateur à ce parc.

Paramètres de l'application

Cette page est réservée aux utilisateurs du groupe "admin".

Elle permet de modifier certains paramètres globaux à toute l'application (et donc pour tous les utilisateurs).

Onglet "Calendrier" :

Les paramètres de personnalisation du calendrier principal de l'application sont les suivants :

  • Choisir d'afficher ou non certaines données dans les blocs de la frise temporelle :
    • Le lieu de l'événement, si présent
    • Le bénéficiaire (emprunteur) de l'événement, si présent
  • Obtenir un lien public pour le calendrier au format iCal, permettant de l'afficher dans un logiciel lecteur de calendrier, comme Mozilla Lightning, Apple Calendar, Google Agenda (attention, ce dernier ne synchronise les données que toutes les 24h), ou tout autre application compatible avec le format iCal.

Important : En activant le lien public du calendrier, vous exposez certaines données publiquement : toute personne en possession de ce lien pourra consulter les événements de votre calendrier, même sans être connecté à l'application ! Veillez donc bien à ne communiquer ce lien qu'à des personnes de confiance. Si vous avez un doute, vous pouvez re-générer le lien afin de rendre l'ancien lien caduque.

Onglet "Fiches de sorties" :

Dans cette partie se trouve tous les paramètres permettant de personnaliser les fiches de sortie des événements. Vous pouvez :

  • Choisir d'afficher ou non les numéros légaux de votre société (SIRET, APE) en haut de la première page des fiches de sorties des événements (en PDF).
  • Choisir le mode de présentation de la liste du matériel affichée sur les fiches de sorties, afin de grouper le matériel par catégorie, par sous-catégorie ou par parc, ou encore de ne pas grouper le matériel du tout.
  • Écrire un bloc de texte (avec un titre optionnel) qui sera affiché en bas de la dernière page de la fiche de sortie. Ce texte peut-être servir à définir un contrat de location, des modalités d'assurance, ou autre.

Onglet "Réservations en ligne" ( Premium) :

Dans cet onglet, vous pourrez activer la fonctionnalité (Premium) des réservations en ligne pour permettre aux bénéficiaires disposant d'un compte d'accès d'effectuer eux-même des demandes de réservation du matériel.

Une fois que le paramètre "permettre les réservations en ligne" est activé, les options suivantes sont disponibles :

  • Délai avant réservation : il s'agit du temps minimum (en heures) qu'il faut entre la création d'une demande de réservation et sa date de début effectif.
  • Durée de validité du panier actif : durée (en minutes) permettant d'éviter de bloquer du matériel indéfiniment si la personne faisant la demande a délaissé son panier, ou qu'elle prend trop de temps à le valider.
  • URL de la réservation en ligne : c'est l'adresse à fournir à vos bénéficiaires à qui vous avez donné un accès à la partie "external" du logiciel. Un simple clic sur le bouton "copier" permet de le coller ensuite dans un e-mail ou la barre d'adresse du navigateur.

Onglet "Inventaires de retour" :

Cet onglet montre les paramètres globaux concernant les inventaires de retour. Vous pouvez :

  • Choisir le comportement des nouveaux inventaires de retour. À noter que ce paramètre n'est utilisé que si l'inventaire de retour n'a pas encore été sauvegardé. Deux possibilités :
    • Les quantités restituées doivent être définies manuellement : en ouvrant un nouvel inventaire de retour, celui-ci est vide et il faut définir la quantité restituée de chaque matériel à la main. C'est le comportement par défaut.
    • Les quantités restituées sont pré-remplies avec les quantités attendues : le nouvel inventaire de retour est pré-rempli comme si tout le matériel était bien restitué, et il faut définir le matériel qui n'est pas revenu manuellement.