Gestion des retours de matériel : le mode manuel pour un contrôle renforcé
La gestion des retours de matériel représente l'un des défis majeurs dans l'organisation d'événements et la location d'équipements. Comment s'assurer que chaque article a effectivement été restitué ? Comment identifier rapidement les retards et optimiser la rotation du parc matériel ?
Avec Loxya, vous pouvez suivre précisément les retours réels et visualiser immédiatement les retards de restitution. L'objectif est simple : offrir un contrôle plus strict des flux, en particulier dans les contextes où la fiabilité du stock dépend d'un inventaire de retour effectué avec rigueur.
Automatique ou manuel : deux logiques complémentaires
Depuis la version 1.2 de Loxya, la politique de retours peut désormais fonctionner selon deux modes différents.
Automatique
Historiquement, le mode automatique (activé par défaut) réintègre le matériel en stock dès que la date de fin d'événement est dépassée, même si l'inventaire de retour n'a pas encore été réalisé, ce qui favorise une planification rapide.
Ce mode automatique convient aux structures qui priorisent la fluidité de travail et qui, par processus interne, sécurisent autrement la réalité des retours (par exemple via un contrôle physique en parallèle, ou n'ayant que des événements de courte durée ou avec peu de matériel).
La limite de cette approche apparaît dès que l'inventaire de retour est reporté : dans ce cas, les disponibilités du matériel affichées par le logiciel peuvent diverger de la réalité terrain, entraînant des réservations sur des articles qui n'ont pas encore été récupérés, la non‑détection de retards ponctuels, et une difficulté à trouver l'origine de pénuries sur les événements suivants.
Le planning de Loxya avec le mode « retour automatique »
Manuel
Le mode manuel, activable via un paramètre côté serveur, change cette logique : à l'échéance, l'événement reste présent sur le planning (en rouge), et le matériel concerné est signalé « en retard » tant que l'inventaire de retour n'est pas clôturé, alignant la disponibilité sur la réalité du terrain et rendant les retards immédiatement visibles. Le retour en stock devient donc un acte explicite, matérialisé par la clôture de l'inventaire de retour. Cette logique donne une vision fidèle de la disponibilité réelle et rend les retards immédiatement visibles, ce qui facilite le pilotage quotidien et la responsabilisation des équipes ou des emprunteurs.
Le même planning avec le mode « retour manuel », affichant les retards
Dans l'image d'illustration ci-dessus, on voit d'un coup d'œil que :
- Quatre événements passés ont bien été restitués, mais ont été clôturés en retard : une partie rouge dépasse sur la droite de la bande de l'événement, représentant la durée de ce retard.
- Deux événements auraient dû être restitués car ils sont terminés, mais leur inventaire de retour n'ayant pas encore été clôturés, leur matériel est toujours mobilisé : cela est visible grâce aux bandes rouges striées, qui continuent jusqu'au bord droit de l'écran.
Exemples de mise en situation
- Dans une société de prestation audiovisuelle, un kit caméra part le vendredi pour un tournage et doit revenir le dimanche soir. En mode automatique, le matériel est disponible dès le lundi matin, même si l'équipe n'a pas encore eu le temps d'ouvrir les caisses et de vérifier les accessoires. Cela fluidifie la planification, mais peut générer des écarts si un micro ou une batterie manque. En mode manuel, le matériel demeure « en retard » dès le lundi, tant que l'inventaire de retour n'est pas validé. Le planificateur sait immédiatement qu'il ne peut pas réaffecter ce kit tant que la remise en stock n'est pas confirmée.
- Dans une université, des objectifs photo sont prêtés à des étudiants pour la semaine. Le vendredi, plusieurs retours ne sont pas contrôlés avant la fermeture. En mode automatique, les objectifs apparaissent disponibles pour le créneau du lundi, au risque de découvrir un défaut lors du premier prêt suivant. En mode manuel, la mention « en retard » conserve ces objectifs hors stock tant que le magasinier n'a pas terminé l'inventaire. Le lundi matin, la liste des retards guide la priorité des contrôles, ce qui sécurise les prêts suivants.
- Dans une collectivité, un lot d'outillage circule entre ateliers. Le mode manuel rend les retards visibles sur le planning commun. Les équipes voient immédiatement quels lots ne sont pas encore revenus et peuvent relancer les emprunteurs avec des informations précises et horodatées.
Choisir le bon mode en fonction de l'organisation
Le mode automatique reste le paramètre par défaut, idéal pour prendre en main le logiciel. Ce mode reste pertinent si les inventaires sont systématiquement réalisés à l'heure, ou si l'activité exige une planification très fluide avec peu de variantes. Le mode manuel s'adresse aux structures pour lesquelles la disponibilité affichée doit refléter strictement la réalité confirmée par l'inventaire, ou lorsque le volume de matériel et de mouvements requiert une traçabilité sans ambiguïté.
Dans la pratique, on commencera en mode automatique pour découvrir Loxya, puis on basculera en manuel lorsque les processus seront rodés et que les exigences de fiabilité des stocks et de prévision des disponibilités deviendront prioritaires.
Activer le mode manuel et gérer la transition
Le passage en mode manuel se fait via un paramètre côté serveur. Avant de l'activer, il est recommandé de vérifier que l'équipe maîtrise bien la réalisation et la clôture des inventaires de retour, afin d'éviter une accumulation artificielle de retards.
Dès l'activation, tous les événements existants passés, qui n'ont pas d'inventaire de retour clôturé, réapparaîtront en rouge avec la mention « en retard » sur le planning : il conviendra alors de régulariser ces dossiers en traitant les inventaires, du plus ancien au plus récent (pour ne pas être bloqué par les pénuries induites par les retards précédents), en les anti-datant avec la date de fin de mobilisation qui était initialieent prévue pour l'événement. Une fois cette phase de rattrapage effectuée, le planning redevient lisible et reflète fidèlement l'état réel des stocks et des retours.
Note : si vous êtes abonné à l'une de nos offres SaaS, il suffit de nous contacter pour activer le mode manuel. Et selon votre formule, nous pouvons nous charger d'effectuer nous-même le rattrapage de tous vos événements qui apparaîtraient en retard après l'activation !
Conclusion
Notre équipe suit de près les retours d'expérience, afin de faire évoluer Loxya sans sacrifier la simplicité d'usage. Cela se vérifie une fois de plus avec la gestion manuelle des retours, une fonctionnalité qui apporte une clarté de gestion du stock de matériel grâce à une disponibilité alignée sur les faits, une visibilité immédiate des retards, et des indicateurs fiables pour piloter l'activité. Elle s'adresse aux organisations pour lesquelles la cohérence entre le stock théorique et la réalité du terrain est prioritaire, tandis que le mode automatique demeure adapté aux flux de travail rapides.
Si votre activité nécessite une gestion fidèle à la réalité de votre stock, activez la gestion manuelle des retours et constatez la différence sur votre planning. Et si vous découvrez Loxya, testez le logiciel dès maintenant pour explorer une gestion de stock claire et un suivi des retours précis, parmi d'autres fonctionnalités très utiles à la gestion de matériel !
