Comment gérer la location de matériel avec Excel (ou Google Sheet) ?
Lorsqu'il s'agit de jongler avec un volume conséquent de matériel destiné à la location, l'importance d'un outil informatique adéquat devient évidente.
Dans cet article, nous explorerons une méthode pragmatique utilisant des feuilles de calcul (MS Excel, LibreOffice Calc, ou Google Sheet) pour une gestion simplifiée de votre inventaire, avec l'assignation du matériel à des clients pour des "événements" (ou "réservations"). Mais attention, car cette solution a des faiblesses, que nous verrons un peu plus loin.
Nous allons commencer par créer un document qui contient 3 feuilles de calcul. Vous trouverez plus bas un lien pour télécharger un exemple de ce document. Les 3 feuilles sont les suivantes :
1. Liste du matériel
Dans cette feuille de calcul, nous allons stocker toutes les informations qui concernent le matériel que nous avons en stock. Ainsi, nous aurons une liste du matériel, qui ressemblerait à ceci :
| Nom | Catégorie | Qté stock | Tarif / jour |
|---|---|---|---|
| Chaise | Mobilier | 100 | 2,00 € |
| Table | Mobilier | 100 | 5,00 € |
| Enceinte amplifiée | Sonorisation | 8 | 18,00 € |
| Console mixage | Sono | 2 | 32,00 € |
| ... | ... | ... | ... |
Vous pouvez bien sûr ajouter autant d'informations que vous jugerez nécessaire, comme une référence, une date de maintenance, un poids, etc.
2. Liste des clients
Dans une autre feuille de calcul, on peut créer une liste de clients, avec les données suivantes :
| Nom | Prénom | Société | Téléphone | Adresse | |
|---|---|---|---|---|---|
| MARTIN | Louise | Exemple Inc. | louise@exemple.com | 5, rue exemple, 75000 Paris |
|
| MARCEL | Lucien | 01 23 45 67 89 | client@exemple2.com | 7, Bd. exemple, 13000 Marseille |
|
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Là encore, libre à vous d'ajouter des informations dans des nouvelles colonnes, comme un lien vers le site du client, une date de dernier contact, etc.
3. Événements (réservations)
Ensuite, on peut créer une 3ème feuille de calcul pour la liste des événements (assignation du matériel à un client).
Ici nous allons devoir effectuer des liens entre les feuilles (lier des données d'une cellule dans une autre). Pour faire ça, il suffit de taper = dans la cellule de destination, puis de cliquer sur la cellule source.
Notre feuille de calcul pourra avoir les colonnes suivantes :
- Nom de l'événement,
- Date sortie,
- Date retour,
- Client (réf. vers la cellule "nom" du client, dans la feuille "clients" ↑),
- Matériel (réf. vers la cellule "nom" du matériel, dans la feuille "matériels" ↑),
- Quantité de ce matériel,
- Prix unitaire par jour (réf. vers la cellule "tarif journalier" du matériel, dans la feuille "matériels" ↑),
- Total par jour,
- Montant total.
En utilisant une référence aux feuilles de calcul "client" et "matériel", on peut ainsi profiter de la mise à jour automatique des informations dans les cellules de la feuille "événements", comme par exemple si on change le tarif d'un matériel, le nouveau tarif sera ainsi automatiquement reporté sur tous les événements qui utilisent le matériel.
Ensuite, pour chaque événement ou réservation qu'on crée, il faut ajouter une ligne pour chaque matériel que l'on veut assigner à l'événement. Nous aurons donc quelque chose qui ressemble à ceci :
| Nom | Sortie | Retour | Durée | Client | Matériel | Qté | Prix U. / jour | Total / jour | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Mariage 1 | 06/07/2024 | 07/07/2024 | 2 j. | Louise | Chaise | 25 | 2,00 € | 50,00 € | 100,00 € |
| Mariage 1 | 06/07/2024 | 07/07/2024 | 2 j. | Louise | Table | 5 | 5,00 € | 25,00 € | 50,00 € |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Pour nous aider, on peut ajouter une ligne de filtres et tri sur chaque colonne en haut du fichier. On peut également tirer parti du formatage conditionnel des cellules pour afficher un fond rouge quand la quantité de matériel demandée dépasse la quantité se trouvant en stock.
🗎 Modèle de document gratuit
Voici un document au format open-document (.ods), qui reprend les idées et exemples ci-dessus, et pourra vous être utile pour démarrer avec cette solution :
Modèle-Gestion-Location-Matériel.ods
Principaux problèmes 🤔
Cette façon de faire, même si elle paraît simple, peut s'avérer assez complexe à manipuler, car la quantité d'informations à remplir pour chaque événement est assez importante, surtout si on a beaucoup de matériel.
Voici les limites de l'utilisation de feuilles de calcul pour gérer votre activité au quotidien, et comment le logiciel Loxya (Robert2) peut les résoudre :
📦 Gestion du matériel
Maintenir un inventaire précis sur une feuille de calcul est assez risqué. Leur capacités sont limitées, et le risque de faire une erreur de saisie est constant.
Au lieu de jongler avec des feuilles de calcul complexes, Loxya (Robert2) offre une approche intuitive et efficace pour la gestion de votre inventaire. Imaginez une solution qui va bien au-delà des fonctionnalités limitées d'Excel ou Google Sheet, et qui transforme la gestion de votre matériel en une expérience fluide et sans accroc. La création et la gestion de votre liste de matériel deviennent un jeu d'enfant. Organisez votre inventaire en un clin d'œil, en incluant des informations cruciales telles que le parc, la catégorie, la quantité en stock, et le tarif journalier. Personnalisez votre base de données avec des détails supplémentaires tels que les sous-catégories, les dates de maintenance, et les poids pour une gestion complète.
🧑💼 Gestion des clients
Une multitude de petits manques surgissent en utilisant une simple liste de clients. On aimerait pouvoir leur générer automatiquement des devis et factures, ou leur envoyer des rappels automatiques quand ils ne rendent pas le matériel à temps.
Là encore, Loxya va au-delà des simples listes pour offrir une véritable base de données clientèle, vous permettant de suivre les contacts et d'améliorer votre relation client, en automatisant certaines tâches et en synthétisant les données.
🗓️ Gestion des sorties et retours
Là encore, le risque de faire une erreur de saisie est très présent, car pour chaque ligne de matériel d'un événement sur notre feuille de calcul, il faut vérifier qu'on a le bon tarif journalier. La feuille se remplit très vite, et devient de moins en moins lisible avec le temps.
De plus, la feuille de calcul ne permet pas de prédire le manque de matériel (pénurie) pour un événement, il n'y a pas d'indicateur clair des problèmes éventuels sur la gestion du stock. Enfin, on ne peut pas savoir quelle unité de matériel va être utilisée précisément, on a juste l'information de la quantité qui doit être utilisée pour l'événement.
Lorsqu'il s'agit d'attribuer votre matériel à des événements, Loxya (Robert2) brille par sa simplicité d'utilisation. Créez un événement en quelques clics, reliant facilement les données des clients et du matériel. Fini les soucis liés à la gestion des stocks, les erreurs de tarification, et l'incertitude sur la disponibilité du matériel. Loxya offre une gestion intelligente qui anticipe les problèmes potentiels et vous donne le contrôle total sur votre activité.
Ajoutez à cela une gestion fine du planning des techniciens, l'impression de bons de sorties clairs et concis, l'utilisation d'une scanette de codes-barres, la génération automatique des devis et factures, ou même le simple fait de communiquer avec ses clients sur un événement précis... Et vous avez Loxya, la solution tout-en-un pour simplifier et optimiser chaque aspect de votre activité de location de matériel.
Simplifiez votre gestion de matériel
Lorsqu'il s'agit de gérer un grand nombre d'équipements destinés à la location, il est essentiel d'adopter un outil informatique spécialisé et performant pour optimiser votre travail.
En utilisant un logiciel qui a été conçu pour répondre à toutes ces problématiques dès le départ, on se demande vite comment on faisait avant... Et quand ce logiciel est facile à prendre en main, et pratique à utiliser au quotidien, il devient même un outil indispensable dans la vie de notre activité de location de matériel.
Ne laissez pas la complexité des feuilles de calcul entraver votre croissance. Faites le choix judicieux d'utiliser Loxya (Robert2) - le logiciel qui transforme la gestion de votre matériel en une expérience fluide, efficace et lucrative. Gagnez en précision, en clarté, et en sérénité dans votre activité de location, faites un pas vers l'avenir de la gestion d'équipement !
