La fiche de sortie : pilier de la location ou du prêt de matériel
Au cœur de l'activité de gestion de matériel à louer ou prêter, se trouve un un document souvent discret mais vital : la « fiche de sortie », ou « bon de sortie », ou encore « bordereau de sortie ».
Cet article explore en détail le rôle de cette pièce maîtresse, en expliquant ce qu'elle est exactement, à qui elle est utile, et montre comment des solutions logicielles modernes telles que Loxya (Robert2) simplifient sa création et son utilisation.
Qu'est-ce qu'une fiche de sortie ?
Une fiche de sortie est bien plus qu'une simple liste de matériel. Elle représente un enregistrement détaillé qui comprend non seulement l'inventaire des articles empruntés, avec leurs quantités et leurs spécifications, mais également des informations cruciales telles que les détails de l'événement, les coordonnées du client, les techniciens qui travaillerons avec le matériel, ainsi que le montant de remplacement total du matériel.
Ce document peut également faire office de support légal, en présentant un petit contrat de location ou de prêt, qui sera signé par l'emprunteur. Ainsi, les responsabilités des deux parties sont clairement définies.
En intégrant Loxya, les entreprises peuvent facilement générer et personnaliser ces documents pour leurs sorties de matériel, assurant ainsi que toutes les informations nécessaires sont précisément consignées et facilement accessibles.
À quoi sert la fiche de sortie ?
La fiche de sortie est un outil essentiel à plusieurs étapes clés de la gestion du matériel :
- Préparation du matériel : dans le local où le matériel est stocké, il est pratique d'avoir un support papier pour préparer et emballer chaque matériel de la liste.
- Vérification pré-livraison : lors du chargement du camion, ou quand le client arrive pour récupérer le matériel, on peut vérifier tous ensemble que tout le matériel de la liste est bien présent.
- Formalisation d'un contrat de prêt ou de location : faire signer la fiche de sortie à l'emprunteur qui vient chercher le matériel est une bonne idée pour le responsabiliser, et protéger le loueur ou prêteur.
- Vérification du retour du matériel : lors du déchargement du camion, ou quand le client vient restituer le matériel, on peut vérifier que le matériel revient dans les bonnes quantités et en bon état.
On voit donc que la fiche de sortie assure une traçabilité et une responsabilisation essentielles à chaque étape. Elle réduit ainsi les risques d'erreurs ou de désaccords, tout en fournissant une documentation claire et précise.
Le logiciel Loxya va même un peu plus loin, en proposant des check-lists de sortie et de retour du matériel dématérialisées, directement dans son interface : les inventaires de départ et de retour.
Destinataires et intervenants
La fiche de sortie concerne :
- le gestionnaire, qui crée la liste du matériel, et assure le suivi global des étapes suivantes,
- les techniciens qui préparent la sortie du matériel et qui font la livraison,
- le bénéficiaire (client, étudiant, sociétaire...) qui emprunte le matériel,
- les techniciens qui exploitent le matériel sur site,
- les techniciens qui vérifient le bon retour des équipements, et qui le rangent dans le parc.
Chacun interagit avec la fiche de sortie à différents niveaux, c'est pourquoi elle se doit d'être une documentation claire, complète et accessible de chaque sortie de matériel.
Cas d'usage de la fiche de sortie
Voyons quelques cas d'utilisation réels des fiches de sortie.
- Dans l'événementiel : Au moment de préparer le matériel pour un événement (concert, spectacles, mariage...), le prestataire peut transmettre la fiche de sortie de l'événement aux techniciens qui vont intervenir. Avec la fiche de sortie, il pourra s'assurer que le camion est correctement rempli avec la totalité du matériel nécessaire à l'événement. De même, lorsque le matériel reviendra au local, il pourra s'assurer que tout est là grâce à ce document.
- Pour un tournage vidéo : Le matériel nécessaire à un tournage est souvent complexe, et aucune erreur n'est admissible. La fiche de sortie permet de s'assurer que tout le matériel prévu initialement par la production sera bien celui utilisé pour le tournage.
- Dans un établissement scolaire : Quand une école de cinéma prête du matériel à ses étudiants, elle peut utiliser la fiche de sortie pour les responsabiliser en leur faisant signer un document papier, qui les engage à prendre soin du matériel. Aussi, les montants de remplacement affichés dans la liste peuvent avoir une valeur pédagogique, montrant aux étudiants la valeur réelle du matériel qu'ils manipulent.
- Dans les services techniques municipaux : Quand les services techniques d'une ville doivent préparer un événement sur la commune (montage d'une scène, barrières Vauban lors d'une manifestation sportive, marché de noël, etc.) il est pratique que tout le personnel municipal ait accès à la même liste de matériel pour s'y retrouver, et ne rien oublier, à chaque étape de leur mission (préparation, montage, démontage, et rangement du matériel).
- Dans le secteur du bâtiment et travaux-publics : Pour louer ou gérer ses engins et équipements spécialisés, une entreprise du BTP peut s'appuyer sur la fiche de sortie pour bien préparer ses machines, et éviter les erreurs de livraison.
On voit que dans chaque cas, la fiche de sortie est un outil très utile. Avec Loxya, tous les protagonistes de ces différents secteurs trouvent une grande facilité dans la création, la gestion et le suivi de ce type de document. Le logiciel permet une adaptation flexible à chaque contexte d'utilisation, garantissant ainsi que chaque fiche de sortie répond parfaitement aux besoins spécifiques de l'événement ou du projet concerné.
Conclusion
La fiche de sortie est un élément fondamental dans la gestion efficace du matériel en location ou en prêt. Pour maximiser l'efficacité de la fiche de sortie, il est essentiel de veiller à sa clarté et à sa complétude.
L'adoption du logiciel Loxya facilite grandement ce processus, offrant une personnalisation du document et une interface intuitive pour la saisie des données. De plus, le fait qu'il ne soit pas nécessaire de former les employés à l'utilisation de ce logiciel permet d'obtenir très rapidement une gestion plus fluide et plus sûre du matériel, améliorer l'efficacité opérationnelle, et renforcer la confiance avec les clients et utilisateurs.
