L'analyse inter-saison pour préparer les investissements de votre parc de matériel
Après la saison des festivals et des événements d'été, et avant que l'activité d'automne ne soit totalement engagée, c'est le bon moment pour dresser le bilan de la saison, en commençant par le taux d'utilisation du matériel.
Ce bilan permettra d'éviter que les investissements matériel futurs reposent sur des impressions arbitraires (achats inutiles d'équipements qui dormiront en stock), et de ne pas se retrouver à court de matériel pendant le pic de la saison prochaine.
Mesurer le taux d'utilisation du matériel, référence par référence
Le point de départ consiste à trier le parc selon ce qu'il a réellement vécu. Certains équipements ont tourné sans relâche pendant toute la saison (enceintes ou projecteurs qui ont été utilisés sur presque chaque événement), alors que d'autres n'ont pas bougé de l'étagère, ou presque (le convertisseur MIDI acheté pour un contrat il y a 2 ans et qui ne s'est jamais renouvelé).
Une autre catégorie, souvent la plus révélatrice, est celle du matériel qui a manqué, que vous avez dû sous-louer chez un confrère à la dernière minute, ou pire, à cause duquel vous avez dû refuser certaines demandes...
Le taux d'utilisation du matériel se calcule simplement. Il correspond au nombre de jours où un équipement est sorti, rapporté à la durée de la période étudiée.
Par exemple, une caméra sortie 30 jours sur une saison complète de 120 jours aura un taux d'utilisation de (30 ÷ 120 × 100) = 25 %.
Mais s'il est bon à connaître, ce taux est surtout utile pour être comparé avec les taux des autres références similaires de votre stock.
Le matériel qui revient fatigué, cassé ou incomplet
Le taux d'utilisation du matériel ne dit pas tout. Certains équipements reviennent souvent en panne, cassés ou avec des accessoires manquants. Il est important de les identifier pour savoir lesquels sont en fin de vie utile, et lesquels ont besoin d'une maintenance plus poussée qu'une simple réparation.
Par exemple, la lampe d'un vieux vidéoprojecteur, qui coûte plus cher à l'entretien que s'il était sous-loué en externe ; ou un moteur de lyre qui lâche à chaque sortie ; ou encore le capot de batterie d'un micro sans-fil qui se perd régulièrement.
Ce repérage n'est possible qu'à la condition que l'historique ait été tenu avec précision tout au long de la saison. Une panne qui a été notée au moment du retour se retrouvera facilement, alors qu'une panne mémorisée de tête sera beaucoup plus difficile à retrouver.
Les bonnes décisions découlent d'un bon bilan
Après l'analyse, il faut décider quoi faire :
- Le matériel fatigué, cassé, ou très sollicité devra sûrement être renouvelé.
- Le matériel qui a manqué à plusieurs reprises (une pénurie au moins une fois par mois, par exemple) devra être complété dans le stock.
- Le matériel qui est resté en réserve quasiment toute la saison pourra être revendu (s'il a de la valeur, sinon il pourra être réformé). Mais les références qui ne sont utiles que deux fois par an, la location externe ponctuelle reste souvent une solution plus raisonnable qu'un achat.
Par exemple, en automne un prestataire événementiel qui constate que la demande de barnums n'était pas satisfaite par son stock en juillet-août, arbitrera entre l'achat d'unités supplémentaires et un accord de sous-location avec un partenaire.
Autre exemple, une école supérieure qui voit que les prêts de kits caméra aux étudiants en période d'examens ne sont pas toujours possibles, créant des manques et des frustration, fera en sorte de financer l'achat de matériel supplémentaire pour l'année scolaire suivante.
Ce bilan doit arriver au moment où les budgets de l'année suivante se préparent. Mais un bon bilan ne vaut que par les données qu'il exploite. Si les événements, les sorties et retours, les pannes et les manquants ont été saisis au fil de la saison, on peut s'appuyer sur des données concrètes et tangibles.
En utilisant un logiciel de gestion de matériel comme Loxya, ce suivi assidu devient une tâche simple, et facile à intégrer dans les processus de travail. Ensuite, au moment opportun, il suffit de demander des données statistiques personnalisées à l'équipe de Loxya. Ces statistiques sont construites « à la carte », en fonction des besoins, et fournies en 48h. Cela permet d'obtenir des chiffres qui répondent à une situation précise, plutôt qu'un « tableau de bord » identique pour tout le monde, qui n'est pas forcément adapté.
Un rendez-vous à inscrire chaque année
Le bilan de fin de saison est une très bonne habitude de gestion de son matériel, à adopter au même titre que l'inventaire général du stock.
Si vous utilisez déjà Loxya avec un abonnement SaaS, n'hésitez pas à écrire à l'équipe pour récupérer vos données statistiques personnalisées ! Et si vous ne connaissez pas encore Loxya, l'essai gratuit de 7 jours permet de commencer à saisir vos données dès maintenant. Vos investissements matériel 2027 n'en seront que mieux fondés.
