Combien coûte réellement une journée de location de matériel ?
Il est tentant de fixer ses tarifs de location par comparaison avec la concurrence uniquement, ou juste par habitude, sans avoir calculé leur coût réel de revient. Mais on se retrouve vite avec des marges invisibles, et même du matériel loué à perte sans que personne ne s'en aperçoive... Cet article détaille les différents postes à connaître pour calculer un tarif de location journalier cohérent, condition indispensable pour fixer une marge maîtrisée, et non subie.
Le piège du tarif « au doigt mouillé »
Ne serait-ce que pour pouvoir justifier un prix face à un client, mais aussi (et surtout) pour éviter de louer son matériel en-dessous de son coût réel, et avoir des marges qui varient sans logique apparente, il est important de savoir fixer un tarif de location avec méthode.
Un tarif de location n'est pas juste une division du prix d'achat par le nombre de jours d'usage espéré. Il s'agit d'un calcul à part entière, qui doit être posé une bonne fois pour toutes.
L'amortissement du matériel
Le calcul de base d'un amortissement consiste à diviser le prix d'achat par la durée de vie estimée du matériel, puis par le nombre de jours de location prévus chaque année.
Exemple avec un vidéoprojecteur acheté 1 200 €, ayant une durée de vie espérée de 4 ans, et qu'on estime pouvoir louer 50 jours par an ; son coût d'amortissement sera de :
1 200 ÷ 4 ÷ 50 = 6,00 € par jour de location.
La durée d'utilisation estimée d'un matériel varie fortement selon sa nature ; un équipement audiovisuel soumis à une évolution technologique rapide aura une espérance de vie de quelques années, alors que du mobilier ou de la structure aluminium par exemple, pourront durer plusieurs dizaines d'années.
Les coûts indirects souvent oubliés
Au-delà de l'amortissement, plusieurs charges pèsent sur chaque journée de location ; maintenance et réparations, assurance du parc, coût de stockage (loyer d'un dépôt, électricité), transport et logistique, ainsi que le temps de préparation, de vérification et de nettoyage du matériel entre deux locations. Ces coûts indirects représentent souvent 20 à 40 % du coût total selon le secteur d'activité ; il faut donc vérifier ce ratio et ne pas l'ignorer.
Pour continuer notre exemple avec le vidéoprojecteur, si les charges de fonctionnement représentent 20% du coût total, on peut appliquer :
6 + (6 × 0,2) = 7,20 € par jour de location.
Le taux d'occupation réel
C'est souvent facteur sous-estimé. Un matériel loué seulement 50 jours par an doit amortir son coût sur ces 50 jours, pas sur les 365 jours de l'année. Plus le taux d'occupation est faible, plus le tarif journalier nécessaire pour atteindre la rentabilité grimpe.
En reprenant l'exemple du vidéoprojecteur, s'il est loué seulement 20 jours par an au lieu des 50 jours prévus, son coût d'amortissement passe de 7,20 € à 18,00 € par jour de location.
Construire un tarif cohérent, dégressif et compétitif
Une fois le coût de revient déterminé, il reste à fixer un prix de vente intégrant une marge cible, une dégressivité selon la durée de location, et des ajustements saisonniers si nécessaire.
Il est également indispensable de confronter ce tarif théorique aux prix pratiqués sur le marché local, régional ou national, afin de rester compétitif face à la concurrence tout en préservant sa rentabilité. Un tarif calculé avec précision mais qui serait décorrélé du marché risque de freiner les réservations, ou de brader inutilement une prestation.
Piloter ces données au quotidien grâce à un logiciel dédié
Un logiciel de gestion de location de matériel comme Loxya permet d'ajuster les tarifs sur la base d'informations réelles plutôt que d'estimations figées. Loxya permet également d'appliquer automatiquement un tarif dégressif selon une grille personnalisée pour chaque location, ce qui garantit une cohérence tarifaire dans la durée.
En résumé
La rentabilité d'un parc de location se joue sur des calculs précis, amortissement, coûts indirects, taux d'occupation, et non sur l'intuition. Pour disposer de ces indicateurs sans avoir à maintenir un tableur complexe, vous pouvez tester gratuitement Loxya dès maintenant !
