Comment éviter les pièges du matériel partagé entre plusieurs entités ou sites
Écoles réparties sur plusieurs campus, prestataires événementiels disposant de plusieurs dépôts, collectivités mettant du matériel à disposition d'associations locales : les situations où du matériel est partagé entre plusieurs entités ou stocké à différents endroits sont fréquentes. Pourtant, cette organisation soulève des difficultés bien spécifiques, et les mêmes erreurs reviennent régulièrement. Deux grands cas de figure se distinguent, chacun avec ses propres pièges.
Un seul parc, plusieurs utilisateurs
Le matériel est centralisé à un seul endroit, et plusieurs entités y puisent selon leurs besoins. Par exemple, une université qui met un parc de matériel audiovisuel à disposition de plusieurs départements ou services, ou une communauté de communes qui prête des barnums et du matériel événementiel aux associations locales.
Les problèmes qui peuvent apparaître sont :
- le manque de visibilité : quand chaque entité réserve de son côté, par e-mail ou par téléphone, et qu'on ne dispose pas d'une vue d'ensemble sur ce qui est déjà pris, les doubles réservations sont très courantes.
- l'arbitrage : lorsque deux demandeurs ont le même besoin d'équipement pour la même période (ou si les périodes se chevauchent), il faut pouvoir prendre une décision avant que le matériel sorte, au risque de générer des désaccords et des frustrations.
- la responsabilité : quand un matériel revient endommagé après être passé entre plusieurs mains, identifier le responsable relève parfois de l'enquête.
Plusieurs parcs, plusieurs sites
Le matériel est réparti sur plusieurs lieux de stockage. Par exemple, une école supérieure dont chaque campus dispose de son propre stock d'équipements, ou une entreprise de l'événementiel qui a des dépôts dans différentes villes.
Les problèmes qui peuvent apparaître sont :
- la traçabilité : quand un équipement quitte un site pour être utilisé ailleurs, si le transfert n'est pas documenté, l'inventaire de chaque dépôt sera vite incohérent. Si ces mouvements se font de manière informelle (un collègue passe récupérer du matériel, une caisse part dans un camion sans que personne ne le note), il devient impossible de savoir avec certitude où se trouve chaque équipement.
- l'absence de vision globale sur la disponibilité : chaque site gère son stock dans son coin, et personne ne sait qu'un équipement est disponible à trente kilomètres alors qu'on s'apprête à en louer un chez un concurrent.
Des fondamentaux communs
Dans les deux cas, il est possible d'éviter la majorité des problèmes en disposant d'un référentiel unique (où l'ensemble du matériel est répertorié) qui permet de suivre la disponibilité en temps réel.
Ensuite, la fait de tracer chaque mouvement (réservation, prêt, transfert entre sites...) permet de garder ce référentiel à jour et éviter les erreurs.
Enfin, il faut définir clairement les rôles de chaque intervenant : qui peut réserver le matériel, qui valide les demandes, qui prépare les commandes, qui constate l'état au retour.
L'idéal est d'utiliser un seul logiciel, comme Loxya, qui est accessible en ligne pour une collaboration facile et fluide entre chaque site et intervenant. Loxya permet de gérer plusieurs parcs de matériel depuis une seule interface, de suivre la disponibilité de chaque équipement en temps réel, et de garder une trace de chaque sortie et retour. Chaque utilisateur dispose de droits adaptés à son rôle, ce qui simplifie la coordination entre entités sans multiplier les outils.
Pour aller plus loin, voir cet autre article sur le même sujet :
Gérer un prêt de matériel multi-sites ou décentralisé : mode d’emploi
Conclusion
Partager le matériel entre plusieurs sites est une démarche utile et souvent nécessaire, mais elle ne fonctionne durablement que si sa gestion est correctement organisée. Si vous êtes dans l'un des cas mentionnés ci-dessus, vous équiper d'un logiciel de gestion de matériel qui peut vous aider à les gérer est une bonne idée.
Loxya vous permet de structurer cette gestion multi-site grâce à sa prise en charge des parcs multiples, et d'organiser son suivi grâce à son planning clair et son calcul automatisé des disponibilités en temps réel.
