Les 5 outils primordiaux pour gérer la location ou le prêt de matériel
Dans le monde de la location ou du prêt de matériel, une gestion efficace est la garantie du bon déroulement des opérations.
Traditionnellement, cette gestion impliquait l'utilisation de plusieurs outils distincts, chacun répondant à un besoin spécifique. Cependant, l'efficacité et la simplicité peuvent souvent être grandement améliorées si on utilise une seule solution complète.
Examinons cinq outils essentiels traditionnellement utilisés dans la gestion de la location ou du prêt de matériel, et voyons comment ils peuvent être avantageusement remplacés par un seul logiciel : Loxya (Robert2).
1. Un CRM pour la gestion des clients ou des étudiants
La base de toute entreprise de location ou de prêt repose sur la gestion de ses clients, sociétaires, étudiants ou bénéficiaires. Un système de gestion de la relation client (CRM) aide à organiser les informations qui les concernent, et facilite le suivi et la communication avec eux.
Loxya intègre une gestion avancée des bénéficiaires, permettant de stocker et d'accéder très facilement à leurs informations pertinentes, de consulter leur historique d'emprunt, mais aussi de les importer depuis un fichier CSV, simplifiant ainsi le processus de transition ou de mise à jour des données.
2. Inventaire de matériel
Traditionnellement, la gestion de l'inventaire peut se faire à l'aide d'une feuille Excel, où chaque équipement est listé avec ses spécificités. Dans cet article nous avions vu que cette solution n'était pas idéale, loin s'en faut.
Loxya transforme cette pratique en intégrant une gestion complète du stock de matériel dans des parcs multiples, la catégorisation souple et précise de chaque équipement, un système de tri, de recherche et de filtrage avancé, le suivi de sa disponibilité en temps réel, et l'ajout de caractéristiques personnalisées au matériel (avec calcul automatique des totaux). Un système d'inventaire permet d'effectuer une mise à jour rapide et efficace du stock chaque année, et d'éditer un rapport qui montre les différences avec l'année précédente.
3. Un agenda pour le planning partagé
Des outils comme Outlook ou Google Agenda sont souvent utilisés pour gérer les plannings de location ou de prêt de matériel. Mais ces solution sont de simples outils informatifs, qui n'ont aucun lien possible avec votre inventaire réel de matériel.
Loxya offre une solution intégrée qui non seulement permet de planifier avec précision le matériel nécessaire à chaque sortie, mais aussi de connaître très facilement et très tôt les éventuels manques de matériel, de consulter l'historique d'utilisation de chaque matériel depuis sa fiche, d'effectuer des inventaires de départ et de retour du matériel pour garantir un suivi impeccable, et d'utiliser des modèles de listes pour ne rien oublier (par exemple, les batteries d'une caméra).
Et si vous êtes malgré tout habitué à Google Agenda ou le calendrier Apple, pas besoin de changer vos habitudes : Loxya vous permet d'afficher facilement vos événements et réservations sur votre calendrier favori !
Loxya intègre également la gestion du personnel éventuellement associé aux sorties de matériel : gérer le planning des ressources humaines est donc très facile avec Loxya.
4. Un utilitaire pour créer devis et factures
La création des devis et des factures sont des étapes clés dans le processus de location ou de prêt. Générer ces documents avec Excel (ou un équivalent) est une solution qui a fait ses preuves, mais il s'agit de documents isolés qui doivent être stockés dans des dossiers (en local ou sur le cloud), et qui n'ont aucun lien avec l'inventaire de matériel et le CRM.
Loxya permet de générer des devis et factures directement associées aux emprunts (réservations ou événements), et contiennent la liste détaillée du matériel, réduisant ainsi les risques d'erreur et économisant un temps précieux. De plus, il est facile de consulter la liste des devis et factures qui ont été émis pour un bénéficiaire, et de les télécharger.
5. Un système de suivi, d'alerte et de relance
La communication avec vos clients est essentielle. En particulier pour rappeler aux clients ou utilisateurs la nécessité de retourner le matériel. Quand on utilise sa messagerie électronique pour cette tâche, on peut utiliser des modèles d'e-mails pour gagner du temps, mais il restera toujours à compléter le modèle avec les informations de l'emprunt et du bénéficiaire, et s'assurer que l'adresse e-mail du destinataire est correcte. Tout cela prend beaucoup de temps !
Loxya automatise cette tâche en envoyant des notifications aux bénéficiaires, en cas de retard dans le retour du matériel. Cela permet d'améliorer l'efficacité du suivi, de réduire les risques de perte, et de consacrer son temps à des tâches plus gratifiantes.
Conclusion
En regroupant toutes ces fonctionnalités en un seul logiciel, Loxya offre une solution complète qui non seulement simplifie la gestion de la location ou du prêt de matériel mais améliore également l'efficacité opérationnelle. En passant de l'utilisation de multiples outils à une solution tout-en-un, les entreprises et les institutions peuvent économiser du temps, réduire les coûts et améliorer leur service, rendant la gestion de la location ou du prêt de matériel plus fluide et moins sujette aux erreurs.
