Conseils pratiques pour une gestion efficace du prêt de matériel aux étudiants
Au cours de l'apprentissage des métiers techniques, il est primordial pour un étudiant de manipuler des vrais outils, pour acquérir de la pratique en plus de la théorie. Souvent il s'agit d'outils onéreux, et/ou dont le nombre est limité.
Voici quelques conseils pour que le processus du prêt de ces outils soit à la hauteur du défi que doit relever l'équipe pédagogique : donner la possibilité à tous les étudiants de pratiquer le métier qu'il apprennent, dans des conditions optimales. Bien sûr, ces conseils s'appliquent à tous types d'équipements, que ce soit dans l'audiovisuel, l'électronique ou électrotechnique, l'art, le spectacle vivant, le bâtiment ou travaux publics, le sport, la recherche, etc.
Établir une politique de prêt claire
Avant tout, il faut établir des règles et directives précises concernant l'emprunt, l'utilisation, et la restitution du matériel par l'étudiant qui en a besoin.
Ces règles doivent être assez simples, et très claires : plus c'est simple, plus les étudiants seront à même de les respecter. Aussi, il ne doit pas y avoir de discrimination ou exception dans ces règles : elles doivent être respectées par tous de la même manière.
Elles doivent intégrer tous les détails sur le fonctionnement du processus de prêt : les conditions et limites d'utilisation du matériel (respect d'un cadre défini, par exemple un exercice donné, un lieu précis, etc.), la durée maximale de l'emprunt, et les sanctions encourues en cas de retard ou de dommages à la restitution.
Enfin, pour qu'elles soient connues de tous, le règlement doit être facilement consultable, sur papier ou sur une page web. La transparence dans la politique de prêt est un élément clé de la bonne marche de votre département pédagogique !
Gestion des ressources matérielles
Pour organiser au mieux le stockage de l'équipement prêté, il faut utiliser une classification qui a du sens pour le secteur d'activité enseigné. Pour cela, on peut créer deux niveaux de catégories dans lesquelles on pourra placer le matériel. Par exemple, dans l'audiovisuel, on pourra avoir une catégorie "image", qui contient les sous-catégories "caméras", "objectifs", "câbles", etc. et une catégorie "son", qui contient les sous-catégories "mixettes", "micros", "bonnettes", "câbles", etc.
La maintenance du matériel doit également être bien organisée pour ne rien oublier. En effet, certains équipements peuvent avoir besoin d'un entretien régulier pour en garantir la sécurité. Il est alors important d'avoir un calendrier précis de chaque intervention à faire sur le matériel.
Ensuite, quand l'inventaire est bien organisé, il est important d'avoir un suivi efficace des stocks dans le temps, afin d'éviter les pénuries ou les excédents lors de l'emprunt du matériel par les étudiants.
Informatiser le processus de prêt
Dès lors, on peut aisément voir que l'utilisation de systèmes informatisés pour gérer le prêt de matériel devient indispensable. Un (ou plusieurs) logiciel(s), qui permettent d'organiser correctement son inventaire, avoir un suivi de la maintenance, de connaître l'état du stock en temps réel, de prévoir les éventuelles pénuries assez tôt, de maîtriser chaque étape du processus de prêt, d'informer les emprunteurs en cas de problème, et de leur permettre de faire eux-mêmes des demandes de réservation de matériel, tout en gardant la possibilité de valider ou non les demandes.
Ce dernier point est d'autant plus important pour une école, car la validation des demandes de réservation peut avoir une valeur pédagogique : si l'étudiant n'utilise pas le matériel adéquat pour un exercice, il est bon de pouvoir lui montrer, en lui expliquant pourquoi.
Il est bien sûr possible d'utiliser une combinaison de plusieurs logiciels différents pour gérer tout ça, mais il est tout de même préférable de choisir un logiciel de gestion de prêt tout-en-un vraiment adapté, qui pourra simplifier le processus de prêt pour les étudiants et le personnel administratif, tout en garantissant la confidentialité de leurs données personnelles. Eh bien, un tel logiciel existe, c'est Loxya (Robert2) !
Voir ce dont Loxya (Robert2) est capable
Évaluation et amélioration continue
Autre aspect important du processus de prêt, la collecte de feedback auprès des élèves, du magasinier et du personnel administratif en général, permet de réviser régulièrement la politique de prêt, et de l'adapter aux besoins changeants.
Cela peut s'appliquer aux règles d'emprunt du matériel, mais aussi à chaque étape du processus de prêt, que se soit dans la façon de classer l'inventaire, l'emplacement du matériel dans le lieu de stockage, la procédure de restitution du matériel, etc.
Cas pratiques
Vous trouverez d'autres informations sur le sujet dans notre étude de cas : le prêt aux étudiants, qui détaille toutes les problématiques de cette gestion, et surtout qui montre comment les résoudre !
Conclusion
Pour réussir et optimiser le prêt de matériel à vos étudiants, il faut donc :
- que les règles d'emprunt de votre équipement pédagogique soient bien définies, simples, claires et facilement accessibles à tous,
- que vous utilisiez une méthode rationnelle pour gérer votre inventaire de matériel et sa maintenance,
- que vous évaluiez régulièrement les besoins de chaque partie,
- que vous utilisiez un outil informatique adapté, tel que Loxya.
Si vous suivez tous ces conseils, vous être très certainement sur la bonne voie pour gérer efficacement le prêt de matériel au sein de votre école ou université !
