10 moyens d'optimiser vos sorties et retours de matériel
Dans le monde dynamique de la gestion de prêt ou de location de matériel, l'efficacité des sorties et retours est cruciale. Que vous prépariez un événement comme un concert ou un mariage, ou que vous fournissiez du matériel pour un tournage ou un reportage, la fluidité de ces opérations joue un rôle clé dans le succès global de votre entreprise.
Dans cet article, nous allons explorer dix moyens incontournables pour optimiser vos sorties et retours de matériel, avec un coup de projecteur sur la manière dont le logiciel Loxya peut révolutionner votre approche et vous offrir une gestion sans faille.
1. Inventaire précis et à jour
Pour éviter les maux de tête liés au décompte du matériel et à la confusion logistique, maintenir un inventaire à jour est essentiel, de préférence sur un support informatique. Il faut pouvoir avoir confiance en son inventaire : si la quantité de chaque matériel est connue avec précision, vous pourrez prévoir facilement les éventuels manques dans le futur.
De plus, en spécifiant soigneusement l'emplacement de chaque matériel au sein de vos parcs, vous pourrez gagner du temps lors de la préparation d'une sortie, ou du rangement du matériel après un retour.
2. Préparer avec soin pour des sorties sans accroc
L'anticipation est la clé. En planifiant les sorties bien à l'avance, vous minimiserez les risques d'erreur et assurerez une préparation méthodique pour chaque événement. Ainsi, si une pénurie survient à cause d'un autre événement ou d'une perte de matériel, vous pouvez réagir à temps pour corriger le problème.
Par exemple, si vous organisez un mariage, et que vous avez prévu assez tôt tous les équipements nécessaires, du plus grand élément au plus petit détail, vous aurez la garantie que la cérémonie se passera sans heurt.
3. Prévoir les problèmes
Une gestion proactive des pénuries de matériel est un point très important dans une activité de location ou prêt de matériel. Si un équipement devient indisponible suite à une panne, un vol, un retard de restitution ou une maintenance, il est essentiel de voir rapidement l'impact que ce manque peut avoir sur l'ensemble de son activité, afin de réagir au plus vite pour corriger la situation.
C'est là qu'un outil informatique comme Loxya (Robert2) devient indispensable : la fonctionnalité de prévision des pénuries vous permet de planifier et d'atténuer les manques potentiels en temps opportun.
Exemple : Vous organisez un concert en plein air. Loxya détecte une possible pénurie d'équipement audio et vous alerte, vous donnant le temps de résoudre le problème avant le grand jour.
4. Utiliser une fiche papier détaillée
Même en utilisant un outil informatisé, une fiche papier reste un outil essentiel, qui permet d'échanger des informations claires et détaillées pour chaque sortie avec les différents membres de votre équipe (techniciens, préparateurs, livreurs...) garantissant que chaque élément est correctement préparé, livré et utilisé.
Par exemple, avant un tournage, une fiche papier peut être remise aux équipes de production, offrant une référence tangible pour le matériel nécessaire à leur travail.
5. Checklist de sortie
Avoir une checklist pour ne rien oublier au moment de la préparation du départ du matériel pour son lieu d'exploitation est un point très important qu'il ne faut pas négliger. Cela permet de s'assurer que le matériel chargé est bien celui qui était prévu, mais aussi d'annoter des remarques qui seront utiles lors de la restitution du matériel.
Exemple : Un festival exige beaucoup d'équipements spécifiques à installer dans divers lieux. Grâce à l'inventaire de départ de Loxya, vous pouvez vous assurer que chaque article est correctement chargé dans le camion qui va livrer le matériel, avec la bonne quantité.
6. Checklist de retour
Lors de la restitution du matériel, il est essentiel d'avoir une checklist qui permet de s'assurer que tout le matériel est bien revenu, que le compte y est. C'est une étape importante : l'inventaire de retour permet de savoir où ranger le matériel qui est déchargé du camion, mais aussi de mettre à jour le stock pour qu'il reste le plus fidèle à la réalité.
Ces inventaires de départ et de retour assurent une traçabilité complète du matériel, et sont des fonctionnalités proposées par Loxya.
7. Scanner de codes-barres pour gagner du temps
Utiliser un scanner portatif de codes-barres permet de simplifier le processus de suivi, mais aussi de réduire les erreurs humaines et d'accélérer les opérations d'assignation du matériel à un événement, de préparation du matériel pour la sortie, et au moment de sa restitution.
Il permet notamment de vérifier avec rapidité et précision que le matériel chargé est bien celui qui était prévu, et de le cocher dans la checklist de départ ou de retour d'un seul "bip" !
Découvrir les fonctionnalités de Loxya
8. Relancer en cas de manque de matériel
Il y a toujours des imprévus. Quelques fois, les clients ne rendent pas le matériel à temps, ou les techniciens oublient une partie du matériel. C'est alors que le suivi de ces manques est important : envoyer un rappel aux techniciens ou aux clients permet d'assurer une résolution rapide du problème, et de minimiser les perturbations.
Loxya facilite cette communication, en automatisant les rappels envoyés en cas de manque de matériel, pour une action immédiate de la part des parties concernées.
9. Corriger les quantités en stock
Après une restitution, il se peut qu'il faille corriger les quantités en stock, si on est certain que le retour est bien terminé. Cela permet de recalculer les éventuelles pénuries pour les sorties suivantes.
Par exemple, si un projecteur n'a pas été retourné et qu'on est certain qu'il est réellement perdu, le fait de mettre à jour la quantité en stock de ce projecteur permettra de savoir s'il en manque dans un autre événement qui va bientôt se produire.
10. Conserver un historique
Conserver une trace de tout ce qu'il s'est passé permet d'analyser et de planifier son activité, mais aussi de l'améliorer continuellement.
Par exemple, vous pouvez constater une tendance de pénurie pendant certains mois de l'année pour un matériel donné. Les données détaillées de Loxya vous aident à prévoir un ajustement de vos stocks en conséquence.
Conclusion
En résumé, chaque étape dans le processus de sortie et de retour de matériel est importante. De la préparation minutieuse à la gestion des pénuries, de l'utilisation de listes claires aux contrôles automatisés, utiliser un outil de gestion comme Loxya est idéal pour une gestion efficace, car il offre une solution intégrée pour simplifier chaque aspect de votre gestion logistique.
Loxya se révèle être bien plus qu'un simple logiciel de gestion de prêt ou de location de matériel. C'est une solution complète qui optimise chaque étape du processus, de la préparation à la restitution, garantissant une gestion logistique sans faille.
