Maîtrisez la gestion du prêt de matériel en école de cinéma
Au cœur des écoles de cinéma, le magasinier joue un rôle essentiel, veillant à ce que chaque étudiant dispose des outils nécessaires pour s'exercer, et donner vie à ses idées.
Entre la gestion des stocks, la planification des prêts et l'entretien du matériel, ce gardien des coulisses assure le bon déroulement de l'apprentissage des métiers du cinéma et de l'audiovisuel. Cet article explore les différents aspects de cette gestion, soulignant l'importance des stratégies et des outils qui facilitent cette mission cruciale.
Connaissance approfondie du matériel
Le magasinier d'une école de cinéma ou d'audiovisuel doit avoir une très bonne connaissance de tout le matériel nécessaire à un tournage, que ce soit en studio sur un plateau, ou en extérieur de jour ou de nuit. Il doit connaître l'utilité de chaque matériel qui compose son stock, pour chaque métier : la prise de vue, le son, l'éclairage, le monitoring...
Le bon déroulement des exercices des étudiants dépend de cette connaissance. En effet, si l'étudiant oublie le câble d'alimentation d'un projecteur, ou qu'il prend une batterie incompatible avec une caméra, il ne pourra pas les utiliser lors de la réalisation de son projet, qui risque de tomber à l'eau. Et si un matériel est en panne, il faut pouvoir proposer un équivalent correct.
Grâce à cette connaissance profonde, le magasinier peut vérifier que le matériel demandé est conforme au projet de l'étudiant, et réagir à temps pour corriger sa demande tout en expliquant à l'étudiant pourquoi il applique ces changements. Ainsi, les étudiants pourront s'appuyer sur lui avec confiance pour des conseils pratiques concernant leur projet.
Gestion de stock et inventaire
Comme dans tout lieu de stockage de matériel, maintenir un inventaire précis et à jour est une condition cruciale à la bonne marche du service. Cette tâche peut s'avérer difficile si le matériel est souvent utilisé, donc souvent en dehors du stock, à plusieurs endroits simultanément.
Savoir combien de matériel est disponible pour une période de temps donnée, est un casse-tête qui ne peut être résolu qu'avec un outil informatique adapté, comme le logiciel Loxya (Robert2), qui permet un suivi ultra précis du stock en tout temps.
Planification et suivi des prêts
Dans une école de cinéma, le matériel audiovisuel est très sollicité par les étudiants, tout au nom de l'année scolaire. Il est donc essentiel de planifier correctement chaque sortie, et de prévoir les manques potentiels et les collisions entre les demandes des élèves, qui ont souvent des projets similaires à la même époque de l'année. Le rôle du magasinier sera non seulement de maîtriser cette planification, mais aussi d'assurer l'équité entre tous les étudiants.
Là encore, un outil comme Loxya lui sera d'une grande aide : dès la demande de l'étudiant, il va pouvoir prévoir tout ça très simplement grâce à l'interface intuitive du logiciel. Il pourra également vérifier le matériel quand l'étudiant vient le chercher, puis lors de sa restitution. Et si un conflit se profile à l'horizon, il le saura tout de suite et pourra réagir en conséquence à temps.
Communication efficace
Dans un service qui prête du matériel souvent onéreux à des étudiants, il est impératif que la communication soit fluide entre le magasinier et les étudiants, l'équipe pédagogique, et la direction.
En effet, les enseignants doivent pouvoir répondre aux questions du magasinier quand un étudiant n'arrive pas à lui expliquer clairement son besoin.
De même, les enseignants doivent pouvoir demander au magasinier si un projet est possible avec l'état actuel du stock avant d'y lancer leurs étudiants.
Aussi, le magasinier doit pouvoir compter sur les bonnes décisions des directeurs en ce qui concerne la maintenance du matériel, et répondre à leurs questions concernant l'utilisation réelle du matériel.
Tous ces points cruciaux peuvent être facilités par l'utilisation d'un logiciel en ligne, qui permet à chaque interlocuteur de gérer sa partie, à tout moment, et depuis n'importe où.
Maintenance et entretien du matériel
Il arrive souvent que le matériel tombe en panne, ou qu'il soit endommagé par des étudiants trop enthousiastes. Une bonne gestion des pannes et une maintenance régulière du matériel est l'une des tâches principales du magasinier, et permet d'assurer la longévité et la fiabilité du matériel.
Pour ce optimiser ce suivi, utiliser un logiciel de gestion est essentiel, afin de ne rien oublier et ne rien laisser au hasard.
Budget et acquisition de nouveaux matériels
Le matériel de tournage étant de la technologie de pointe, il est important de renouveler régulièrement le parc avec du matériel récent, pour que les étudiants manipulent et se familiarisent avec des appareils qu'ils utiliseront réellement dans la vie active.
Tout en tenant compte des contraintes budgétaires, le magasinier doit pouvoir expliquer les besoins pédagogiques précis, à la direction qui procédera aux achats.
Conclusion
La gestion efficace du matériel et de son prêt aux étudiants est d'une importance capitale dans la bonne marche du processus d'apprentissage des métiers du cinéma.
Les magasiniers ont un rôle essentiel à jouer au sein de l'école, c'est pourquoi il est important pour eux d'avoir à leur disposition des outils adaptés à leur métier, comme le logiciel Loxya qui leur permet d'exceller dans ce rôle.
