Comment gérer la facturation d'une activité de location avec Loxya
Dans le secteur de la location de matériel, une facturation claire et efficace est essentielle. Les professionnels doivent adapter les tarifs selon la durée de location, gérer les taxes, et doivent pouvoir facturer des services supplémentaires. Avec Loxya, ces tâches complexes deviennent simples, grâce à des fonctionnalités puissantes et intuitives. Cet article explore comment le logiciel Loxya peut vous aider à optimiser la gestion de votre facturation.
Gérer une période de facturation distincte de la mobilisation du matériel
Tout d'abord, il faut savoir qu'avec Loxya vous pouvez définir une période de facturation qui diffère de celle de la mobilisation effective du matériel. Cela est particulièrement utile dans le cas où le matériel doit être préparé livré ou conservé en stock avant ou après un événement, tout en assurant une facturation précise et adaptée à la situation.
Par exemple, si vous prévoyez 2 jours de transport (1 pour livrer le matériel, +1 pour le retour du matériel), vous pouvez définir une période de mobilisation qui commence la veille du début effectif de l'événement, et qui se termine le lendemain de la fin prévu de l'événement. Ainsi, Loxya va considérer que le matériel de cet événement ne sera plus disponible pendant toute la période de mobilisation, mais la période qui sera réellement facturée reste celle qui correspond à l'utilisation effective du matériel (période d'exploitation).
Un système flexible pour adapter vos tarifs à la durée des événements
Les besoins de location varient en fonction de la durée. Une journée, une semaine, un mois, ou plus... Avec Loxya, le prix du matériel est automatiquement ajusté selon la durée de l’événement ou de la réservation, grâce à une grille tarifaire : les coefficients de tarif dégressif.
Cela garantit une tarification flexible et attractive tout en évitant les calculs manuels fastidieux. Par exemple, la location d’un matériel pour 5 jours ne multipliera pas le tarif à la journée par 5, mais par un coefficient plus faible (par exemple 3,5). Cela aura pour conséquence de rendre cette location moins chère, tout en restant cohérent pour vos clients.
Gérer les coefficients de tarif dégressif
En quelques clics, vous pouvez définir autant de grilles tarifaire que nécessaire depuis les paramètres du logiciel, que vous pouvez ensuite appliquer à votre catalogue de matériel.
Une grille tarifaire est donc un tableau de correspondance entre une durée de location et un coefficient à appliquer. Par exemple, cette grille peut ressembler à ceci :
| À partir de | Coefficient |
|---|---|
| 1 jour | 1 |
| 2 jours | 1,5 |
| 3 jours | 2 |
| 4 jours | 2,3 |
| 5 jours | 2,5 |
| 6 jours | 2,75 |
| 7 jours | 3 |
| 8 jours | 3,3 |
| 9 jours | 3,7 |
| 10 jours | 4 |
| 15 jours | 35% |
Au delà du 15ème jour, dans cet exemple nous avons défini un pourcentage de la durée, au lieu d'un coefficient fixe. Ici, 35% pourra se traduire par un coefficient de 7 pour 20 jours, 10,5 pour 30 jours, etc.
Maîtriser les taxes
La gestion des taxes peut vite devenir un casse-tête, surtout si vous opérez dans différentes régions. Avec Loxya, il est possible de définir plusieurs taxes et de les assigner au matériel directement, dans les paramètres du logiciel. Ainsi, vous pouvez avoir du matériel soumis à une taxe spécifique, tandis qu'un autre matériel est soumis à une taxe différente.
De plus, Loxya permet de créer des groupes de taxes, ce qui est particulièrement utile pour gérer des combinaisons de taxes, comme au Québec avec la TPS et la TVQ.
Enfin, des taxes à montant fixe peuvent également être configurées, idéales pour ajouter des suppléments fixes en complément d'une TVA.
Ajouter des produits et services dans vos factures
La facturation dans Loxya ne se limite pas à la location de matériel. Vous pouvez ajouter des lignes additionnelles à vos factures, pour facturer des produits ou des services supplémentaires, comme des frais de transport, des prestations techniques, ou encore des articles à usage unique (consommables).
Une autre possibilité est de définir un montant négatif, pour déduire de la facture un montant précis (pour un avoir par exemple, ou une remise spéciale).
Cette flexibilité permet de répondre à des besoins variés, sans complexifier votre gestion. Et bien sûr, chaque ligne additionnelle peut avoir sa propre taxe, au choix parmi les taxes définies dans les paramètres.
Appliquer une remise globale selon vos besoins
Pour récompenser vos clients fidèles ou ajuster un devis à un budget spécifique, Loxya permet d’appliquer une remise globale à l'ensemble du devis (ou de la facture).
Vous pouvez choisir entre une remise en pourcentage ou directement définir le montant final souhaité et laisser Loxya trouver le pourcentage équivalent automatiquement. Cette fonctionnalité offre une grande flexibilité et s’adapte à de nombreuses situations.
Générer facilement vos devis et factures
Avec Loxya, la création de devis et factures est très rapide. Vous pouvez générer un devis en un seul clic, puis le télécharger pour le partager avec votre client.
Une fois que votre prestation est terminée, vous pouvez également créer une facture en un seul clic, et la télécharger de la même manière que les devis.
Conclusion
Loxya simplifie la facturation dans le secteur de la location de matériel grâce à des outils pensés pour les besoins réels des professionnels. Que ce soit pour gérer des tarifs dégressifs, maîtriser les taxes, ajouter des services, ou appliquer des remises, Loxya vous aide à gagner du temps et à réduire les erreurs.
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