Pourquoi Excel finit toujours par vous limiter dans la gestion de votre matériel
De nombreuses structures commencent avec Excel ou Google Sheets pour gérer leurs stocks ou leurs prêts de matériel. C'est une solution accessible et relativement souple. Mais très vite, ce choix initial se transforme en casse-tête. À mesure que l'activité se développe, les besoins évoluent... et les tableurs montrent leurs limites.
Voici pourquoi Excel, malgré ses qualités, finit par devenir un frein dans la gestion du matériel.
Vous avez peut-être déjà lu notre article qui explique comment gérer la location de matériel avec Excel (ou Google Sheet) ? Cet article offre un bon point de départ pour avoir des astuces sur la façon de gérer du matériel avec un tableur. Ici, nous allons voir que, bien que cette solution puisse être acceptable dans un premier temps « pour dépanner », elle est loin d'être idéale.
Excel est un outil générique, pas pensé pour la gestion de matériel
Excel n'a pas été conçu spécifiquement pour suivre des réservations, gérer des stocks ou planifier des sorties de matériel. Chaque fonctionnalité doit être créée à la main :
- Création d'un tableau d'inventaire,
- Mise en place d'un système de suivi des emprunts,
- Calculs pour les tarifs,
- Mise en forme conditionnelle pour repérer les pénuries...
Tout cela demande du temps, des compétences, et reste fragile car sujet à l'erreur humaine à chaque étape du processus.
Le risque d’erreurs augmente avec la complexité
Plus il y a de feuilles, de lignes, de calculs, plus le risque d'erreur augmente. Une cellule effacée par erreur, une formule mal copiée, un filtre mal appliqué... et c'est toute la chaîne de gestion qui peut être faussée. Les tableurs n’offrent ni vérification automatique, ni alerte en cas d’anomalie.
Excel devient vite illisible quand l’activité s’accélère
Lorsque les réservations se multiplient, que le stock grossit, ou que plusieurs clients doivent être gérés en parallèle, Excel montre ses limites :
- Difficulté à retrouver l'information pertinente,
- Impossible de croiser efficacement plusieurs données (client, matériel, dates...),
- Aucun lien avec un planning visuel ou un agenda,
- Pas de synthèse ni d'historique accessible facilement.
La collaboration est compliquée
Les fichiers Excel partagés sont sources de conflits de versions et d’écrasements accidentels. Il n'y a pas de gestion des droits précise : tout le monde peut tout modifier. Et aucun suivi des actions n'est possible. Qui a validé cette sortie ? Qui a modifié cette quantité ? Mystère.
Aucun lien avec le terrain
Un tableur ne peut pas :
- Générer automatiquement une fiche de sortie signable,
- Proposer un inventaire sur tablette ou smartphone,
- Suivre en temps réel les disponibilités et les pénuries,
- Gérer les retards de retour,
- Scanner des codes-barres pour vérifier rapidement le matériel.
Bref, Excel ne sort pas de l’ordinateur. Et ça devient un vrai problème quand la logistique s'intensifie.
Conclusion : il est temps de passer à un outil métier
Excel est une bonne porte d’entrée pour commencer à structurer sa gestion de matériel. Mais dès que l’activité monte en puissance, il devient urgent de migrer vers un outil pensé pour ce métier.
Un logiciel comme Loxya permet de :
- Gérer automatiquement les stocks, les disponibilités et les réservations,
- Planifier les sorties de matériel et les techniciens qui l'accompagnent,
- Générer des bons de sortie, des devis et des factures,
- Vérifier les départs et retours du matériel
- Notifier les personnes concernées par un retard,
- Visualiser l'activité dans un calendrier clair et intuitif,
- Consulter l'historique d'utilisation d'un matériel,
- Collaborer sereinement avec toute l'équipe,
- Et plein d'autres fonctionnalités, à découvrir sans tarder !
Si vous utilisez Excel aujourd’hui pour gérer du matériel, vous êtes sans doute à un tournant. Pourquoi ne pas tester une solution plus fiable, plus fluide, et plus sûre ?
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