Stockage du matériel avec Loxya : groupé ou unitaire, quelle méthode choisir ?
La gestion de stock est l'un des aspects les plus importants dans la logistique des événements et des activités qui nécessitent du matériel spécifique. Dans le secteur de l'événementiel, de l'audiovisuel ou même pour les collectivités, disposer d'une vue claire et précise sur les équipements disponibles est essentiel. Avec Loxya, deux méthodes sont à votre disposition pour gérer votre stock : l'identification "groupée" et l'identification "unitaire". Mais quelles sont les différences, et quand préférer l'une à l'autre ?
Matériel identifié de manière groupée : simplicité et efficacité
L'identification groupée consiste à représenter une quantité de matériel par un simple nombre dans votre stock. Par exemple, si vous possédez cinquante chaises, Loxya enregistrera simplement "50 chaises" dans le système.
Cette approche est particulièrement utile pour des équipements en grande quantité et de faible valeur unitaire, où le suivi individuel des articles n’est pas nécessaire. Elle convient parfaitement pour du petit matériel, comme des câbles, des rallonges, du mobilier, des barrières ou des éléments de structure.
Pour définir la quantité de matériel qui n'est pas disponible à cause d'une panne (matériel hors d'usage), c'est le même principe : un simple nombre permet définir et suivre la quantité "en panne".
L'avantage majeur de cette approche est la simplicité de gestion : inutile de créer des entrées individuelles pour chaque article. Vous gagnez du temps et de la clarté, notamment lorsque vous manipulez de grandes quantités de matériel identique. De plus, pour des articles qui sont empruntés puis rendus sans différence spécifique (comme des chaises ou des câbles), une gestion par quantité est suffisante.
Matériel identifié de manière unitaire : suivi précis et individualisé
L'identification unitaire, quant à elle, consiste à créer une unité de matériel pour chaque équipement. Chaque unité possède son propre identifiant, un numéro de série et une date d'achat, ce qui permet un suivi précis tout au long de sa vie. Cette méthode est idéale pour le matériel de grande valeur, à forte valeur ajoutée comme des véhicules, des caméras, des ordinateurs, des consoles de mixage, ou tout autre équipement spécialisé dont on veut assurer un suivi rigoureux.
Avec l'identification unitaire, vous pouvez savoir exactement quelle unité de matériel a été louée ou empruntée, par qui, à quel moment et quand elle a été (ou devra être) retournée. Chaque unité ayant un état "en panne" ou "perdu", vous savez exactement lesquelles sont indisponibles et pourquoi. Un autre avantage est que vous pouvez répartir les unités de matériel dans plusieurs parcs différents.
Ce suivi précis offre une grande transparence, évite les pertes et vous permet d'optimiser la durée de vie de chaque équipement en répertoriant son historique d'utilisation. Pour les utilisateurs qui souhaitent avoir une vision très fine de la gestion de leur matériel, l'approche unitaire est donc idéale.
Quand choisir quelle méthode ?
La méthode à choisir dépend principalement du type de matériel que vous gérez et de vos besoins en termes de suivi. Voici quelques éléments pour vous aider à prendre votre décision :
- Type de matériel : Pour du matériel en grande quantité et peu coûteux, comme des chaises ou des barrières, l'identification groupée est plus pratique. Pour des équipements plus complexes ou coûteux, optez pour l'identification unitaire.
- Niveau de suivi désiré : Si vous avez besoin de savoir précisément où se trouve chaque équipement, qui l'utilise et depuis combien de temps, l'identification unitaire est le meilleur choix.
- Volume et fréquence d'utilisation : Si vous gérez un grand volume de matériel qui est très souvent emprunté et retourné, la gestion groupée peut simplifier vos opérations quotidiennes.
Comment choisir le type d'identification d'un matériel dans Loxya ?
Une fois que vous avez décidé quelle méthode utiliser pour quantifier le stock d'un matériel, il vous suffit de choisir le bon type dans le formulaire de création :
Bien entendu, si vous choisissez l'identification "groupée", vous devrez saisir la quantité en stock (et éventuellement la quantité en panne), un peu plus bas dans ce même formulaire.
En revanche, si vous choisissez l'identification "unitaire", vous pourrez créer autant d'unités de matériel que nécessaire dans un second temps, via l'onglet "Unités" de la fiche du matériel une fois qu'il sera créé.
Conclusion
Avec Loxya, vous avez la liberté de choisir la méthode qui convient le mieux pour chaque matériel. Que vous préfériez la simplicité de l'identification groupée ou la précision de l'identification unitaire, Loxya s'adapte à vos besoins et vous aide à optimiser la gestion de votre stock.
N'hésitez pas à découvrir Loxya et ses nombreuses fonctionnalités pour choisir la solution qui vous convient le mieux. Si vous hésitez encore, notre équipe est là pour vous aider à définir quelle méthode serait la plus adaptée à votre situation !
