Organisez vos parcs de matériel : une gestion centralisée et efficace avec Loxya
La gestion du matériel dans des parcs permet d’organiser et de structurer vos équipements en fonction de leur usage, leur localisation ou les besoins spécifiques de vos services. Avec Loxya, les parcs deviennent des outils indispensables pour classer, séparer et optimiser vos stocks de manière simple et efficace. Cet article vous présente les avantages de cette organisation, les fonctionnalités associées et les bonnes pratiques pour en tirer pleinement parti.
1. Qu’est-ce qu’un parc de matériel dans Loxya ?
Un parc de matériel dans Loxya est une manière d'organiser et de classer vos équipements en fonction des critères qui vous semblent les plus appropriés : localisation géographique, type d'activité, service ou responsabilité administrative, projet ou activité spécifique. Cette approche vous permet de structurer vos stocks tout en facilitant leur gestion.
Exemples d’utilisation :
- Organiser un parc pour chaque entrepôt, ou site de stockage.
- Créer un parc pour chaque service différent au sein de votre organisation.
- Classer les équipements par type d'activité (événementiel, mariages, audiovisuel, stands...).
- Séparer le matériel destiné aux étudiants de 1ère année, deuxième année, etc.
2. Pourquoi utiliser des parcs de matériel ?
Les parcs offrent une vision claire et hiérarchisée de vos équipements, et permettent de manipuler des outils puissants pour gérer votre matériel :
Organisation simplifiée : Visualisez rapidement les équipements d’un parc spécifique, en filtrant vos listes de matériel selon ce parc.
Contrôle des responsabilités : Limitez les risques d’erreurs en restreignant l’accès à certains parcs pour des utilisateurs spécifiques.
Traçabilité améliorée : Suivez facilement l’historique et les déplacements de vos matériels en fonction des parcs.
3. Comment configurer un parc dans Loxya ?
Création : Accédez à la page « Parcs de matériel » (réservée aux administrateurs), et ajoutez un parc en lui attribuant un nom distinctif.
Assignation du matériel : Lors de la création ou de la modification d’un matériel, ou d'une unité de matériel (voir point 6 ci-dessous), assignez-lui le parc auquel il appartient.
4. Contextualisation de l’interface selon un parc
Loxya propose une personnalisation dynamique de l’interface, pour gagner du temps en éliminant les distractions et accéder rapidement à l’essentiel :
- Un bouton « Loxya » en haut à gauche de l'écran permet de sélectionner un parc pour adapter l’interface et afficher uniquement les données liées à ce parc.
- Pré-remplissage du parc dans les formulaire : lors de la création d'un nouveau matériel, le parc choisi dans le contexte est automatiquement sélectionné.
5. Gestion du matériel unitaire et groupé dans les parcs
Loxya distingue deux approches pour gérer le stock de vos équipements : l'identification groupée, et la gestion unitaire.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur l'article « Stockage du matériel avec Loxya : groupé ou unitaire, quelle méthode choisir ? ».
Matériel groupé : Les équipements identiques sont gérés en lot. Chaque lot ne peut faire partie que d'un seul et même parc. Par exemple, un stock de 50 chaises sera assigné à un seul parc. Si une répartition est nécessaire, il faut créer des lots distincts pour chaque parc.
Matériel unitaire : Chaque pièce (unité) d'un équipement est suivie individuellement (et dispose d'un numéro de série, d'un état...). Ce type de matériel peut être réparti sur plusieurs parcs : chaque unité de matériel peut ainsi être placée dans un parc différent.
6. Réaliser l'inventaire d’un parc de matériel
Loxya offre un module d’inventaire intuitif pour vérifier les stocks d'un parc, et mettre à jour vos stocks rapidement :
- Visualisez la liste complète des équipements d’un parc, avec leurs quantités.
- Scannez les codes-barres ou saisissez les nouvelles quantités manuellement.
- Quand l'inventaire est terminé, toutes les quantités en stock sont automatiquement mises à jour.
- Générez un rapport PDF détaillé, pour comparer les résultats de l’inventaire avec l'état précédent du stock.
Conseil : Planifiez régulièrement des inventaires pour maintenir une base de données fiable.
7. Restreindre l'accès à certains parcs
Dans Loxya, il est possible de limiter l'accès à des parcs pour certains utilisateurs. Cette fonctionnalité est utile pour séparer les responsabilités et protéger certains équipements sensibles.
Procédure :
- Accédez à la page de modification d’un utilisateur ayant un niveau "Gestion" (ou inférieur).
- Activez l’option « Restreindre l’accès à certains parcs ».
- Sélectionnez les parcs accessibles (en vert) ou restreints (en rouge).
L'utilisateur ainsi modifié ne verra plus que le matériel des parcs auxquels il a accès, et ne pourra créer du matériel que dans ces parcs.
Cas pratiques :
- Réserver une partie du matériel à des équipes ou des services spécifiques.
- Limiter l’accès au matériel nécessitant un niveau d'utilisation avancé, pour des étudiants débutants ou des collaborateurs non spécialisés.
Conclusion
La gestion des parcs de matériel dans Loxya est une fonctionnalité puissante pour optimiser l'organisation de votre matériel et votre productivité. Que vous débutiez ou soyez déjà un utilisateur expérimenté du logiciel, ces fonctionnalités vous offrent un contrôle optimal de vos équipements, tout en réduisant les risques d’erreur.
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