0.24 | La précision horaire est arrivée !
Voici une nouvelle version printanière, qui va ravir beaucoup d'utilisateurs : vous allez pouvoir spécifier des horaires précis pour les sorties et retours de matériel !
Et comme une bonne chose n'arrive jamais seule dans Loxya, voici en détail toutes les nouveautés apportées par cette première version de 2024.
✨ Quoi de neuf dans la version 0.24 ?
Nouveau Logo, et design amélioré 💙
Vous allez le constater tout de suite : la page de connexion affiche désormais le logo du nouveau nom du logiciel, Loxya ! De plus, le design général a été adapté aux nouvelles couleurs, et a été amélioré pour le plaisir des yeux.
🗓️ Période de mobilisation / période d'exploitation
Les événements et réservations peuvent maintenant avoir deux périodes distinctes :
- La période d'exploitation du matériel, qui indique le moment où le matériel sera en cours d'utilisation. Si la facturation est activée, c'est cette période qui sera utilisée pour le calcul du montant total des devis et factures.
- La période de mobilisation du matériel, qui sera utilisée par le logiciel pour calculer les indisponibilités du matériel. Par exemple, cela permet d'ajouter du temps à un événement avant son réel début, pour la préparation, le transport et l'installation du matériel, et à la fin de l'événement pour le remballage, le transport et le rangement au local.
À l'étape 1 de l'édition d'un événement, vous pouvez donc maintenant différencier ces deux périodes en renseignant des dates pour chacune d'entre elles.
Quand vous terminez l'inventaire de départ avant le début de la période de mobilisation prévue, cela aura pour effet de redéfinir automatiquement ce début de période de mobilisation.
Et quand vous terminez l'inventaire de retour, la fin de la période de mobilisation sera définie à ce moment-là.
Si vous ne faites pas ces inventaires, la période de mobilisation initialement prévue restera inchangée.
⏰ Horaires précis pour les événements et réservations
Il est maintenant possible de définir des horaires précis pour chacune de ces périodes, en choisissant la date et l'heure du départ du matériel, ainsi que la date et l'heure de son retour.
Pour choisir les heures, mettez le bouton « Jours entiers ? » sur « Non », et cliquez sur le bouton « Sélectionner les heures » en bas.
Ces horaires seront bien sûr pris en compte pour le calcul de la disponibilité du matériel : si un retour est prévu à 11h du matin par exemple, le matériel sera disponible pour repartir le même jour, dès 11h du matin.
📋 Le planning sous forme de liste
Dans le menu principal, vous constaterez que le bouton "Calendrier" s'appelle maintenant "Planning". Et en haut à droite de la page, un nouveau bouton vous permet de passer de la vue "frise temporelle" à la vue "listing", pour afficher tous les événements et réservations dans une liste.
Un champ de recherche et quelques filtres permettent de trouver facilement ce dont vous avez besoin pour travailler. La recherche utilise le titre de l'événement, son lieu, ainsi que le nom ou l'e-mail du bénéficiaire pour trouver ce qu'il vous faut.
De plus, si vous préférez cette vue en liste, vous pouvez choisir de l'utiliser par défaut quand vous cliquez sur le bouton "planning" du menu principal, pour vous éviter d'avoir à changer de vue tout le temps. Pour cela, rendez-vous dans les préférences de votre profil en cliquant sur votre nom en haut à droite de l'écran, puis dans cette page, ouvrez l'onglet « interface » !
Permalien des fiches de sortie (🥇 Premium)
Dans la fenêtre des événements et réservations, des petits boutons ont été ajoutés à côté des boutons "Imprimer", qui ouvrent une petite fenêtre permettant de copier dans le presse-papier le lien permanent d'une fiche de sortie :
Une fois le lien copié, vous pouvez le communiquer à qui vous voulez, en le collant dans un e-mail, un tchat ou un SMS pour que le destinataire puisse télécharger en un seul clic la fiche de sortie en PDF, actualisée avec les données de l'événement tel qu'il existe à ce moment-là !
✉️ Envoi manuel d'informations par e-mail (🥇 Premium)
Deux nouveaux boutons ont été ajoutés, qui faciliteront les échanges d'informations avec vos bénéficiaires et techniciens, sans passer par votre messagerie, pour envoyer :
- la liste du matériel au bénéficiaire d'un événement ou d'une réservation, par e-mail.
- la fiche de sortie en PDF (en pièce jointe de l'e-mail) aux techniciens d'un événement.
Ces deux boutons se trouvent dans la fenêtre des événements et réservations, dans le "menu 3 points" situé en haut à droite de la fenêtre.
⏮️ Historique des e-mails envoyés aux bénéficiaires (🥇 Premium)
Dans la fiche d'un bénéficiaire, un nouvel onglet "Historique" permet de consulter la liste de tous les e-mails de rappel qui ont été envoyés au bénéficiaire quand il n'a pas rendu du matériel à temps, ainsi que les notifications qui lui ont été envoyées quand une demande de réservation lui a été approuvée ou rejetée, et quand la liste du matériel lui a été envoyée manuellement.
On peut aussi voir l'historique des e-mails de rappel qui ont été envoyés pour un événement ou une réservation, dans le nouvel onglet "Historique" de la fenêtre des événements et réservations.
Et, encore mieux : en cliquant sur sa ligne, on peut consulter le message qui a réellement été envoyé au bénéficiaire !
🖼️ Améliorations dans l'édition des événements
À l'étape 3 (techniciens), un champ de recherche permet de filtrer la liste des techniciens selon leur nom, prénom ou adresse e-mail.
À l'étape 4 (matériel), vous pouvez maintenant afficher les détails et la photo d'un matériel de la liste, en survolant son nom avec la souris.
⚙️ Autres améliorations et corrections importantes
Avec ces nouveautés, voici quelques changements supplémentaires qui méritent votre attention :
- Les demandes de réservation en ligne (🥇 Premium) peuvent maintenant être limitées à certains jours de la semaine et certaines heures d'ouverture. Cela permet d'éviter que les bénéficiaires fassent une demande de réservation pour le dimanche à 23h quand il n'y a personne au local... Si vous souhaitez ajuster ces horaires et que vous disposez d'un abonnement, n'hésitez pas à prendre contact avec nous !
- Dans la fenêtre des réservations (🥇 Premium), le commentaire de l'emprunteur (la note qu'il a ajouté lors de sa demande) est affiché dans l'onglet "Informations".
- La fiche de sortie d'une réservation (🥇 Premium) peut être envoyée en pièce jointe de l'e-mail de notification d'approbation de la réservation envoyé au bénéficiaire, grâce au paramètre « Joindre la fiche sortie » de l'onglet "Réservations en ligne" des paramètres du logiciel.
- Des paramètres ont été ajoutés pour personnaliser la liste du matériel dans les fiches de sorties, en choisissant de pouvoir afficher ou non la valeur de remplacement, la description, les tags associés, les numéros de série des unités, et la photo du matériel (en miniature).
- Les inventaires de départ et de retour peuvent être remis en attente. Cela revient à annuler leur état « terminé », et à rétablir le stock en réintégrant les quantités cassés.
- Lors de la duplication d'un événement, les techniciens de l'événement original ne sont plus assignés automatiquement au nouvel événement, car rien ne garanti qu'ils seront disponibles à cette nouvelle période.
- De même, lorsque les dates d'un événement changent, les assignations des techniciens ne sont plus "déplacées" avec l'événement : si l'assignation est encore incluse dans la période de l'événement, elle sera conservée, sinon elle sera supprimée. Et si la nouvelle période ne couvre qu'une partie d'une assignation, celle-ci sera tronquée.
- Et pour finir, quelques petits bugs ont été corrigés, comme par exemple le compte des utilisation d'un matériel qui ne tenait pas compte des événements supprimés, les inventaires de retour qui prenaient mal en charge le matériel mis à la corbeille, ou encore la suppression définitive impossible des utilisateurs liés à un bénéficiaire.
🥇 Une fonctionnalité Premium vous intéresse ?
Si l'une des nouvelles fonctionnalités Premium ci-dessus, ou l'une des celles décrites sur cette page vous serait utile, n'hésitez pas à nous contacter pour en discuter !
À très bientôt 🤗
Nous remercions encore une fois la HEAR (Haute École des Arts du Rhin) qui a grandement participé à l'élaboration de cette nouvelle version.
Nous vous souhaitons une bonne découverte de ces nouveautés, en espérant qu'elles vous soient utiles ! Et en attendant la prochaine version, nous vous remercions pour votre fidélité et votre intérêt pour le projet, vous êtes de plus en plus nombreux à nous solliciter, et ça fait chaud au cœur. Cela dit, nous avons toujours besoin de la contribution financière d'un maximum de personnes, pour que le projet vive. Si vous n'êtes pas déjà abonné SaaS, n'hésitez pas à faire un don quand vous mettrez à jour !
L'équipe de Loxya (Robert2)