Cas pratique : la prestation technique pour un concert avec Loxya
Les projecteurs s'éteignent. L'effervescence, qui agite le public attendant les musiciens sur scène, règne aussi en coulisses, où les techniciens s'affairent à la bonne marche du concert. Oui, la coordination sans faille du matériel scénique est aussi cruciale que la performance des artistes !
Cet article explore un cas pratique immersif, dévoilant les rouages d'une société de prestation technique du spectacle vivant. Découvrez comment Loxya permet à cette entreprise de manœuvrer le matériel scénique avec fluidité, offrant ainsi une expérience inoubliable au public. Suivez-nous dans les méandres de la logistique scénique, où la technologie devient le complice discret de la créativité, donnant vie à des moments d'exception.
Planification du concert
Un organisateur de concert demande un devis pour le concert d'un groupe de rock très connu, dans un grand stade. Il fournit la fiche technique du groupe, qui contient leurs exigences en terme de matériel son et lumière, ainsi que le "plan feu" de leur régisseur lumière, et les documents liés à la sécurité sur le site. Pour établir ce devis, et afin de prévoir avec précision la liste du matériel nécessaire, le prestataire technique devra tenir compte de tous ces points, mais aussi de la configuration du site, de l'accès à la scène, des différentes zones d'écoute du public, de la puissance électrique disponible, ainsi que de la météo.
Dans le logiciel Loxya, après avoir ajouté l'organisateur du concert en tant que bénéficiaire, le prestataire va pouvoir créer un événement dans le calendrier principal, ayant pour titre « Concert de rock » et pour lieu « Le stade ». Cet événement va durer 3 jours, car sa date de début sera la veille du concert, et sa date de fin le lendemain : en effet, il faut compter presque deux jours pour tout installer dans le stade, puis faire les essais et les balances, avant d'accueillir le public !
Ensuite, le prestataire va choisir les techniciens à embaucher : les livreurs qui transporteront le matériel, les roadies qui installeront et remballeront le matériel, et les régisseurs son, lumière et plateau qui exploiteront le matériel. Loxya lui propose tous les techniciens disponibles selon leur planning.
Enfin, dans cet événement, il va créer la liste du matériel à utiliser pour le concert : les éléments de structure scénique (traverses, ponts, grils, totems, etc.), le matériel son et lumière, la fumée et la vidéo. Il pourra même utiliser plusieurs listes de matériel pour l'événement, afin savoir où le répartir lors de l'installation. Quand il estime que cette liste est complète et exhaustive, il lui suffira de cliquer sur un bouton pour générer et télécharger le devis à transmettre à l'organisateur !
Quand l'organisateur accepte le devis, l'événement peut alors devenir « confirmé », et Loxya veille à ce qu'il ne manque rien : si une pénurie de matériel survient avant le début du concert, une alerte visuelle est tout de suite affichée sur son calendrier principal pour que le prestataire puisse réagir à temps.
Préparation du matériel
Ça y est, c'est le jour du chargement des camions. On charge d'abord un camion avec toute la structure scénique, qui prend généralement beaucoup de place, sans oublier d'y mettre tous les outils qui vont avec. Ensuite, on charge un (ou plusieurs) camion(s) avec le matériel son et lumière, ainsi que les vidéoprojecteurs et les écrans.
Pour chaque chargement, grâce à l'inventaire de départ de Loxya, on peut facilement s'assurer de ne rien oublier et de faire sortir les bons éléments, et noter des commentaires qui seront utiles à ceux qui feront la remise en stock. On peut également fournir une fiche de sortie à tous les protagonistes qui interviendront sur l'événement. Cette fiche contient tous les détails du concert : son lieu, ses dates, le poste et les horaires de chaque technicien, et bien sûr la (ou les) liste(s) complète(s) du matériel, classée par catégorie.
Installation et exploitation
Arrivé sur site (dans le stade), les techniciens vont d'abord décharger et monter les éléments de structure sur la scène, qui a été posée au préalable par les services techniques de la ville. Une fois que toute l'ossature est en place, le montage des enceintes, des écrans géants, de la régie et de tous les projecteurs va prendre le reste de la première journée.
Le lendemain, on va terminer le câblage de la lumière, du son et de la vidéo, et effectuer une batterie de tests pour s'assurer que tout fonctionne correctement. Si on rencontre un problème, comme un projecteur défectueux par exemple, on peut facilement consulter Loxya via internet sans avoir à se rendre au dépôt, pour savoir si un projecteur de secours est disponible !
Et le soir, tout est réglé aux petits oignons, c'est parti pour un concert de folie qui dure plus de deux heures, et c'est un réel succès. Enfin, dans l'ombre, dès que le public commence à quitter les lieux, les techniciens s'affairent déjà au démontage de cette énorme scène.
Démontage et retour du matériel
Durant toute la nuit, et une grosse partie de la matinée du lendemain du concert, les techniciens ont démonté minutieusement le matériel, et l'ont chargé dans les camions pour le retour au dépôt. Quand ils arrivent, une autre équipe décharge les camions, en utilisant l'inventaire de retour de Loxya pour s'assurer qu'il ne manque rien, mais aussi pour savoir où remettre le matériel à sa place dans le parc.
Quand tous les camions sont vides, et que tout le matériel a été marqué comme bien retourné, on peut alors terminer l'inventaire de départ de Loxya pour acter le fait que tout est OK. Mais s'il manque définitivement quelque chose, ou que certains éléments sont revenus en panne, Loxya permet de mettre à jour le stock afin de recalculer la disponibilité du matériel pour les prochains événements !
Loxya, efficace à chaque étape
En suivant le parcours d'un concert, de la planification au démontage, Loxya s'impose naturellement comme l'élément central garantissant une exécution impeccable. La simplicité dans la création de devis, la précision de l'inventaire, les alertes anticipatives et la traçabilité efficace font de Loxya un outil indispensable de la gestion optimale du matériel pour le spectacle vivant. En réduisant les imprévus et en maximisant l'efficacité, Loxya est LE partenaire de confiance des prestataires techniques, assurant le succès de chaque événement !
