Comment responsabiliser vos étudiants sur le matériel qu’ils empruntent, dès la rentrée ?
La rentrée des classes est toujours une période chargée pour les écoles, les universités et les instituts de formation. Pour de nombreux établissements, la gestion du prêt de matériel – qu'il s'agisse de caméras, d'ordinateurs portables, ou d'outils techniques – est une tâche complexe qui nécessite une rigueur et une attention toute particulière. De plus, le matériel prêté étant souvent coûteux, et il est essentiel de sensibiliser les étudiants à sa valeur réelle, pour qu'ils en prennent soin et qu'ils aient conscience de la responsabilité qui leur incombe.
Une réservation simplifiée et transparente
Le pilier de cette responsabilisation est un logiciel de gestion efficace, qui propose la réservation en ligne du matériel par les étudiants eux-mêmes.
En effet, les étudiants peuvent ainsi demander la réservation du matériel dont ils ont besoin, depuis n'importe quel appareil connecté, avec une visibilité claire sur la disponibilité de chaque équipement qui leur est mis à disposition tout au long de l'année scolaire.
Cette fonctionnalité améliore aussi la gestion du matériel pour les magasiniers qui en ont la responsabilité réelle, car outre le suivi précis des disponibilités, ils ont la possibilité d'approuver ou rejeter chaque demande. Éventuellement, le rejet d'une demande peut être justifié par un petit texte qui sera envoyé à l'étudiant, à des fins pédagogique (liste de matériel non conforme à l'exercice, dépassement des quotas d'utilisation, etc.).
Sensibilisation au coût réel du matériel
En utilisant le logiciel Loxya, il suffit d'activer la facturation pour que les étudiants voient le coût réel de location du matériel qu'ils empruntent, dès l'étape du choix de matériel de leur demande de réservation.
Cela ne se limite pas à la simple réservation : ils sont exposés à la réalité du marché professionnel. Connaître la valeur du matériel les responsabilise et les prépare à gérer des ressources coûteuses dans leur future carrière. Pour eux, cela devient un apprentissage de la gestion des équipements et du budget.
Pour aller plus loin, le magasinier peut même générer des devis à destination des étudiants, qui pourront ainsi prendre toute la mesure du coût réel du matériel qu'ils s'apprêtent à utiliser, ou qu'ils pourront communiquer à leurs camarades étudiants de la section "production" !
Prévenir les pertes et encourager le soin du matériel
Lorsque les étudiants comprennent la valeur des équipements empruntés, ils sont plus enclins à en prendre soin et à respecter les délais de retour. Certains logiciels de gestion, comme Loxya, envoient des rappels automatiques aux étudiants qui ne rendent pas le matériel à temps.
Le système de rappel Loxya envoie des messages de manière régulière, selon un calendrier précis et paramétrable. Ces rappels sont envoyés aux étudiants qui n'ont pas restitué le matériel emprunté avant la date et l'heure de retour prévue, en spécifiant la liste précise du matériel manquant. Et ce, même s'il manque juste un petit câble ! Ainsi, les oublis et les pertes sont drastiquement réduits.
Conclusion
Avec Loxya, la rentrée devient l'occasion de responsabiliser les étudiants en les impliquant activement dans la gestion des ressources matérielles de leur école. Cela les prépare non seulement à leur vie étudiante, mais aussi à la réalité du monde professionnel, où la gestion du matériel et des budgets est essentielle.
Pour en savoir plus ou demander une présentation du logiciel Loxya, n'hésitez pas à nous contacter. Vous pouvez également essayer Loxya directement en ligne, dès maintenant !
