1.3 | Une nouvelle facturation, plus complète
Nous étions impatients de vous annoncer la sortie de la version 1.3 de Loxya !
Cette mise à jour apporte des évolutions majeures sur la facturation, mais aussi sur les codes-barres, les carnets ATA et la recherche du matériel. Avec un énorme gain de performance sur le chargement des données, Loxya est plus fluide que jamais ! Voici un aperçu de toutes les nouveautés.
🧾 Le système de facturation entièrement repensé
La gestion des devis et factures a été profondément améliorée, aussi bien sur la forme que sur le fond. Bien sûr, cela s'applique uniquement aux utilisateurs qui utilisent le module de facturation de Loxya.
Documents conformes aux normes actuelles, avec un design modernisé
Les PDF des devis et factures générés par Loxya ont été entièrement repensés.
Leur design a été totalement revu, et les mentions légales qui apparaissent sont en accord avec la réforme sur la facturation. Ces mentions sont ajustées automatiquement en fonction des règles fiscales (notamment concernant la T.V.A.) applicables à la situation de chaque facture : régime fiscal de l'entreprise émettrice, type de transaction, pays du client facturé, etc.
Un exemple du nouveau design des factures générées par Loxya
Listing des devis et factures
Une nouvelle entrée "Facturation" dans le menu principal permet de consulter la liste de tous les devis et factures qui ont été générés dans Loxya. Plus besoin d'ouvrir chaque événement séparément pour voir l'ensemble de ses factures !
Le sous-menu "facturation" dans le menu principal de Loxya
De plus, une nouvelle page permet de consulter les détails d'un devis ou d'une facture : prévisualisation du document directement dans la fenêtre, affichage des informations principales de la facture, et bouton de téléchargement du PDF.
Création des factures et devis "à la volée"
Si vous souhaitez facturer une vente de matériel, ou un service annexe, plus besoin de passer par un "faux" événement pour créer une facture ou un devis : vous pouvez les créer directement depuis leurs pages de listing !
La première étape de création d'une facture à la volée
Plus de flexibilité à la création
Lors de la création d'un devis ou d'une facture, vous pouvez désormais renseigner :
- la langue du document ;
- une date d'échéance ou un délai de validité ;
- un numéro de bon de commande fourni par votre client ;
- des mentions spéciales personnalisées.
Fenêtre de spécification des détails d'une facture avant sa création
Les brouillons
Les devis et factures sont d'abord créés en mode brouillon et ne reçoivent leur numéro et leur date d'émission officielle qu'au moment de leur finalisation. Vous pouvez ainsi vérifier le document — et même le prévisualiser directement dans l'interface — avant qu'il devienne définitif.
Un brouillon de facture, en attente de finalisation
De nouveaux types de documents
- Avoirs : annulez une facture en émettant un avoir en quelques clics.
- Factures d'acompte : créez un ou plusieurs acomptes à partir d'un devis, avant d'émettre la facture de solde finale.
Un système de statuts intelligent
Suivez l'avancement de vos documents grâce à des statuts manuels et automatiques :
- Vous pouvez spécifier manuellement qu'un devis est "Envoyé", "Accepté" ou "Refusé" par exemple, ou qu'une facture est "En attente", "Envoyée" ou "Payée".
- Loxya peut aussi modifier ces statuts automatiquement, selon la situation. par exemple, si la date limite de paiement d'une facture est dépassée, son statut devient "En retard" ; si la date de validité d'un devis est passée, son statut devient "Obsolète".
Choix du statut depuis la fenêtre de détail d'une facture
Suivi des paiements
Loxya offre désormais la possibilité d'enregistrer un ou plusieurs paiements, liés à une facture. Cela permet un suivi plus précis de ce qui a été payé ou non.
En France, la déclaration des paiements deviendra bientôt obligatoire, avec la réforme sur la facturation électronique. Vous pouvez donc commencer à prendre l'habitude de faire ce suivi dans Loxya !
La liste des paiements associés à une facture
Un numéro unique pour les devis
Les devis disposent maintenant d'une numérotation qui permet de mieux les distinguer. Les numéros des devis sont au format D-{année}-{séquence} (par ex. : D-2026-00001).
La numérotation des factures, elle, ne change pas (elle reste au format {année}-{séquence}), pour ne pas perturber votre séquence actuelle de numérotation.
💻 Factures au format électronique
En vue de l'activation de l'e-invoicing (dans la prochaine version de Loxya), Loxya est conforme à la réforme de la facturation électronique, au niveau des formats de fichiers générés par le logiciel, et des règles liées à la T.V.A.
Pour rappel, en France, les petites et moyennes entreprises auront l'obligation d'émettre des factures électronique à partir de septembre 2027. Quand le module d'e-invoicing de Loxya sera disponible, nous prendrons contact avec vous si vous avez un abonnement SaaS (et les factures activées) pour configurer l'envoi automatique des factures dans votre instance, en vue de l'échéance 2027. En attendant, dans la version 1.3 il est déjà possible de :
- Générer des factures au format Factur-X : les factures françaises intègrent automatiquement les données structurées au format le plus avancé pour la France. Ceci prépare le terrain pour la transmission électronique des factures (e-invoicing / e-reporting).
- Spécifier des données supplémentaires pour les clients entreprises : en plus du numéro d'identification de l'entreprise (SIRET / SIREN), vous pouvez aussi indiquer si c'est un organisme public et renseigner un code de service. Il est même possible de saisir un identifiant de routage personnalisé pour l'acheminement des factures électroniques.
En savoir plus sur la facturation électronique dans Loxya
Si vous avez des questions sur cette réforme, qui peut paraître un peu complexe, n'hésitez pas à nous contacter et nous vous guiderons avec plaisir !
🏷️ Codes-barres personnalisés (Premium 👑)
Nouveaux formats supportés
En plus du format PDF417 historique, Loxya peut maintenant générer des codes-barres aux formats QR Code (nouveau format par défaut), Code 39 et Code 128.
Codes-barres tiers
Si vous utilisez déjà vos propres codes-barres, qui ont été générés en dehors de Loxya, bonne nouvelle : ils sont maintenant pris en charge ! Un nouveau champ "Contenu du code-barres" a été ajouté dans les formulaires d'édition du matériel. Cette option doit être activée dans la configuration du logiciel — si vous êtes abonné, contactez-nous et nous nous en chargeons pour vous.
Le champ de code-barres personnalisé de l'édition d'un matériel
Attention : Pour les formats à 1 dimension (Code 39 et Code 128), de même que pour prendre en charge les codes-barres personnalisés, votre scanner de codes-barres doit permettre l'ajout d'un préfixe et d'un suffixe lors du scan. Consultez la documentation de votre appareil, et n'hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.
🪪 Export pour les carnets ATA (Premium 👑)
Vous transportez du matériel à l'étranger ? Le carnet ATA est le document douanier qui vous permet de faire passer votre matériel temporairement d'un pays à l'autre en toute légalité.
En savoir plus sur le carnet ATA
Depuis la fenêtre d'un événement ou d'une réservation, un nouveau bouton "Exporter la liste des marchandises ATA" (dans le menu "trois-points") vous permet d'exporter la liste de votre matériel au format CSV, directement utilisable sur la plateforme WebATA pour commander votre carnet.
Si des informations obligatoires sont manquantes (valeur ou pays de fabrication), le bouton vous l'indique clairement et liste les données à compléter.
Le bouton d'export des données pour carnet ATA bloqué car il manque des informations dans le matériel
À cette occasion, deux nouveaux champs ont été ajoutés aux fiches matériel : Poids et Pays d'origine. Si ces informations existaient déjà dans vos caractéristiques spéciales sous le même nom, elles seront automatiquement migrées vers ces nouveaux champs lors de la mise à jour.
🔍 Recherche sur les caractéristiques spéciales (Premium 👑)
Il est maintenant possible d'effectuer des recherches avancées sur les caractéristiques spéciales de votre matériel. Pratique pour rechercher une dimension précise dans la liste par exemple, ou la filtrer sur une couleur ou tout autre champ personnalisé.
Pour en profiter, il suffit d'activer la recherche pour les caractéristiques spéciales que vous souhaitez pouvoir rechercher.
De plus, quand vous effectuez votre recherche sur une caractéristique de type numérique, vous pouvez choisir un opérateur de comparaison ("inférieur à", "égal à", ou "supérieur à") pour le filtrage.
La barre de recherche / filtrage du matériel de Loxya sur des caractéristiques spéciales
⚙️ Autres améliorations notables
- Le temps de chargement des événements et réservations du planning a été grandement optimisé. À l'étape "matériel" de la modification également, la liste du matériel apparaît beaucoup plus vite !
- Dans l'onglet "matériel" de la fenêtre d'un événement ou d'une réservation, la liste du matériel manquant est maintenant cliquable : vous pouvez cliquer directement sur un matériel manquant pour ouvrir sa fiche et consulter ses utilisations. Aussi, la liste du matériel manquant est maintenant affichée dans les demandes de réservation à inspecter.
- Toujours dans l'onglet "matériel" d'un événement ou d'une réservation, survoler le nom d'un matériel avec la souris permet d'afficher sa photo et d'en voir plus de détails.
- À l'étape de sélection du matériel des événements et réservations, les messages d'alerte sur les quantités en excédent apparaissent désormais en rouge (et en orange si la quantité restante est de 0).
- À l'étape "récapitulatif" de l'édition d'un événement ou d'une réservation, un bouton "inventaire de départ" permet d'y accéder directement sans avoir à repasser par le planning. Ce bouton n'est affiché que si la date de début de mobilisation est dans le jour courant.
- Dans la liste des demandes de réservation déjà traitées (Premium 👑), l'ordre d'affichage par défaut est maintenant dans l'ordre anti-chronologique (les plus récentes en début de liste).
- Un nouveau paramètre permet de choisir quand envoyer les notifications aux bénéficiaires : lors de l'approbation, lors du rejet, les deux, ou en aucun cas (Premium 👑).
- Une phrase d'introduction peut maintenant être ajoutée dans les demandes de réservation en ligne (Premium 👑). Définie dans les paramètres, cette phrase apparaît à la première étape de la réservation, au-dessus du champ de choix de la période.
- Le champ "Lieu" peut être rendu obligatoire dans les demandes d'événement (Premium 👑).
- Sur la page "Matériel", la période choisie pour l'affichage des quantités disponibles est désormais conservée entre les visites de la page (au même titre que les autres filtres et la recherche).
- Améliorations diverses, corrections et ajustements de certains comportements du logiciel, et amélioration générale de l'interface (disposition des menus et barres de recherche, barres de défilement, etc.), pour une expérience encore plus fluide !
🛠️ Détails techniques importants à considérer si vous hébergez votre instance de Loxya vous-même
- Génération des PDF : Loxya utilise maintenant le logiciel Weasyprint pour générer les documents en PDF de manière beaucoup plus avancée, notamment dans le cadre du déploiement de la facturation électronique. Cela veut dire qu'il faut pouvoir installer ce logiciel sur votre serveur, et donc disposer d'un accès système. Si votre instance de Loxya est hébergée sur un serveur mutualisé, il faudra envisager de changer pour un VPS sur lequel vous pouvez installer Weasyprint. Plus de détails à ce sujet dans la documentation de l'installation de Loxya.
- Assistant d'installation : l'étape de l'assistant d'installation doit maintenant être effectuée dans un terminal sur le serveur, en ligne de commande, ce qui est beaucoup plus sécurisé. Vous découvrirez son fonctionnement en détail dans la documentation.
- Les devis et factures sont maintenant sauvegardés "physiquement" dans des fichiers sur le serveur (dossier
/data), et non plus générés à la volée. Ceci pour satisfaire aux exigences d'inaltérabilité de ces documents.
Bien sûr, si vous utilisez Loxya en mode SaaS (hébergé par nos soins), vous n'avez pas à vous soucier de ces considérations techniques !
👑 Vous n'avez pas encore testé la variante Premium ?
La variante Premium de Loxya offre toutes les fonctionnalités qu'une équipe peut attendre d'un logiciel de gestion de matériel complet.
👉 Découvrir les fonctionnalités Premium
👉 Démarrer un essai gratuit sans engagement
🙏 Merci, et à très vite pour la suite !
Un grand merci au Musée des Confluences de Lyon et à la société Gravity Media (EMG Live France) pour leur participation financière au développement de certaines de ces nouveautés.
La prochaine version est déjà en cours de développement, préparez-vous à encore plein d'autres nouveautés très bientôt !
Et comme toujours, merci à tous pour votre confiance et vos retours, qui nous aident à améliorer Loxya version après version. N'hésitez pas à nous écrire si vous avez des questions sur cette mise à jour !
L'équipe Loxya ❣️